Det vigtigste i korte træk
- KYC er en proces, hvor verificering kommer i første række.
- Enheder, der er omfattet af hvidvaskloven, er forpligtet til at overholde KYC-forskrifterne.
- Kravene omfatter blandt andet identifikation af aftalepartnere, identifikation af den reelle ejer og indberetning af mistænkelige forhold.
Indholdsfortegnelse
Definition af compliance
Compliance refererer til overholdelse af nationale og internationale love, forskrifter og standarder. Virksomheder skal sikre dette for at undgå juridiske konsekvenser. Overholdelse styrker tilliden hos kunder, investorer og andre interessenter og minimerer risici som bøder og omdømmemæssige skader.
Interne kontrolsystemer, bestående af retningslinjer, procedurer og overvågningsmekanismer, er afgørende for at sikre overholdelse. Anti-korruptionslove spiller her en vigtig rolle ved at fremme gennemsigtig forretningspraksis.
Beskyttelse af personoplysninger er et andet nøgleaspekt af compliance, især i lyset af cyberkriminalitet og databrud. Virksomheder skal overholde databeskyttelseslove og implementere passende sikkerhedsforanstaltninger.
Det er vigtigt at understrege, at compliance ikke kun er vigtigt for store, men også for små og mellemstore virksomheder. Uanset størrelse skal alle virksomheder overholde gældende love og forskrifter for at sikre langsigtet succes og bæredygtighed.
Opgaver og juridisk grundlag
Opgaverne inden for compliance omfatter overvågning, uddannelse og dokumentation af retningslinjer og procedurer for at sikre, at alle medarbejdere forstår og overholder de gældende forskrifter. Det juridiske grundlag for compliance er eksempelvis erhvervslovgivningen eller databeskyttelsesloven.
For børsnoterede virksomheder i Tyskland fastlægger Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) de lovmæssige krav, mens familievirksomheder kan benytte sig af lempeligere regler, der er opsummeret i Governance-kodekset.
Det er vigtigt at bemærke, at der gælder forskellige krav og retningslinjer for forskellige brancher.
Forebyggelse af korruption
Virksomheder af forskellig størrelse og inden for forskellige forretningsområder konfronteres med en lang række love og compliance-retningslinjer. Internationale koncerner skal overholde forskrifterne på alle markeder, hvor de opererer, hvor Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) og UK Bribery Act skiller sig særligt ud og indeholder foranstaltninger til forebyggelse af korruption.
Forsyningskædelov
På europæisk og nationalt plan vil forsyningskædeloven (LkSG) træde i kraft fra 2023, som har til formål at sikre menneskerettigheder og miljøbeskyttelse.
Forebyggelse af hvidvask
Desuden er reguleringer som EU’s hvidvaskdirektiver og hvidvaskloven (GwG) af betydning. Disse berører finansielle institutioner, advokater, revisorer, notarer og mange andre. Hvidvaskloven kræver kontrol af forretningspartnere (KYC) og dokumentation heraf.
ISO 37301
ISO 37301 fastlægger indførelsen af et globalt standardiseret og certificerbart Compliance Management System (CMS) samt whistleblower-retningslinjer. Beskyttelse af whistleblowere sikres gennem EU-direktiv 2019/1937, som skal beskytte mod repressalier, selvom implementeringen på nationalt plan gennem forbundsregeringen hidtil er udeblevet. Virksomheder bør dog ikke længere unddrage sig dette emne.
Compliance-implementering: Udfordringer og løsninger
Implementering af compliance kan være en udfordring, især i store virksomheder med komplekse strukturer. En måde at håndtere denne udfordring på er at udvikle klare retningslinjer og procedurer og sikre, at alle medarbejdere forstår og følger dem.
Andre løsninger til håndtering af compliance-udfordringer er regelmæssig uddannelse af medarbejderne, skabelse af en åben kommunikationskultur og implementering af en effektiv overvågnings- og rapporteringsstruktur.
Regelmæssig uddannelse af medarbejderne er en vigtig del af en succesfuld compliance-implementering. Gennem uddannelse bliver medarbejderne informeret om gældende love, forskrifter og virksomhedens retningslinjer. De lærer, hvordan de kan identificere og indberette potentielle overtrædelser. Derudover bliver de informeret om de konsekvenser, der truer ved manglende overholdelse af compliance-retningslinjerne. Uddannelse kan ske i form af fysiske arrangementer, onlinekurser eller uddannelsesmaterialer.
En åben kommunikationskultur er ligeledes afgørende for en succesfuld compliance-implementering. Medarbejdere bør føle sig trygge ved at give udtryk for bekymringer og spørgsmål i forbindelse med compliance-emner. Dette kan opnås ved at etablere et anonymt whistleblower-system eller gennem regelmæssige feedback-sessioner. En åben kommunikationskultur fremmer gennemsigtighed og gør det muligt for virksomheden at identificere og udbedre potentielle compliance-overtrædelser på et tidligt tidspunkt.
Ud over uddannelse og en åben kommunikationskultur er implementeringen af en effektiv overvågnings- og rapporteringsstruktur af stor betydning. Virksomheden bør etablere mekanismer til at overvåge overholdelsen af compliance-retningslinjerne og identificere overtrædelser. Dette kan ske gennem interne audits, regelmæssige gennemgange og overvågningsforanstaltninger. Derudover bør der etableres klare rapporteringsveje, så medarbejdere kan indberette potentielle overtrædelser uden at skulle frygte negative konsekvenser.
Implementering af compliance er en kontinuerlig proces, der kræver konstant gennemgang og tilpasning. Virksomheder bør regelmæssigt gennemgå deres compliance-strategi og om nødvendigt opdatere den for at sikre, at den svarer til de aktuelle juridiske krav. Gennem en effektiv compliance-implementering kan virksomheder styrke tilliden hos deres kunder og forretningspartnere og mindske risikoen for retssager og omdømmemæssige skader.
Hvem er ansvarlig for compliance?
Ansvaret for compliance ligger som regel hos en speciel compliance-afdeling eller en compliance-ansvarlig. Disse har til opgave at overvåge overholdelsen af forskrifterne og sikre, at alle medarbejdere uddannes tilsvarende.
Hvordan kan der sættes standarder?
Fastlæggelse af standarder er et vigtigt skridt i compliance-implementeringen. Virksomheder kan udvikle interne retningslinjer og procedurer, der svarer til de gældende forskrifter og standarder. Det er også muligt at erhverve eksterne standarder som ISO-certificeringer for at dokumentere overholdelse af bestemte normer.
Vejledning til en compliance-strategi
- Fremme sensibilisering for skiftende retningslinjer for at minimere risici på lang sigt:
- Opmuntre medarbejdere til løbende at holde sig informeret om aktuelle compliance-retningslinjer.
- Stille uddannelse og regelmæssige opdateringer til rådighed for at skabe bevidsthed om ændringer.
- Sikre effektiv kommunikation, der gentages konsistent fra C-level til senior managere:
- Etablering af klare kommunikationskanaler til effektiv videreformidling af compliance-retningslinjer
- Gennemføre regelmæssige møder og uddannelse på forskellige hierarkiske niveauer for at sikre konsistens.
- Muliggøre uddannelse for alle medarbejdere, som sker i regelmæssige, letfordøjelige enheder (microlearning):
- Implementering af microlearning-metoder for at lette kontinuerlig medarbejderuddannelse.
- Brug af forskellige formater som videoer, infografikker og korte uddannelsesenheder for optimal informationsoptagelse.
- Brug af effektive teknologier til at administrere, dokumentere og rapportere compliance digitalt:
- Implementering af teknologier, der muliggør nem videreformidling af compliance-indhold i forskellige formater.
- Tilvejebringelse af værktøjer til at lette medarbejdernes dokumentation og rapportering af compliance-foranstaltninger.
- Skabelse af incitamenter til at motivere medarbejderne og vægtning af fremme af positiv adfærd:
- Indførelse af incitamentsystemer, der motiverer medarbejdere til at følge compliance-retningslinjerne.
- Anerkendelse og belønning for eksemplarisk adfærd med hensyn til compliance.
- Understrege nødvendigheden af hændelsesrapportering og case management for at forfølge og behandle fejl og uetisk adfærd:
- Implementering af et klart system til rapportering af hændelser og en effektiv case management.
- Uddannelse i korrekt brug af hændelsesrapporteringssystemet og passende håndtering af etiske overtrædelser.
Hvordan hjælper Nect?
Hvordan kan software understøtte compliance-processer?
Software kan understøtte virksomheder i at gøre compliance-processer mere effektive og gennemsigtige. En egnet compliance-software kan hjælpe med dokumentation, overvågning og administration af retningslinjer og procedurer. Den kan også fungere som et værktøj til uddannelse af medarbejderne og muliggøre nem rapportering om compliance-aktiviteter.
Den finansielle og ikke-finansielle sektor er i henhold til bestemmelserne i hvidvaskloven forpligtet til at etablere en effektiv compliance-management. Især i forbindelse med kontrol af forretningspartnere (KYC) og identifikation af den reelle ejer anbefales integration af software kraftigt. Manuel kontrol indebærer her et øget fejlpotentiale. Ved forespørgsel og struktureret behandling af data kan disse analyseres med minimal indsats. En korrekt anvendelse af software gør det muligt at sammensætte de relevante dokumenter revisionssikkert og tidsøkonomisk.
