Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) играе централна роля в комплайънс структурата на дружеството, за да гарантира спазването на нормативните изисквания срещу изпирането на пари. Необходимостта от назначаване на отговорник по мерките срещу изпирането на пари произтича от Закона за мерките срещу изпирането на пари (GwG), който определя при какви обстоятелства дружествата са задължени да заемат тази позиция.
Тази статия има за цел да внесе яснота в сложната материя, като изяснява важни въпроси относно задълженията, задачите и позицията на отговорника по мерките срещу изпирането на пари, и предлага практически съвети, както и поглед върху опита от практиката.
Най-важното накратко
- Задължение за назначаване на отговорник по мерките срещу изпирането на пари: Дружества като кредитни институции и институции за финансови услуги, застрахователи, управляващи дружества, както и определени професионални групи като адвокати и данъчни консултанти с повече от 30 професионалисти са законово задължени да назначат отговорник по мерките срещу изпирането на пари. Тази разпоредба служи за превенция на изпирането на пари и финансирането на тероризма и уточнява необходимостта от такава позиция в зависимост от бранша и размера.
- Задачи и права на отговорника по мерките срещу изпирането на пари: Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари отговаря за разработването на мерки за предотвратяване на изпирането на пари, включително изготвянето на рискови анализи, разработването на вътрешни правила и текущия мониторинг. Той има широки права на достъп до вътрешна информация и трябва да бъде осигурен с необходимите ресурси, за да може да изпълнява ефективно задачите си, включително правото на професионално обучение и предоставянето на необходимите работни средства.
- Защита и квалификация на отговорника по мерките срещу изпирането на пари: Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари се ползва със законова защита срещу уволнение и не може да бъде поставян в неравностойно положение в трудовото правоотношение, по-специално поради изпълнението на дейността си.
Съдържание
Кой се нуждае от отговорник по мерките срещу изпирането на пари?
Съгласно § 6, алинея 2, точка 2 от Закона за мерките срещу изпирането на пари (GwG), назначаването на отговорник по мерките срещу изпирането на пари, както и на негов заместник, се счита за съществена вътрешна предпазна мярка за превенция на изпирането на пари. Допълнително § 7, алинея 3 GwG уточнява това задължение по браншове.
Задължение за назначаване на отговорник по мерките срещу изпирането на пари:
- Кредитни институции и институции за финансови услуги,
- Платежни и финансови дружества
- Застрахователи
- Управляващи дружества
- Организатори и посредници на хазартни предложения
При определени обстоятелства задължително:
- Адвокати от >30 професионалисти или професионалисти от професии, които могат да се упражняват в съдружие.
- Данъчни консултанти от >30 професионалисти или професионалисти от професии, които могат да се упражняват в съдружие.
- Одитори от >30 одитори/сертифицирани счетоводители или лица от професии, с които професията на одитора/сертифицирания счетоводител може да се упражнява съвместно съгласно §44б, ал. 1 WPO.
- За търговците на стоки (търговия с висококачествени стоки като например автомобили, бижута, часовници, скъпоценни камъни и благородни метали), брокерите на недвижими имоти, застрахователните посредници и доверениците задължението за назначаване на отговорник по мерките срещу изпирането на пари възниква едва чрез изрично разпореждане на съответния компетентен надзорен орган, поради което не съществува общо задължение за назначаване. Следователно засегнатите професионални групи трябва индивидуално да проучат позицията на своя надзорен орган, като съответните разпореждания винаги са достъпни на уебсайтовете на органите.
Не са задължени:
- Нотариусите, тъй като организационната структура на нотариалните кантори е съсредоточена върху нотариуса и само нотариусите, а не служителите, извършват дейности, свързани с изпирането на пари, навън.
Задачите на отговорника по мерките срещу изпирането на пари
Областите на отговорност на отговорника по мерките срещу изпирането на пари обхващат разработването и непрекъснатото подобряване на мерки за предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризма. Към тях спадат по-специално:
- Изготвяне и поддържане на специфични за дружеството рискови анализи:
Изготвянето и редовното актуализиране на съобразен с дружеството рисков анализ е от централно значение. - Разработване на вътрешни правила:
Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари разработва и актуализира вътрешни указания и процеси, които подпомагат превенцията на изпирането на пари и финансирането на тероризма. Това включва, наред с другото, работни инструкции и внедряването на адекватни системи за контрол. - Интеграция в организацията на дружеството:
Отговорникът трябва да бъде включен в изготвянето и по-нататъшното развитие на всички вътрешни организационни и работни правила, доколкото те са от значение за спазването на разпоредбите срещу изпирането на пари и финансирането на тероризма. - Установяване на ясни канали за докладване:
За ефективна комуникация и вземане на решения трябва да бъдат създадени еднозначни структури за докладване. - Текущ мониторинг:
Чрез базирани на риска проверки следва постоянно да се проверяват адекватността и ефективността на въведените процедури и системи за сигурност. - Обработка на случаи на съмнение:
В случай на съмнение за изпиране на пари или финансиране на тероризма отговорникът по мерките срещу изпирането на пари проверява ситуацията и при необходимост препраща сигнали към Звеното за финансово разузнаване (FIU). Освен това той решава за продължаването на бизнес отношенията. - Комуникация с ръководното ниво:
При установени недостатъци в предпазните мерки отговорникът информира ръководното ниво и предлага корекции. Отклоненията от неговите препоръки трябва да се документират. - Обучение на служителите:
Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари организира обучения и информира служителите за техните задължения за предотвратяване на изпирането на пари и финансирането на тероризма. Това включва и адаптиране към законови промени и надзорни изисквания. - Лице за контакт с органите:
Отговорникът служи като точка за контакт за надзорните органи, правоприлагащите органи и FIU и може да използва ресурсите на дружеството при изпълнението на задачите. - Изисквания към дейността в страната:
Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари трябва да бъде достъпен в Германия и готов за сътрудничество, дори когато не се изисква постоянно физическо присъствие. Неговата квалификация трябва да обхваща както професионални, така и обусловени от дейността международни изисквания, като езикови познания и разбиране на германското право.
Как помага Nect?
Кой може да бъде отговорник по мерките срещу изпирането на пари?
Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари следва по принцип да принадлежи към ръководното ниво, но не и към управителното ниво, с възможни изключения при малки дружества. При назначаването трябва да се избягва конфликт на интереси. Опитът в области като комплайънс, контролинг, право, омбудсмански служби или защита на данните е предимство, като двойната роля на отговорник по защита на данните и отговорник по мерките срещу изпирането на пари се разглежда критично.
И двете позиции изискват чувствително боравене с данни, надеждно документиране и правни познания. Надзорните органи проверяват квалификацията и надеждността на отговорника по мерките срещу изпирането на пари и могат да изискват доказателства за образование и професионално развитие, както и да решават за пригодността за тази роля или да предизвикат отстраняване.
Какви рискове и права носи отговорникът по мерките срещу изпирането на пари?
Отговорник по мерките срещу изпирането на пари, който е нает в дружество, се ползва с особени права и защитни мерки. Докато длъжността на отговорника по мерките срещу изпирането на пари и трудовото правоотношение по принцип са разделени едно от друго (принцип на разделение), отговорникът по мерките срещу изпирането на пари не може да търпи неравностойно положение в трудовото правоотношение, по-специално поради изпълнението на задачите си. Уволнение е допустимо само на важно основание съгласно § 626 BGB, като законовата защита срещу уволнение продължава да действа и една година след прекратяване на длъжността. Ако трудовият договор не е бил адаптиран при назначаването, служителят би могъл да има право на продължаване на изплащането на възнаграждението, дори ако вече не работи активно за дружеството.
Отговорникът по мерките срещу изпирането на пари има широки права на достъп до вътрешни документи, системи и информация и трябва да бъде осигурен с необходимите ресурси, за да отговори на своята отговорност. Към тях спадат достатъчно време, кадрова подкрепа и финансови средства, включително възможността за професионално обучение за сметка на дружеството. Необходимите придобивки, като специализирана литература, трябва да му бъдат предоставени.
Този всеобхватен достъп и необходимите ресурси са от съществено значение за поддържането на професионалната компетентност и ефективното изпълнение на задачите му. Законовата защита срещу уволнение, която важи както за отговорника по мерките срещу изпирането на пари, така и за неговия заместник, подчертава значението на тази позиция, както и необходимостта тя да бъде защитена от неоправдано отстраняване или неравностойно положение в трудовото правоотношение.
