Den hvidvaskansvarlige (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) spiller en central rolle i en virksomheds compliance-struktur for at sikre overholdelse af de hvidvaskretlige regler. Behovet for at udpege en hvidvaskansvarlig følger af Geldwäschegesetz (GwG), som fastlægger, under hvilke omstændigheder virksomheder er forpligtet til at besætte denne funktion.
Denne artikel har til formål at kaste lys over det komplekse område ved at afklare centrale spørgsmål om forpligtelser, opgaver og den hvidvaskansvarliges position og giver praktiske tips samt indblik baseret på erfaringer fra praksis.
Det vigtigste kort fortalt
- Pligt til at udpege en hvidvaskansvarlig: Virksomheder som kredit- og finansielle serviceinstitutter, forsikringsselskaber, kapitalforvaltningsselskaber samt visse faggrupper som advokater og skatterådgivere med mere end 30 fagudøvere er ved lov forpligtet til at udpege en hvidvaskansvarlig. Ordningen tjener til forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering og specificerer behovet for en sådan funktion afhængigt af branche og virksomhedsstørrelse.
- Opgaver og rettigheder for den hvidvaskansvarlige: Den hvidvaskansvarlige har ansvar for at udvikle tiltag til at forhindre hvidvask, herunder udarbejdelse af risikoanalyser, udvikling af interne retningslinjer og løbende overvågning. Vedkommende har vidtgående adgangsrettigheder til interne oplysninger og skal stilles til rådighed med de nødvendige ressourcer for effektivt at kunne varetage sine opgaver, herunder ret til faglig efteruddannelse og til at få stillet nødvendige arbejdsredskaber til rådighed.
- Beskyttelse og kvalifikation af den hvidvaskansvarlige: Den hvidvaskansvarlige er omfattet af lovbestemt afskedigelsesbeskyttelse og må ikke stilles ringere i ansættelsesforholdet, særligt ikke som følge af udøvelsen af sin funktion.
Indholdsfortegnelse
Hvem har brug for en hvidvaskansvarlig?
I henhold til § 6, stk. 2, nr. 2 i hvidvaskloven (GwG) betragtes udpegningen af en hvidvaskansvarlig samt dennes stedfortræder som en essentiel intern beskyttelsesforanstaltning til forebyggelse af hvidvask. Derudover præciserer § 7, stk. 3, GwG denne forpligtelse branchespecifikt.
Pligt til at udpege en hvidvaskansvarlig:
- Kredit- og finansielle serviceinstitutter,
- Betalings- og finansvirksomheder
- Forsikringsselskaber
- Kapitalforvaltningsselskaber
- Arrangører og formidlere af spiludbud
Under visse omstændigheder forpligtende:
- Advokater fra >30 fagudøvere eller fagudøvere i professionsfællesskaber med samarbejdsmulige erhverv.
- Skatterådgivere fra >30 fagudøvere eller fagudøvere i professionsfællesskaber med samarbejdsmulige erhverv.
- Revisorer fra >30 revisorer/edsvorne bogrevisorer eller personer fra erhverv, som sammen med revisor-/edsvoren bogrevisor-erhvervet må udøves i fællesskab efter §44b, stk. 1, WPO.
- For varehandlere (handel med værdifulde varer som fx biler, smykker, ure, ædelsten og ædelmetaller), ejendomsmæglere, forsikringsformidlere og forvaltere opstår forpligtelsen til at udpege en hvidvaskansvarlig først ved en udtrykkelig pålæg fra den respektive kompetente tilsynsmyndighed, hvorfor der ikke foreligger en generel udpegningspligt. Det påhviler derfor de berørte faggrupper individuelt at afklare tilsynsmyndighedens position, idet sådanne pålæg altid kan ses på myndighedernes hjemmesider.
Ikke forpligtet:
- Notarer, fordi organisationsstrukturen for notarstillinger er centreret om notaren, og kun notarer – ikke medarbejdere – udadtil udfører hvidvaskrelevante aktiviteter.
Opgaverne for en hvidvaskansvarlig
Den hvidvaskansvarliges ansvarsområder omfatter udvikling og løbende forbedring af tiltag til at forhindre hvidvask og terrorfinansiering. Det omfatter især:
- Udarbejdelse og løbende ajourføring af virksomhedsspecifikke risikoanalyser:
Udarbejdelse og regelmæssig opdatering af en risikoanalyse, der er tilpasset virksomheden, er centralt. - Udvikling af interne retningslinjer:
Den hvidvaskansvarlige udvikler og opdaterer interne krav og processer, der understøtter forebyggelse af hvidvask og terrorfinansiering. Dette omfatter bl.a. arbejdsinstrukser og implementering af passende kontrolsystemer. - Integration i virksomhedens organisation:
Den ansvarlige skal inddrages i udformningen og videreudviklingen af alle interne organisations- og arbejdsretningslinjer, for så vidt de er relevante for overholdelse af reglerne om anti-hvidvask og anti-terrorfinansiering. - Etablering af klare rapporteringsveje:
For effektiv kommunikation og beslutningstagning skal der etableres entydige rapporteringsstrukturer. - Løbende overvågning:
Ved risikobaserede kontroller skal hensigtsmæssigheden og effektiviteten af de etablerede procedurer og sikringssystemer løbende verificeres. - Håndtering af mistankesager:
Ved mistanke om hvidvask eller terrorfinansiering vurderer den hvidvaskansvarlige situationen og videresender om nødvendigt indberetninger til Financial Intelligence Unit (FIU). Derudover træffer vedkommende beslutning om fortsættelse af forretningsforbindelser. - Kommunikation med ledelsesniveauet:
Ved konstaterede mangler i sikringsforanstaltningerne informerer den ansvarlige ledelsen og foreslår korrektioner. Afvigelser fra vedkommendes anbefalinger skal dokumenteres. - Uddannelse af medarbejdere:
Den hvidvaskansvarlige organiserer træning og informerer medarbejderne om deres pligter til at forhindre hvidvask og terrorfinansiering. Dette omfatter også tilpasning til lovændringer og tilsynsretlige krav. - Kontaktperson for myndigheder:
Den ansvarlige fungerer som kontaktpunkt for tilsyns- og retshåndhævende myndigheder samt FIU og kan ved opgavevaretagelsen trække på virksomhedens ressourcer. - Krav til varetagelse af funktionen i indlandet:
Den hvidvaskansvarlige skal kunne kontaktes i Tyskland og være samarbejdsvillig, også selv om der ikke kræves permanent fysisk tilstedeværelse. Vedkommendes kvalifikation skal omfatte både faglige og funktionsbetingede internationale krav, såsom sprogkundskaber og forståelse af tysk ret.
Hvordan hjælper Nect?
Hvem må være hvidvaskansvarlig?
Den hvidvaskansvarlige bør som udgangspunkt høre til ledelseslaget, men ikke den øverste ledelse, med mulige undtagelser i små virksomheder. Interessekonflikter skal undgås ved udpegningen. Erfaring inden for områder som compliance, controlling, jura, ombudsfunktioner eller databeskyttelse er en fordel, hvor en dobbeltrolle som databeskyttelses- og hvidvaskansvarlig vurderes kritisk.
Begge funktioner kræver en sensitiv håndtering af data, pålidelig dokumentation og juridisk knowhow. Tilsynsmyndigheder vurderer den hvidvaskansvarliges kvalifikation og pålidelighed og kan kræve dokumentation for uddannelse og erhvervsmæssig baggrund samt træffe afgørelse om egnethed til rollen eller iværksætte en afsættelse.
Hvilke risici og rettigheder har den hvidvaskansvarlige?
En hvidvaskansvarlig, der er ansat i en virksomhed, har særlige rettigheder og beskyttelsesforanstaltninger. Selvom hvervet som hvidvaskansvarlig og ansættelsesforholdet som udgangspunkt er adskilt (adskillelsesprincippet), må den hvidvaskansvarlige ikke udsættes for ulemper i ansættelsesforholdet, særligt ikke som følge af opgavevaretagelsen. Opsigelse er kun tilladt af væsentlig grund i henhold til § 626 BGB, og den lovbestemte afskedigelsesbeskyttelse fortsætter også i ét år efter hvervets ophør. Hvis ansættelseskontrakten ikke er blevet tilpasset ved udpegningen, kan medarbejderen have krav på fortsat lønudbetaling, selv om vedkommende ikke længere er aktivt beskæftiget i virksomheden.
Den hvidvaskansvarlige har vidtgående adgangsrettigheder til interne dokumenter, systemer og oplysninger og skal stilles til rådighed med de nødvendige ressourcer for at kunne leve op til sit ansvar. Det omfatter tilstrækkelig tid, personalemæssig støtte og økonomiske midler, herunder mulighed for faglig efteruddannelse for virksomhedens regning. Nødvendige anskaffelser, såsom faglitteratur, skal stilles til rådighed.
Denne omfattende adgang og de nødvendige ressourcer er essentielle for at opretholde den faglige kompetence og for effektivt at kunne varetage opgaverne. Den lovbestemte afskedigelsesbeskyttelse, som gælder både den hvidvaskansvarlige og dennes stedfortræder, understreger funktionens betydning samt behovet for at beskytte den mod uberettiget afsættelse eller forskelsbehandling i ansættelsesforholdet.
