Najważniejsze w skrócie
- KYC to proces, w którym weryfikacja jest na pierwszym miejscu.
- Podmioty zobowiązane na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy są zobowiązane do przestrzegania przepisów KYC.
- Wymagania obejmują m.in. identyfikację kontrahentów, identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz zgłaszanie podejrzanych transakcji.
Spis treści
Definicja compliance
Compliance odnosi się do przestrzegania krajowych i międzynarodowych przepisów prawa, regulacji i standardów. Przedsiębiorstwa muszą to zapewnić, aby uniknąć konsekwencji prawnych. Przestrzeganie wzmacnia zaufanie klientów, inwestorów i innych interesariuszy oraz minimalizuje ryzyka, takie jak kary finansowe i szkody reputacyjne.
Wewnętrzne systemy kontroli, składające się z wytycznych, procedur i mechanizmów nadzoru, są kluczowe dla zapewnienia przestrzegania. Przepisy antykorupcyjne odgrywają w tym ważną rolę, promując przejrzyste praktyki biznesowe.
Ochrona danych osobowych to kolejny kluczowy aspekt compliance, szczególnie w obliczu cyberprzestępczości i naruszeń danych. Przedsiębiorstwa muszą przestrzegać przepisów o ochronie danych i wdrażać odpowiednie środki bezpieczeństwa.
Ważne jest podkreślenie, że compliance ma znaczenie nie tylko dla dużych, ale także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Niezależnie od wielkości, wszystkie przedsiębiorstwa muszą przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji, aby zapewnić długoterminowy sukces i zrównoważony rozwój.
Zadania i podstawy prawne
Zadania w obszarze compliance obejmują monitorowanie, szkolenie i dokumentację wytycznych i procedur, aby zapewnić, że wszyscy pracownicy rozumieją i przestrzegają obowiązujących przepisów. Podstawy prawne dla compliance to na przykład kodeks handlowy lub ustawa o ochronie danych.
Dla spółek notowanych na giełdzie w Niemczech Niemiecki Kodeks Ładu Korporacyjnego (DCGK) określa wymogi prawne, natomiast firmy rodzinne mogą korzystać z łagodniejszych regulacji, ujętych w Kodeksie Ładu Korporacyjnego.
Ważne jest, aby pamiętać, że dla różnych branż obowiązują różne wymagania i wytyczne.
Zapobieganie korupcji
Przedsiębiorstwa różnej wielkości i z różnych branż stają w obliczu wielu przepisów prawa i wytycznych compliance. Międzynarodowe koncerny muszą przestrzegać regulacji wszystkich rynków, na których działają, przy czym szczególnie wyróżniają się Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) i UK Bribery Act, które zawierają środki zapobiegania korupcji.
Ustawa o łańcuchach dostaw
Na poziomie europejskim i krajowym od 2023 roku obowiązywać będzie Ustawa o łańcuchach dostaw (LkSG), której celem jest zapewnienie praw człowieka i ochrony środowiska.
Zapobieganie praniu pieniędzy
Dodatkowo istotne są regulacje takie jak unijne dyrektywy AML i ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (GwG). Dotyczy to instytucji finansowych, prawników, doradców podatkowych, notariuszy i wielu innych. GwG wymaga weryfikacji partnerów biznesowych (KYC) i dokumentowania tego procesu.
ISO 37301
ISO 37301 określa wprowadzenie globalnie ustandaryzowanego i certyfikowalnego Systemu Zarządzania Compliance (CMS) oraz wytycznych dotyczących sygnalistów. Ochrona sygnalistów jest zapewniona przez Dyrektywę UE 2019/1937, która ma chronić przed represjami, choć jej wdrożenie na poziomie krajowym przez rząd federalny dotychczas nie nastąpiło. Przedsiębiorstwa nie powinny jednak dłużej unikać tego tematu.
Wdrożenie Compliance: Wyzwania i rozwiązania
Wdrożenie compliance może być wyzwaniem, zwłaszcza w dużych przedsiębiorstwach o złożonych strukturach. Jednym ze sposobów na sprostanie temu wyzwaniu jest opracowanie jasnych wytycznych i procedur oraz zapewnienie, że wszyscy pracownicy je rozumieją i przestrzegają.
Inne rozwiązania w zakresie zarządzania wyzwaniami compliance to regularne szkolenia pracowników, tworzenie otwartej kultury komunikacji oraz wdrożenie skutecznej struktury monitorowania i raportowania.
Regularne szkolenia pracowników są ważnym elementem skutecznego wdrożenia compliance. Dzięki szkoleniom pracownicy są informowani o obowiązujących przepisach prawa, regulacjach i politykach firmy. Uczą się, jak rozpoznawać i zgłaszać potencjalne naruszenia. Ponadto są informowani o konsekwencjach grożących w przypadku nieprzestrzegania wytycznych compliance. Szkolenia mogą odbywać się w formie spotkań stacjonarnych, kursów online lub materiałów szkoleniowych.
Otwarta kultura komunikacji jest również kluczowa dla skutecznego wdrożenia compliance. Pracownicy powinni czuć się bezpiecznie, wyrażając obawy i pytania związane z kwestiami compliance. Można to osiągnąć poprzez ustanowienie anonimowego systemu zgłaszania naruszeń lub regularne sesje feedbacku. Otwarta kultura komunikacji sprzyja przejrzystości i umożliwia firmie wczesne rozpoznawanie i eliminowanie potencjalnych naruszeń compliance.
Oprócz szkoleń i otwartej kultury komunikacji, wdrożenie skutecznej struktury monitorowania i raportowania ma ogromne znaczenie. Przedsiębiorstwo powinno ustanowić mechanizmy do monitorowania przestrzegania wytycznych compliance i identyfikowania naruszeń. Można to osiągnąć poprzez audyty wewnętrzne, regularne przeglądy i działania monitorujące. Ponadto należy ustanowić jasne ścieżki raportowania, aby pracownicy mogli zgłaszać potencjalne naruszenia bez obawy o negatywne konsekwencje.
Wdrożenie compliance to ciągły proces, który wymaga stałego przeglądu i dostosowywania. Przedsiębiorstwa powinny regularnie weryfikować i w razie potrzeby aktualizować swoją strategię compliance, aby zapewnić jej zgodność z aktualnymi wymogami prawnymi. Dzięki skutecznemu wdrożeniu compliance firmy mogą wzmocnić zaufanie swoich klientów i partnerów biznesowych oraz zmniejszyć ryzyko sporów prawnych i szkód reputacyjnych.
Kto odpowiada za compliance?
Odpowiedzialność za compliance spoczywa zazwyczaj na specjalnym dziale compliance lub inspektorze ds. compliance. Ich zadaniem jest monitorowanie przestrzegania przepisów i zapewnienie odpowiedniego szkolenia wszystkich pracowników.
Jak można ustalić standardy?
Ustalenie standardów jest ważnym krokiem w procesie wdrażania compliance. Przedsiębiorstwa mogą opracowywać wewnętrzne polityki i procedury, które są zgodne z obowiązującymi przepisami i standardami. Możliwe jest również uzyskanie zewnętrznych certyfikatów, takich jak ISO, w celu potwierdzenia zgodności z określonymi normami.
Wytyczne dla strategii compliance
- Wspieranie świadomości zmieniających się wytycznych w celu długoterminowego minimalizowania ryzyka:
- Zachęcanie pracowników do ciągłego informowania się o aktualnych wytycznych compliance.
- Zapewnienie szkoleń i regularnych aktualizacji w celu budowania świadomości zmian.
- Zapewnienie efektywnej komunikacji, która jest konsekwentnie powtarzana od poziomu C-level do Senior Managerów:
- Ustanowienie jasnych kanałów komunikacji dla efektywnego przekazywania wytycznych compliance.
- Przeprowadzanie regularnych spotkań i szkoleń na różnych poziomach hierarchii w celu zapewnienia spójności.
- Umożliwienie edukacji dla wszystkich pracowników, która odbywa się w regularnych, łatwo przyswajalnych jednostkach (mikrolearning):
- Wdrożenie metod mikrolearningu w celu ułatwienia ciągłej edukacji pracowników.
- Wykorzystanie różnych formatów, takich jak filmy, infografiki i krótkie jednostki szkoleniowe, dla optymalnego przyswajania informacji.
- Wykorzystanie efektywnych technologii do cyfrowego zarządzania, dokumentowania i raportowania compliance:
- Wdrożenie technologii, które umożliwiają łatwe przekazywanie treści compliance w różnych formatach.
- Dostarczenie narzędzi ułatwiających pracownikom dokumentowanie i raportowanie działań compliance.
- Tworzenie zachęt do motywowania pracowników i podkreślanie promowania pozytywnych zachowań:
- Wprowadzenie systemów motywacyjnych, które zachęcają pracowników do przestrzegania wytycznych compliance.
- Uznanie i nagradzanie wzorowego zachowania w zakresie compliance.
- Podkreślenie konieczności raportowania incydentów i zarządzania sprawami w celu śledzenia i przetwarzania niewłaściwych i nieetycznych zachowań:
- Wdrożenie jasnego systemu raportowania incydentów i efektywnego zarządzania sprawami.
- Szkolenia z zakresu prawidłowego stosowania systemu raportowania incydentów i właściwego postępowania w przypadku naruszeń etycznych.
Jak pomaga Nect?
Jak oprogramowanie może wspierać procesy compliance?
Oprogramowanie może wspierać przedsiębiorstwa w efektywniejszym i bardziej przejrzystym zarządzaniu procesami compliance. Odpowiednie oprogramowanie compliance może pomóc w dokumentowaniu, monitorowaniu i zarządzaniu politykami i procedurami. Może również służyć jako narzędzie do szkolenia pracowników i umożliwiać łatwe raportowanie działań compliance.
Sektor finansowy i niefinansowy jest zobowiązany, zgodnie z przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, do ustanowienia efektywnego zarządzania compliance. Szczególnie w ramach weryfikacji partnerów biznesowych (KYC) i identyfikacji beneficjenta rzeczywistego, integracja oprogramowania jest pilnie zalecana. Ręczna weryfikacja wiąże się w tym przypadku ze zwiększonym potencjałem błędów. Dzięki zbieraniu i ustrukturyzowanemu przetwarzaniu danych, mogą one być analizowane przy niewielkim nakładzie pracy. Prawidłowe zastosowanie oprogramowania umożliwia sporządzenie odpowiednich dokumentów w sposób odporny na audyt i oszczędzający czas.
