Nejdůležitější ve zkratce
- KYC je proces, v němž je na prvním místě ověření.
- Povinné osoby podle zákona o praní špinavých peněz jsou k dodržování KYC předpisů povinny.
- Mezi požadavky patří mimo jiné identifikace smluvních partnerů, identifikace skutečného majitele a hlášení podezřelých případů.
Obsah
Definice compliance
Compliance se vztahuje na dodržování národních i mezinárodních zákonů, předpisů a standardů. Firmy to musí zajistit, aby se vyhnuly právním důsledkům. Dodržování posiluje důvěru zákazníků, investorů a dalších stakeholderů a minimalizuje rizika, jako jsou pokuty a poškození reputace.
Interní kontrolní systémy, tvořené směrnicemi, postupy a mechanismy dohledu, jsou klíčové pro zajištění dodržování. Protikorupční zákony v tom hrají důležitou roli tím, že podporují transparentní obchodní praktiky.
Ochrana osobních údajů je dalším klíčovým aspektem compliance, zejména s ohledem na kyberkriminalitu a úniky dat. Firmy musí dodržovat zákony o ochraně osobních údajů a zavádět odpovídající bezpečnostní opatření.
Je důležité zdůraznit, že compliance není významné jen pro velké, ale i pro malé a střední podniky. Bez ohledu na velikost musí všechny firmy dodržovat platné zákony a předpisy, aby si zajistily dlouhodobý úspěch a udržitelnost.
Úkoly a právní základy
Úkoly v oblasti compliance zahrnují dohled, školení a dokumentaci směrnic a postupů, aby bylo zajištěno, že všichni zaměstnanci platné předpisy chápou a dodržují. Právními základy pro compliance jsou například obchodní zákoník nebo zákon o ochraně osobních údajů.
Pro veřejně obchodované společnosti v Německu stanovuje zákonné požadavky Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK), zatímco rodinné firmy mohou využít zmírněná pravidla shrnutá v Governance Kodexu.
Je důležité mít na paměti, že pro různá odvětví platí odlišné požadavky a směrnice.
Prevence korupce
Firmy různé velikosti a z různých oblastí podnikání čelí celé řadě zákonů a compliance směrnic. Mezinárodní koncerny se musí řídit předpisy všech trhů, na nichž působí, přičemž zvlášť vynikají Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) a UK Bribery Act, které zahrnují opatření pro prevenci korupce.
Zákon o dodavatelských řetězcích
Na evropské i národní úrovni bude od roku 2023 účinný Lieferkettengesetz (LkSG), jehož cílem je zajistit lidská práva a ochranu životního prostředí.
Prevence praní špinavých peněz
Kromě toho jsou významné i předpisy, jako jsou směrnice EU proti praní špinavých peněz a zákon o praní špinavých peněz (GwG). Týká se to finančních institucí, advokátů, daňových poradců, notářů a mnoha dalších. GwG vyžaduje prověření obchodních partnerů (KYC) a jeho dokumentaci.
ISO 37301
ISO 37301 stanovuje zavedení globálně standardizovaného a certifikovatelného Compliance Management Systemu (CMS) i směrnic pro whistleblowing. Ochranu whistleblowerů zajišťuje směrnice EU 2019/1937, která má chránit před represáliemi, i když implementace na národní úrovni ze strany spolkové vlády dosud neproběhla. Firmy by se však tomuto tématu už neměly vyhýbat.
Implementace compliance: výzvy a řešení
Implementace compliance může být výzvou, zejména ve velkých firmách se složitými strukturami. Jednou z možností, jak tuto výzvu zvládnout, je vytvořit jasné směrnice a postupy a zajistit, aby jim všichni zaměstnanci rozuměli a dodržovali je.
Dalšími řešeními pro zvládání compliance výzev jsou pravidelné školení zaměstnanců, vytvoření otevřené komunikační kultury a zavedení efektivní struktury dohledu a reportingu.
Pravidelné školení zaměstnanců je důležitou součástí úspěšné implementace compliance. Školení informují zaměstnance o platných zákonech, předpisech a firemních směrnicích. Učí se, jak rozpoznat a nahlásit potenciální porušení. Kromě toho jsou informováni o důsledcích, které hrozí při nedodržení compliance směrnic. Školení mohou probíhat formou prezenčních akcí, online kurzů nebo školících materiálů.
Otevřená komunikační kultura je rovněž klíčová pro úspěšnou implementaci compliance. Zaměstnanci by se měli cítit bezpečně při vyjadřování obav a otázek souvisejících s tématy compliance. Toho lze dosáhnout zavedením anonymního oznamovacího systému nebo pravidelnými feedbackovými setkáními. Otevřená komunikační kultura podporuje transparentnost a umožňuje firmě včas rozpoznat a odstranit potenciální porušení compliance.
Vedle školení a otevřené komunikační kultury má zásadní význam zavedení efektivní struktury dohledu a reportingu. Firma by měla nastavit mechanismy pro monitorování dodržování compliance směrnic a identifikaci porušení. To lze realizovat prostřednictvím interních auditů, pravidelných kontrol a dohledových opatření. Kromě toho by měly být zavedeny jasné reportovací cesty, aby zaměstnanci mohli hlásit potenciální porušení, aniž by se museli obávat negativních důsledků.
Implementace compliance je kontinuální proces, který vyžaduje průběžné prověřování a přizpůsobování. Firmy by měly pravidelně kontrolovat svou compliance strategii a v případě potřeby ji aktualizovat, aby bylo zajištěno, že odpovídá aktuálním právním požadavkům. Díky efektivní implementaci compliance mohou firmy posílit důvěru svých zákazníků a obchodních partnerů a snížit riziko soudních sporů a poškození reputace.
Kdo je za compliance odpovědný?
Odpovědnost za compliance obvykle nese specializované compliance oddělení nebo compliance pověřenec. Jejich úkolem je dohlížet na dodržování předpisů a zajistit, aby byli všichni zaměstnanci odpovídajícím způsobem proškoleni.
Jak lze nastavit standardy?
Stanovení standardů je důležitým krokem v implementaci compliance. Firmy mohou vypracovat interní směrnice a postupy, které odpovídají platným předpisům a standardům. Je také možné získat externí standardy, jako jsou certifikace ISO, aby bylo možné prokázat dodržování určitých norem.
Průvodce compliance strategií
- Podporovat citlivost vůči měnícím se směrnicím, aby se dlouhodobě minimalizovala rizika:
- Povzbuzovat zaměstnance, aby se průběžně informovali o aktuálních compliance směrnicích .
- Poskytovat školení a pravidelné aktualizace, aby se vytvořilo povědomí o změnách.
- Zajistit efektivní komunikaci, která je konzistentně opakována od C-levelu až po senior manažery:
- Zavedení jasných komunikačních kanálů pro efektivní předávání compliance směrnic
- Provádět pravidelné meetingy a školení na různých úrovních hierarchie, aby byla zajištěna konzistence.
- Umožnit vzdělávání pro všechny zaměstnance, které probíhá v pravidelných, snadno stravitelných jednotkách (Microlearning):
- Implementace Microlearning metod pro usnadnění kontinuálního vzdělávání zaměstnanců.
- Využití různých formátů, jako jsou videa, infografiky a krátké školící jednotky, pro optimální vstřebávání informací.
- Nasazení efektivních technologií pro digitální řízení, dokumentaci a reporting compliance:
- Implementace technologií, které umožňují snadné sdílení compliance obsahu v různých formátech.
- Poskytnutí nástrojů, které zaměstnancům usnadní dokumentaci a reporting compliance opatření.
- Vytváření pobídek k motivaci zaměstnanců a zdůraznění podpory pozitivního chování:
- Zavedení pobídkových systémů, které motivují zaměstnance k dodržování compliance směrnic.
- Uznání a odměňování vzorového chování v oblasti compliance.
- Zdůraznit potřebu Incident Reportingu a Case Managementu, aby bylo možné sledovat a řešit pochybení a neetické chování:
- Implementace jasného systému pro reporting incidentů a efektivní Case Management.
- Školení pro správné používání systému Incident Reportingu a pro adekvátní nakládání s etickými porušeními.
Jak pomáhá Nect?
Jak může software podpořit compliance procesy?
Software může firmám pomoci nastavit compliance procesy efektivněji a transparentněji. Vhodný compliance software může pomoci s dokumentací, dohledem a správou směrnic a postupů. Může také sloužit jako nástroj pro školení zaměstnanců a umožnit jednoduchý reporting compliance aktivit.
Finanční i nefinanční sektor je podle ustanovení zákona o praní špinavých peněz povinen zavést efektivní compliance management. Zejména v rámci prověření obchodních partnerů (KYC) a identifikace skutečného majitele je integrace softwaru důrazně doporučována. Manuální prověřování zde nese zvýšené riziko chyb. Díky dotazování a strukturovanému zpracování dat je lze s malým úsilím analyzovat. Správné použití softwaru umožňuje sestavit relevantní dokumenty auditně průkazně a časově úsporně.
