O mais importante em resumo
- KYC é um processo em que a verificação está em primeiro lugar.
- As entidades obrigadas ao abrigo da Lei de Branqueamento de Capitais estão obrigadas a cumprir os requisitos de KYC.
- Entre os requisitos contam-se, entre outros, a identificação de parceiros contratuais, a identificação do beneficiário efetivo e a comunicação de casos suspeitos.
Índice
Definição de compliance
Compliance refere-se ao cumprimento de leis, regulamentos e normas nacionais e internacionais. As empresas têm de o garantir para evitar consequências legais. O cumprimento reforça a confiança de clientes, investidores e outros stakeholders e minimiza riscos como coimas e danos reputacionais.
Sistemas de controlo interno, compostos por diretrizes, procedimentos e mecanismos de monitorização, são decisivos para assegurar o cumprimento. As leis anticorrupção desempenham aqui um papel importante, ao promoverem práticas empresariais transparentes.
A proteção de dados pessoais é outro aspeto-chave da compliance, sobretudo tendo em conta a cibercriminalidade e as violações de dados. As empresas têm de cumprir as leis de proteção de dados e implementar medidas de segurança adequadas.
É importante salientar que a compliance não é relevante apenas para grandes empresas, mas também para pequenas e médias empresas. Independentemente da sua dimensão, todas as empresas têm de cumprir as leis e regulamentos aplicáveis, para assegurar o sucesso e a sustentabilidade a longo prazo.
Tarefas e fundamentos legais
As tarefas na área de compliance incluem a monitorização, formação e documentação de diretrizes e procedimentos, para garantir que todos os colaboradores compreendem e cumprem os requisitos aplicáveis. Fundamentos legais para compliance são, por exemplo, o Código Comercial ou a Lei de Proteção de Dados.
Para empresas cotadas na Alemanha, o Deutsche Corporate Governance Kodex (DCGK) define os requisitos legais, enquanto as empresas familiares podem recorrer a regras atenuadas, reunidas no Governance Kodex.
Importa ter em conta que, para diferentes setores, se aplicam diferentes requisitos e diretrizes.
Prevenção da corrupção
Empresas de diferentes dimensões e áreas de negócio deparam-se com uma multiplicidade de leis e diretrizes de compliance. Grupos internacionais têm de cumprir os regulamentos de todos os mercados em que operam, destacando-se o Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e o UK Bribery Act, que incluem medidas de prevenção da corrupção.
Lei da cadeia de abastecimento
A nível europeu e nacional, a partir de 2023 entrará em vigor a Lei da cadeia de abastecimento (LkSG), que visa garantir os direitos humanos e a proteção ambiental.
Prevenção do branqueamento de capitais
Além disso, são relevantes regulamentos como as diretivas da UE em matéria de branqueamento de capitais e a Lei de Branqueamento de Capitais (GwG). São afetados por estas normas instituições financeiras, advogados, consultores fiscais, notários e muitos outros. A GwG exige a verificação de parceiros de negócio (KYC) e a respetiva documentação.
ISO 37301
A ISO 37301 define a introdução de um Compliance Management System (CMS) globalmente normalizado e certificável, bem como diretrizes de whistleblowing. A proteção de whistleblowers é assegurada pela Diretiva da UE 2019/1937, que visa proteger contra represálias, embora a implementação a nível nacional pelo Governo Federal ainda não tenha ocorrido. No entanto, as empresas não devem continuar a esquivar-se a este tema.
Implementação de compliance: desafios e soluções
A implementação de compliance pode ser um desafio, sobretudo em grandes empresas com estruturas complexas. Uma forma de enfrentar este desafio consiste em desenvolver diretrizes e procedimentos claros e garantir que todos os colaboradores os compreendem e cumprem.
Outras soluções para lidar com desafios de compliance incluem a formação regular dos colaboradores, a criação de uma cultura de comunicação aberta e a implementação de uma estrutura eficaz de monitorização e reporte.
A formação regular dos colaboradores é um componente importante de uma implementação de compliance bem-sucedida. Através de formações, os colaboradores são informados sobre as leis, regulamentos e diretrizes empresariais aplicáveis. Aprendem como podem reconhecer e comunicar potenciais violações. Além disso, são informados sobre as consequências que podem advir do incumprimento das diretrizes de compliance. As formações podem assumir a forma de sessões presenciais, cursos online ou materiais de formação.
Uma cultura de comunicação aberta é igualmente decisiva para uma implementação de compliance bem-sucedida. Os colaboradores devem sentir-se seguros para expressar preocupações e questões relacionadas com temas de compliance. Isto pode ser alcançado através da criação de um sistema anónimo de denúncias ou de sessões regulares de feedback. Uma cultura de comunicação aberta promove a transparência e permite à empresa reconhecer e corrigir precocemente potenciais violações de compliance.
Para além de formações e de uma cultura de comunicação aberta, a implementação de uma estrutura eficaz de monitorização e reporte é de grande importância. A empresa deve estabelecer mecanismos para monitorizar o cumprimento das diretrizes de compliance e identificar violações. Isto pode ser feito através de auditorias internas, revisões regulares e medidas de monitorização. Além disso, devem ser definidos canais de reporte claros, para que os colaboradores possam comunicar potenciais violações sem receio de sofrer consequências negativas.
A implementação de compliance é um processo contínuo que exige revisão e adaptação constantes. As empresas devem rever regularmente a sua estratégia de compliance e, se necessário, atualizá-la, para garantir que corresponde aos requisitos legais atuais. Através de uma implementação de compliance eficaz, as empresas podem reforçar a confiança dos seus clientes e parceiros de negócio e reduzir o risco de litígios e danos reputacionais.
Quem é responsável pela compliance?
A responsabilidade pela compliance cabe, regra geral, a um departamento específico de compliance ou a um responsável de compliance. Estes têm a tarefa de monitorizar o cumprimento dos requisitos e garantir que todos os colaboradores recebem a formação adequada.
Como podem ser definidos standards?
A definição de standards é um passo importante na implementação de compliance. As empresas podem desenvolver diretrizes e procedimentos internos que correspondam aos requisitos e standards aplicáveis. Também é possível obter standards externos, como certificações ISO, para comprovar o cumprimento de determinadas normas.
Guia para uma estratégia de compliance
- Promover a sensibilização para diretrizes em mudança, para minimizar riscos a longo prazo:
- Incentivar os colaboradores a informarem-se continuamente sobre as atuais diretrizes de compliance .
- Disponibilizar formações e atualizações regulares, para criar consciência das alterações.
- Assegurar uma comunicação eficiente, repetida de forma consistente desde o C-level até aos senior managers:
- Estabelecimento de canais de comunicação claros para a transmissão eficaz de diretrizes de compliance
- Realizar reuniões e formações regulares em diferentes níveis hierárquicos, para garantir consistência.
- Possibilitar formação para todos os colaboradores, realizada em unidades regulares e de fácil assimilação (microlearning):
- Implementação de métodos de microlearning, para facilitar a formação contínua dos colaboradores.
- Utilização de diferentes formatos, como vídeos, infografias e unidades curtas de formação, para uma absorção ideal da informação.
- Utilização de tecnologias eficazes para gerir, documentar e reportar compliance de forma digital:
- Implementação de tecnologias que permitam a partilha simples de conteúdos de compliance em diferentes formatos.
- Disponibilização de ferramentas para facilitar aos colaboradores a documentação e o reporting de medidas de compliance.
- Criação de incentivos para motivar os colaboradores e ênfase na promoção de comportamentos positivos:
- Introdução de sistemas de incentivos que motivem os colaboradores a cumprir as diretrizes de compliance.
- Reconhecimento e recompensa por comportamento exemplar no âmbito de compliance.
- Enfatizar a necessidade de incident reporting e case management, para acompanhar e tratar má conduta e comportamento antiético:
- Implementação de um sistema claro para o reporting de incidentes e um case management eficaz.
- Formações sobre a aplicação correta do sistema de incident reporting e sobre o tratamento adequado de violações éticas.
Como Nect ajuda?
Como pode o software apoiar processos de compliance?
O software pode ajudar as empresas a tornar os processos de compliance mais eficientes e transparentes. Um software de compliance adequado pode ajudar na documentação, monitorização e gestão de diretrizes e procedimentos. Pode também servir como ferramenta para a formação dos colaboradores e permitir um reporting simples sobre atividades de compliance.
O setor financeiro e o setor não financeiro são obrigados, de acordo com as disposições da Lei de Branqueamento de Capitais, a estabelecer um compliance management eficiente. Em particular, no âmbito da verificação de parceiros de negócio (KYC) e da identificação do beneficiário efetivo, recomenda-se vivamente a integração de software. A verificação manual comporta aqui um potencial de erro acrescido. Através da consulta e do processamento estruturado de dados, estes podem ser analisados com pouco esforço. Uma aplicação correta de software permite compilar os documentos relevantes de forma auditável e com eficiência temporal.
