Najvažnije ukratko
- KYC je proces u kojem je verifikacija na prvom mjestu.
- Obveznici Zakona o sprječavanju pranja novca obvezni su poštivati KYC propise.
- Zahtjevi uključuju, između ostalog, identifikaciju ugovornih partnera, identifikaciju stvarnog vlasnika i prijavu sumnjivih slučajeva.
Sadržaj
Definicija usklađenosti (compliance)
Usklađenost (compliance) odnosi se na poštivanje nacionalnih i međunarodnih zakona, propisa i standarda. Poduzeća to moraju osigurati kako bi izbjegla pravne posljedice. Poštivanje propisa jača povjerenje kupaca, investitora i drugih dionika te umanjuje rizike poput novčanih kazni i štete za ugled.
Interni sustavi kontrole, koji se sastoje od smjernica, postupaka i mehanizama nadzora, ključni su za osiguravanje usklađenosti. Zakoni o suzbijanju korupcije pritom igraju važnu ulogu jer potiču transparentne poslovne prakse.
Zaštita osobnih podataka još je jedan ključni aspekt usklađenosti, osobito s obzirom na kibernetički kriminal i povrede podataka. Poduzeća moraju poštivati zakone o zaštiti podataka i implementirati odgovarajuće sigurnosne mjere.
Važno je naglasiti da usklađenost (compliance) nije značajna samo za velika poduzeća, već i za mala i srednja. Neovisno o svojoj veličini, sva poduzeća moraju poštivati važeće zakone i propise kako bi osigurala dugoročni uspjeh i održivost.
Zadaci i pravne osnove
Zadaci u području usklađenosti (compliance) obuhvaćaju nadzor, obuku i dokumentiranje smjernica i postupaka kako bi se osiguralo da svi zaposlenici razumiju i poštuju važeće propise. Pravne osnove za usklađenost čine, primjerice, Trgovački zakon ili Zakon o zaštiti podataka.
Za poduzeća uvrštena na burzu u Njemačkoj, zakonske zahtjeve utvrđuje Njemački kodeks korporativnog upravljanja (DCGK), dok obiteljska poduzeća mogu koristiti ublažene odredbe, sažete u Kodeksu korporativnog upravljanja.
Važno je napomenuti da za različite industrije vrijede različiti zahtjevi i smjernice.
Sprječavanje korupcije
Poduzeća različite veličine i poslovnih djelatnosti suočavaju se s mnoštvom zakona i smjernica usklađenosti (compliance). Međunarodni koncerni moraju se pridržavati propisa svih tržišta na kojima posluju, pri čemu se posebno ističu Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) i UK Bribery Act, koji sadrže mjere za sprječavanje korupcije.
Zakon o lancu opskrbe
Na europskoj i nacionalnoj razini, od 2023. godine stupa na snagu Zakon o lancu opskrbe (LkSG), čiji je cilj osigurati zaštitu ljudskih prava i zaštitu okoliša.
Sprječavanje pranja novca
Dodatno su relevantni propisi poput EU direktiva o sprječavanju pranja novca i Zakona o sprječavanju pranja novca (GwG). Time su obuhvaćene financijske institucije, odvjetnici, porezni savjetnici, javni bilježnici i mnogi drugi. GwG zahtijeva provjeru poslovnih partnera (KYC) i njezino dokumentiranje.
ISO 37301
ISO 37301 propisuje uvođenje globalno standardiziranog i certificiranog sustava upravljanja usklađenošću (CMS) te smjernica za zviždače. Zaštitu zviždača osigurava EU direktiva 2019/1937, koja ih treba štititi od represalija, iako provedba na nacionalnoj razini od strane savezne vlade do sada izostaje. Poduzeća se, međutim, ovoj temi više ne bi trebala izmicati.
Implementacija usklađenosti (compliance): izazovi i rješenja
Implementacija usklađenosti (compliance) može biti izazovna, osobito u velikim poduzećima sa složenim strukturama. Jedan od načina za svladavanje tog izazova jest razvoj jasnih smjernica i postupaka te osiguravanje da ih svi zaposlenici razumiju i poštuju.
Daljnja rješenja za svladavanje izazova usklađenosti (compliance) uključuju redovitu obuku zaposlenika, stvaranje otvorene kulture komunikacije i implementaciju učinkovite strukture nadzora i izvještavanja.
Redovita obuka zaposlenika važan je sastavni dio uspješne implementacije usklađenosti (compliance). Kroz obuku zaposlenici se informiraju o važećim zakonima, propisima i internim smjernicama poduzeća. Uče prepoznavati i prijavljivati moguće povrede. Osim toga, informiraju se o posljedicama koje prijete u slučaju nepoštivanja smjernica usklađenosti. Obuke se mogu provoditi u obliku prisutne nastave, online tečajeva ili edukativnih materijala.
Otvorena kultura komunikacije također je ključna za uspješnu implementaciju usklađenosti (compliance). Zaposlenici se trebaju osjećati sigurno iznijeti svoje nedoumice i pitanja vezana uz teme usklađenosti. To se može postići uspostavom anonimnog sustava za prijavu nepravilnosti ili redovitim sastancima za povratne informacije. Otvorena kultura komunikacije potiče transparentnost i omogućuje poduzeću da pravovremeno prepozna i otkloni moguće povrede usklađenosti.
Osim obuka i otvorene kulture komunikacije, velika je važnost implementacije učinkovite strukture nadzora i izvještavanja. Poduzeće bi trebalo uspostaviti mehanizme za nadzor poštivanja smjernica usklađenosti i identificiranje povreda. To se može postići internim revizijama, redovitim provjerama i mjerama nadzora. Osim toga, trebalo bi uspostaviti jasne kanale izvještavanja kako bi zaposlenici mogli prijaviti moguće povrede bez straha od negativnih posljedica.
Implementacija usklađenosti (compliance) kontinuirani je proces koji zahtijeva stalnu provjeru i prilagodbu. Poduzeća bi trebala redovito preispitivati svoju strategiju usklađenosti i po potrebi je ažurirati kako bi osigurala sukladnost s aktualnim pravnim zahtjevima. Učinkovitom implementacijom usklađenosti poduzeća mogu ojačati povjerenje svojih kupaca i poslovnih partnera te smanjiti rizik od sudskih sporova i štete za ugled.
Tko je zadužen za usklađenost (compliance)?
Odgovornost za usklađenost (compliance) obično snosi posebni odjel za usklađenost ili osoba zadužena za usklađenost (Compliance Officer). Njihov je zadatak nadzirati poštivanje propisa i osigurati da svi zaposlenici budu adekvatno educirani.
Kako se mogu postaviti standardi?
Utvrđivanje standarda važan je korak u implementaciji usklađenosti (compliance). Poduzeća mogu razviti interne smjernice i postupke koji odgovaraju važećim propisima i standardima. Moguće je i steći vanjske standarde poput ISO certifikata kako bi se dokazalo poštivanje određenih normi.
Vodič za strategiju usklađenosti (compliance)
- Poticati svijest o promjenjivim smjernicama kako bi se dugoročno umanjili rizici:
- Poticati zaposlenike da se kontinuirano informiraju o aktualnim smjernicama usklađenosti.
- Osigurati obuke i redovita ažuriranja kako bi se stvorila svijest o promjenama.
- Osigurati učinkovitu komunikaciju koja se dosljedno ponavlja od razine C-levela do viših rukovoditelja:
- Uspostava jasnih komunikacijskih kanala za učinkovito prenošenje smjernica usklađenosti
- Provoditi redovite sastanke i obuke na različitim hijerarhijskim razinama kako bi se osigurala dosljednost.
- Omogućiti edukaciju svim zaposlenicima u redovitim, lako svladivim cjelinama (mikroučenje):
- Implementacija metoda mikroučenja radi olakšavanja kontinuirane edukacije zaposlenika.
- Korištenje različitih formata poput videa, infografika i kratkih edukativnih cjelina za optimalno usvajanje informacija.
- Primjena učinkovitih tehnologija za digitalno upravljanje, dokumentiranje i izvještavanje o usklađenosti (compliance):
- Implementacija tehnologija koje omogućuju jednostavno prenošenje sadržaja o usklađenosti u različitim formatima.
- Osiguravanje alata koji zaposlenicima olakšavaju dokumentiranje i izvještavanje o mjerama usklađenosti.
- Stvaranje poticaja za motivaciju zaposlenika uz naglasak na poticanju pozitivnog ponašanja:
- Uvođenje sustava poticaja koji motiviraju zaposlenike na poštivanje smjernica usklađenosti.
- Prepoznavanje i nagrađivanje uzornog ponašanja u pogledu usklađenosti (compliance).
- Naglasiti potrebu za prijavljivanjem incidenata i upravljanjem slučajevima (Case Management) radi praćenja i rješavanja neprimjerenog i neetičnog ponašanja:
- Implementacija jasnog sustava za prijavljivanje incidenata i učinkovito upravljanje slučajevima (Case Management).
- Obuke o pravilnoj primjeni sustava za prijavljivanje incidenata i o odgovarajućem postupanju u slučaju etičkih povreda.
Kako Nect pomaže?
Kako softver može podržati procese usklađenosti (compliance)?
Softver može pomoći poduzećima da procese usklađenosti (compliance) učine učinkovitijima i transparentnijima. Prikladan softver za usklađenost može pomoći u dokumentiranju, nadzoru i upravljanju smjernicama i postupcima. Također može poslužiti kao pomagalo za obuku zaposlenika i omogućiti jednostavno izvještavanje o aktivnostima usklađenosti.
Financijski i nefinancijski sektor dužni su, u skladu s odredbama Zakona o sprječavanju pranja novca, uspostaviti učinkovito upravljanje usklađenošću. Posebno se, u okviru provjere poslovnih partnera (KYC) i identifikacije stvarnog vlasnika, toplo preporučuje integracija softvera. Ručna provjera pritom nosi povećan rizik od pogrešaka. Dohvaćanjem i strukturiranom obradom podataka oni se mogu analizirati uz minimalan napor. Pravilna primjena softvera omogućuje sastavljanje relevantnih dokumenata na način koji je siguran za reviziju i vremenski učinkovit.
