De belangrijkste punten in het kort
- KYC is een proces waarbij de verificatie op de eerste plaats komt.
- Instellingen die onder de Wwft vallen, zijn verplicht tot naleving van de KYC-voorschriften.
- Tot de vereisten behoren onder meer de identificatie van contractpartijen, de identificatie van de uiteindelijk belanghebbende (UBO) en de melding van ongebruikelijke transacties.
Inhoudsopgave
Definitie van compliance
Compliance verwijst naar de naleving van nationale en internationale wetten, voorschriften en normen. Ondernemingen dienen dit te waarborgen om juridische consequenties te voorkomen. De naleving versterkt het vertrouwen van klanten, investeerders en andere stakeholders en minimaliseert risico’s zoals boetes en reputatieschade.
Interne controlesystemen, bestaande uit richtlijnen, procedures en monitoringmechanismen, zijn cruciaal om de naleving te waarborgen. Anti-corruptiewetgeving speelt hierbij een belangrijke rol door transparante zakelijke praktijken te bevorderen.
De bescherming van persoonsgegevens is een ander kernaspect van compliance, met name in het licht van cybercriminaliteit en datalekken. Ondernemingen moeten privacywetgeving naleven en passende beveiligingsmaatregelen implementeren.
Het is belangrijk te benadrukken dat compliance niet alleen voor grote, maar ook voor kleine en middelgrote ondernemingen van belang is. Ongeacht hun omvang moeten alle bedrijven de geldende wet- en regelgeving naleven om succes en duurzaamheid op de lange termijn te waarborgen.
Taken en juridische grondslagen
De taken op het gebied van compliance omvatten de monitoring, training en documentatie van richtlijnen en procedures om te garanderen dat alle medewerkers de geldende voorschriften begrijpen en naleven. Juridische grondslagen voor compliance zijn bijvoorbeeld het Wetboek van Koophandel of de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor beursgenoteerde ondernemingen in Duitsland stelt de Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) de wettelijke eisen vast, terwijl familiebedrijven gebruik kunnen maken van minder strikte regelingen die zijn samengevat in de Governance Kodex.
Het is belangrijk op te merken dat er voor verschillende sectoren verschillende voorschriften en richtlijnen gelden.
Corruptiepreventie
Ondernemingen van verschillende omvang en in diverse sectoren worden geconfronteerd met een veelheid aan wetten en compliance-richtlijnen. Internationale concerns moeten zich houden aan de voorschriften van alle markten waarin zij actief zijn, waarbij de Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) en de UK Bribery Act bijzonder opvallen en maatregelen voor corruptiepreventie bevatten.
Wet op de toeleveringsketen
Op Europees en nationaal niveau is de Wet op de toeleveringsketen (LkSG) van kracht, die tot doel heeft mensenrechten en milieubescherming te waarborgen.
Witwaspreventie
Daarnaast zijn regelingen zoals de EU-anti-witwasrichtlijnen en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van belang. Dit heeft betrekking op financiële instellingen, advocaten, belastingadviseurs, notarissen en vele anderen. De Wwft vereist de controle van zakenpartners (KYC) en de documentatie daarvan.
ISO 37301
ISO 37301 legt de invoering van een wereldwijd gestandaardiseerd en certificeerbaar Compliance Management Systeem (CMS) en klokkenluidersrichtlijnen vast. De bescherming van klokkenluiders wordt gewaarborgd door de EU-richtlijn 2019/1937, die bedoeld is om te beschermen tegen represailles. Ondernemingen kunnen dit thema niet langer negeren.
Compliance-implementatie: uitdagingen en oplossingen
De implementatie van compliance kan een uitdaging vormen, vooral in grote ondernemingen met complexe structuren. Een manier om deze uitdaging aan te gaan, is het ontwikkelen van duidelijke richtlijnen en procedures en ervoor zorgen dat alle medewerkers deze begrijpen en opvolgen.
Andere oplossingen voor het overwinnen van compliance-uitdagingen zijn de regelmatige training van medewerkers, het creëren van een open communicatiecultuur en de implementatie van een effectieve monitoring- en rapportagestructuur.
De regelmatige training van medewerkers is een essentieel onderdeel van een succesvolle compliance-implementatie. Door middel van trainingen worden medewerkers geïnformeerd over de geldende wetten, voorschriften en bedrijfsrichtlijnen. Zij leren hoe zij potentiële overtredingen kunnen herkennen en melden. Daarnaast worden zij geïnformeerd over de consequenties die dreigen bij niet-naleving van de compliance-richtlijnen. Trainingen kunnen plaatsvinden in de vorm van fysieke bijeenkomsten, online cursussen of trainingsmateriaal.
Een open communicatiecultuur is eveneens cruciaal voor een succesvolle compliance-implementatie. Medewerkers moeten zich veilig voelen om zorgen en vragen met betrekking tot compliance-thema’s te uiten. Dit kan worden bereikt door het opzetten van een anoniem meldsysteem of door regelmatige feedbacksessies. Een open communicatiecultuur bevordert transparantie en stelt de onderneming in staat om potentiële compliance-overtredingen in een vroeg stadium te herkennen en te verhelpen.
Naast trainingen en een open communicatiecultuur is de implementatie van een effectieve monitoring- en rapportagestructuur van groot belang. De onderneming dient mechanismen te vestigen om de naleving van de compliance-richtlijnen te bewaken en overtredingen te identificeren. Dit kan gebeuren via interne audits, regelmatige controles en monitoringmaatregelen. Bovendien moeten er duidelijke rapportagelijnen worden ingesteld, zodat medewerkers potentiële overtredingen kunnen melden zonder te hoeven vrezen voor negatieve consequenties.
De implementatie van compliance is een continu proces dat voortdurende toetsing en aanpassing vereist. Ondernemingen moeten regelmatig hun compliance-strategie herzien en indien nodig actualiseren om te garanderen dat deze voldoet aan de actuele juridische vereisten. Door een effectieve compliance-implementatie kunnen ondernemingen het vertrouwen van hun klanten en zakenpartners versterken en het risico op juridische geschillen en reputatieschade verminderen.
Wie is verantwoordelijk voor compliance?
De verantwoordelijkheid voor compliance ligt doorgaans bij een speciale compliance-afdeling of een compliance officer. Zij hebben de taak om de naleving van de voorschriften te bewaken en ervoor te zorgen dat alle medewerkers dienovereenkomstig worden getraind.
Hoe kunnen standaarden worden gezet?
Het vastleggen van standaarden is een belangrijke stap in de compliance-implementatie. Ondernemingen kunnen interne richtlijnen en procedures ontwikkelen die voldoen aan de geldende voorschriften en normen. Het is ook mogelijk om externe standaarden zoals ISO-certificeringen te behalen om de naleving van bepaalde normen aan te tonen.
Leidraad voor een compliance-strategie
- Sensibilisering voor veranderende richtlijnen bevorderen om risico’s op de lange termijn te minimaliseren:
- Medewerkers aanmoedigen om zich continu te informeren over actuele compliance-richtlijnen.
- Trainingen en regelmatige updates aanbieden om bewustzijn voor veranderingen te creëren.
- Efficiënte communicatie waarborgen die consistent wordt herhaald van C-level tot senior managers:
- Etablering van duidelijke communicatiekanalen voor de effectieve verspreiding van compliance-richtlijnen.
- Regelmatige meetings en trainingen op verschillende hiërarchische niveaus uitvoeren om consistentie te waarborgen.
- Educatie voor alle medewerkers mogelijk maken via regelmatige, behapbare eenheden (microlearning):
- Implementatie van microlearning-methoden om continue educatie van medewerkers te vergemakkelijken.
- Gebruik van verschillende formats zoals video’s, infographics en korte trainingseenheden voor optimale informatieopname.
- Inzet van effectieve technologieën om compliance digitaal te beheren, te documenteren en te rapporteren:
- Implementatie van technologieën die de eenvoudige verspreiding van compliance-content in verschillende formats mogelijk maken.
- Beschikbaar stellen van tools om het voor medewerkers eenvoudiger te maken compliance-maatregelen te documenteren en te rapporteren.
- Creëren van prikkels ter motivatie van medewerkers en nadruk op het stimuleren van positief gedrag:
- Invoering van stimuleringssystemen die medewerkers motiveren om de compliance-richtlijnen op te volgen.
- Erkenning en beloning voor voorbeeldig gedrag met betrekking tot compliance.
- Noodzaak van incident reporting en case management benadrukken om wangedrag en onethisch gedrag op te volgen en af te handelen:
- Implementatie van een helder systeem voor incident reporting en een effectief case management.
- Trainingen over het correcte gebruik van het incident reporting-systeem en de passende omgang met ethische overtredingen.
Hoe helpt Nect?
Hoe kan software compliance-processen ondersteunen?
Software kan ondernemingen ondersteunen om compliance-processen efficiënter en transparanter in te richten. Geschikte compliance-software kan helpen bij de documentatie, monitoring en het beheer van richtlijnen en procedures. Het kan ook dienen als hulpmiddel voor de training van medewerkers en een eenvoudige rapportage over compliance-activiteiten mogelijk maken.
De financiële en niet-financiële sector is conform de bepalingen van de Wwft verplicht om een efficiënt compliance-management te vestigen. Met name in het kader van de controle van zakenpartners (KYC) en de identificatie van de uiteindelijk belanghebbende wordt de integratie van software dringend aanbevolen. Handmatige controle brengt hier een verhoogd foutenrisico met zich mee. Door het opvragen en gestructureerd verwerken van data kunnen deze met minimale inspanning worden geanalyseerd. Een correcte toepassing van software maakt het mogelijk om de relevante documenten revisieveilig en tijdbesparend samen te stellen.
