A legfontosabb röviden
- A KYC egy olyan folyamat, amelynek középpontjában a verifikáció áll.
- A pénzmosás elleni törvény kötelezettjei kötelesek betartani a KYC-előírásokat.
- A követelmények közé tartozik többek között a szerződő felek azonosítása, a tényleges tulajdonos azonosítása, valamint a gyanús esetek bejelentése.
Tartalomjegyzék
A compliance definíciója
A compliance a nemzeti és nemzetközi törvények, előírások és szabványok betartására vonatkozik. A vállalatoknak ezt biztosítaniuk kell, hogy elkerüljék a jogi következményeket. A betartás erősíti az ügyfelek, befektetők és más érdekelt felek bizalmát, és csökkenti az olyan kockázatokat, mint a pénzbírságok és a hírnévkárosodás.
A belső kontrollrendszerek, amelyek irányelvekből, eljárásokból és felügyeleti mechanizmusokból állnak, döntő fontosságúak a megfelelés biztosításához. A korrupcióellenes törvények ebben fontos szerepet játszanak, hiszen elősegítik az átlátható üzleti gyakorlatokat.
A személyes adatok védelme a compliance egy másik kulcsfontosságú területe, különösen a kiberbűnözés és az adatvédelmi incidensek fényében. A vállalatoknak be kell tartaniuk az adatvédelmi törvényeket, és megfelelő biztonsági intézkedéseket kell bevezetniük.
Fontos hangsúlyozni, hogy a compliance nemcsak a nagyvállalatok, hanem a kis- és középvállalkozások számára is jelentőséggel bír. Méretüktől függetlenül minden vállalatnak be kell tartania a hatályos törvényeket és előírásokat, hogy biztosítsa a hosszú távú sikert és fenntarthatóságot.
Feladatok és jogi alapok
A compliance terület feladatai közé tartozik az irányelvek és eljárások felügyelete, oktatása és dokumentálása annak biztosítása érdekében, hogy minden munkavállaló megértse és betartsa a hatályos előírásokat. A compliance jogi alapjait például a Kereskedelmi Törvénykönyv vagy az adatvédelmi törvény képezi.
A Németországban tőzsdén jegyzett vállalatok esetében a Német Corporate Governance Kódex (DCGK) rögzíti a jogi követelményeket, míg a családi vállalkozások enyhített szabályozásokra támaszkodhatnak, amelyeket a Governance Kódex foglal össze.
Fontos megjegyezni, hogy az egyes iparágakra eltérő előírások és irányelvek vonatkoznak.
Korrupciómegelőzés
A különböző méretű és üzleti területtel rendelkező vállalatok számos törvénnyel és compliance-irányelvvel szembesülnek. A nemzetközi vállalatcsoportoknak be kell tartaniuk azon piacok előírásait, ahol tevékenykednek, ezek közül különösen kiemelkedik a Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) és a UK Bribery Act, amelyek korrupciómegelőzési intézkedéseket is tartalmaznak.
Ellátási lánc törvény
Európai és nemzeti szinten 2023-tól lép hatályba az Ellátási lánc törvény (LkSG), amelynek célja az emberi jogok és a környezetvédelem biztosítása.
Pénzmosás-megelőzés
Emellett jelentőséggel bírnak olyan szabályozások is, mint az EU pénzmosás elleni irányelvei és a pénzmosás elleni törvény (GwG). Ez érinti a pénzintézeteket, ügyvédeket, adótanácsadókat, közjegyzőket és sok mást. A GwG megköveteli az üzleti partnerek átvilágítását (KYC), valamint ennek dokumentálását.
ISO 37301
Az ISO 37301 szabvány rögzíti egy globálisan egységesített és tanúsítható compliance menedzsment rendszer (CMS), valamint a visszaélés-bejelentési irányelvek bevezetését. A visszaélést bejelentők védelmét az EU 2019/1937 számú irányelve biztosítja, amely a megtorlás elleni védelmet hivatott szolgálni, bár a nemzeti szintű átültetés a szövetségi kormány részéről eddig elmaradt. A vállalatoknak azonban nem szabad tovább halogatniuk ezt a témát.
Compliance bevezetése: kihívások és megoldások
A compliance bevezetése kihívást jelenthet, különösen a bonyolult struktúrákkal rendelkező nagyvállalatok esetében. Az egyik lehetőség e kihívás kezelésére, hogy egyértelmű irányelveket és eljárásokat dolgozunk ki, és biztosítjuk, hogy minden munkavállaló megértse és betartsa azokat.
A compliance-kihívások kezelésének további megoldásai közé tartozik a munkavállalók rendszeres képzése, a nyílt kommunikációs kultúra megteremtése, valamint egy hatékony felügyeleti és jelentéstételi struktúra kialakítása.
A munkavállalók rendszeres képzése a sikeres compliance-bevezetés fontos eleme. A képzések révén a munkavállalók tájékoztatást kapnak a hatályos törvényekről, előírásokról és vállalati irányelvekről. Megtanulják, hogyan ismerjék fel és jelentsék a lehetséges jogsértéseket. Ezenkívül tájékoztatást kapnak a compliance-irányelvek be nem tartása esetén fenyegető következményekről. A képzések történhetnek jelenléti rendezvények, online kurzusok vagy oktatási anyagok formájában.
A nyílt kommunikációs kultúra szintén meghatározó a sikeres compliance-bevezetés szempontjából. A munkavállalóknak biztonságban kell érezniük magukat ahhoz, hogy kifejezzék aggályaikat és kérdéseiket a compliance-témákkal kapcsolatban. Ez megvalósítható egy anonim visszaélés-bejelentő rendszer létrehozásával vagy rendszeres visszajelzési megbeszélésekkel. A nyílt kommunikációs kultúra elősegíti az átláthatóságot, és lehetővé teszi a vállalat számára, hogy a lehetséges compliance-jogsértéseket korán felismerje és orvosolja.
A képzések és a nyílt kommunikációs kultúra mellett egy hatékony felügyeleti és jelentéstételi struktúra kialakítása is nagy jelentőséggel bír. A vállalatnak olyan mechanizmusokat kell kialakítania, amelyekkel felügyelheti a compliance-irányelvek betartását, és azonosíthatja a jogsértéseket. Ez megvalósítható belső auditok, rendszeres felülvizsgálatok és felügyeleti intézkedések révén. Ezenkívül egyértelmű jelentéstételi csatornákat kell kialakítani, hogy a munkavállalók jelenthessék a lehetséges jogsértéseket anélkül, hogy negatív következményektől kellene tartaniuk.
A compliance bevezetése folyamatos folyamat, amely állandó felülvizsgálatot és kiigazítást igényel. A vállalatoknak rendszeresen felül kell vizsgálniuk compliance-stratégiájukat, és szükség esetén aktualizálniuk kell azt, hogy biztosítsák a hatályos jogi követelményeknek való megfelelést. A hatékony compliance-bevezetés révén a vállalatok erősíthetik ügyfeleik és üzleti partnereik bizalmát, és csökkenthetik a jogviták és a hírnévkárosodás kockázatát.
Ki felelős a compliance-ért?
A compliance-ért való felelősség általában egy külön compliance-osztálynál vagy egy compliance-felelősnél van. Az ő feladatuk az előírások betartásának felügyelete, valamint annak biztosítása, hogy minden munkavállaló megfelelő képzésben részesüljön.
Hogyan határozhatók meg a szabványok?
A szabványok meghatározása fontos lépés a compliance bevezetésében. A vállalatok olyan belső irányelveket és eljárásokat dolgozhatnak ki, amelyek megfelelnek a hatályos előírásoknak és szabványoknak. Lehetőség van emellett külső szabványok, például ISO-tanúsítványok megszerzésére is, hogy igazolják bizonyos normák betartását.
Útmutató a compliance-stratégiához
- A változó irányelvek iránti tudatosság erősítése a kockázatok hosszú távú minimalizálása érdekében:
- A munkavállalók ösztönzése arra, hogy folyamatosan tájékozódjanak az aktuális compliance-irányelvekről.
- Képzések és rendszeres frissítések biztosítása a változásokkal kapcsolatos tudatosság megteremtése érdekében.
- Hatékony kommunikáció biztosítása, amely a C-szinttől a felsővezetőkig következetesen ismétlődik:
- Egyértelmű kommunikációs csatornák kialakítása a compliance-irányelvek hatékony továbbítása érdekében
- Rendszeres megbeszélések és képzések tartása a különböző hierarchiaszinteken a következetesség biztosítása érdekében.
- Képzési lehetőség biztosítása minden munkavállaló számára, rendszeres, könnyen emészthető egységekben (microlearning):
- Microlearning-módszerek bevezetése a folyamatos munkavállalói képzés megkönnyítése érdekében.
- Különböző formátumok, például videók, infografikák és rövid képzési egységek alkalmazása az optimális információfelvétel érdekében.
- Hatékony technológiák alkalmazása a compliance digitális kezeléséhez, dokumentálásához és jelentéséhez:
- Olyan technológiák bevezetése, amelyek lehetővé teszik a compliance-tartalmak egyszerű továbbítását különböző formátumokban.
- Eszközök biztosítása, amelyek megkönnyítik a munkavállalók számára a compliance-intézkedések dokumentálását és jelentését.
- Ösztönzők kialakítása a munkavállalók motiválására, és a pozitív viselkedés elősegítésének hangsúlyozása:
- Ösztönzőrendszerek bevezetése, amelyek motiválják a munkavállalókat a compliance-irányelvek betartására.
- Elismerés és jutalmazás a compliance szempontjából példamutató viselkedésért.
- Az incidensjelentés és esetkezelés szükségességének hangsúlyozása a helytelen és etikátlan magatartás felderítése és kezelése érdekében:
- Egyértelmű rendszer bevezetése a vallalatok jelentésére és egy hatékony esetkezelési folyamat kialakítása.
- Képzések az incidensjelentési rendszer helyes alkalmazásáról és az etikai jogsértések megfelelő kezeléséről.
Hogyan segít a Nect?
Hogyan támogathatja a szoftver a compliance-folyamatokat?
A szoftverek segíthetik a vállalatokat abban, hogy hatékonyabbá és átláthatóbbá tegyék compliance-folyamataikat. Egy megfelelő compliance-szoftver segíthet az irányelvek és eljárások dokumentálásában, felügyeletében és kezelésében. Emellett a munkavállalók képzésének eszközeként is szolgálhat, és lehetővé teszi a compliance-tevékenységekről szóló egyszerű jelentéstételt.
A pénzügyi és nem pénzügyi szektor a pénzmosás elleni törvény rendelkezései alapján köteles hatékony compliance-menedzsmentet kialakítani. Különösen az üzleti partnerek átvilágítása (KYC), valamint a tényleges tulajdonos azonosítása során erősen ajánlott a szoftverek integrálása. A manuális ellenőrzés itt megnövekedett hibalehetőséget rejt magában. Az adatok lekérdezésével és strukturált feldolgozásával ezek alacsony ráfordítással elemezhetők. A szoftverek megfelelő alkalmazása lehetővé teszi a releváns dokumentumok revízióbiztos és időtakarékos összeállítását.
