Službenik za sprječavanje pranja novca (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) igra središnju ulogu u strukturi usklađenosti poduzeća kako bi se osiguralo poštivanje propisa o sprječavanju pranja novca. Potreba za imenovanjem službenika za sprječavanje pranja novca proizlazi iz Zakona o sprječavanju pranja novca (GwG), koji određuje pod kojim su okolnostima poduzeća obvezna popuniti ovu poziciju.
Ovaj članak ima za cilj rasvijetliti složenu materiju razjašnjavanjem važnih pitanja vezanih uz obveze, zadatke i poziciju službenika za sprječavanje pranja novca, te nudi praktične savjete i uvide u iskustva iz prakse.
Najvažnije ukratko
- Obveza imenovanja službenika za sprječavanje pranja novca: Poduzeća poput kreditnih i financijskih institucija, osiguravatelja, društava za upravljanje kapitalom, kao i određene profesionalne skupine poput odvjetnika i poreznih savjetnika s više od 30 pripadnika struke, zakonski su obvezna imenovati službenika za sprječavanje pranja novca. Ova regulativa služi prevenciji pranja novca i financiranja terorizma te specificira potrebu za takvom pozicijom ovisno o industriji i veličini.
- Zadaci i prava službenika za sprječavanje pranja novca: Službenik za sprječavanje pranja novca odgovoran je za razvoj mjera za sprječavanje pranja novca, uključujući izradu analiza rizika, razvoj internih smjernica i kontinuirano praćenje. Ima široka prava pristupa internim informacijama i mora biti opremljen potrebnim resursima za učinkovito obavljanje svojih zadataka, uključujući pravo na stručno usavršavanje i osiguravanje potrebnih radnih sredstava.
- Zaštita i kvalifikacija službenika za sprječavanje pranja novca: Službenik za sprječavanje pranja novca uživa zakonsku zaštitu od otkaza i ne smije biti diskriminiran u radnom odnosu, posebno ne zbog obavljanja svoje djelatnosti.
Sadržaj
Tko treba službenika za sprječavanje pranja novca?
Prema članku 6. stavku 2. točki 2. Zakona o sprječavanju pranja novca (GwG), imenovanje službenika za sprječavanje pranja novca i njegovog zamjenika smatra se bitnom internom zaštitnom mjerom za prevenciju pranja novca. Nadalje, članak 7. stavak 3. GwG-a precizira ovu obvezu specifično za pojedine industrije.
Obveza imenovanja službenika za sprječavanje pranja novca:
- Kreditne i financijske institucije,
- Platne i financijske tvrtke
- Osiguravatelji
- Društva za upravljanje kapitalom
- Organizatori i posrednici u ponudi igara na sreću
Pod određenim okolnostima obvezno:
- Odvjetnici s više od >30 pripadnika struke ili pripadnika profesija koje se mogu udruživati.
- Porezni savjetnici s više od >30 pripadnika struke ili pripadnika profesija koje se mogu udruživati.
- Ovlašteni revizori s više od >30 ovlaštenih revizora/prisegnutih računovođa ili pripadnika profesija s kojima se profesija ovlaštenog revizora/prisegnutog računovođe može obavljati zajedno prema §44b st. 1 WPO.
- Za trgovce robom (trgovina visokovrijednom robom poput automobila, nakita, satova, dragog kamenja i plemenitih metala), posrednike u prometu nekretninama, posrednike u osiguranju i povjerenike, obveza imenovanja službenika za sprječavanje pranja novca proizlazi tek iz izričite naredbe nadležnog nadzornog tijela, čime ne postoji opća obveza imenovanja. Stoga je na dotičnim profesionalnim skupinama da individualno utvrde stav svog nadzornog tijela, pri čemu su odgovarajuće naredbe uvijek dostupne na web stranicama tijela.
Nisu obvezni:
- Javni bilježnici, jer je organizacijska struktura javnobilježničkih ureda usmjerena na javnog bilježnika i samo javni bilježnici, a ne zaposlenici, djeluju izvana u smislu sprječavanja pranja novca.
Zadaci službenika za sprječavanje pranja novca
Područja odgovornosti službenika za sprječavanje pranja novca obuhvaćaju razvoj i kontinuirano poboljšanje mjera za sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma. To uključuje posebno:
- Izrada i kontinuirano ažuriranje analiza rizika specifičnih za poduzeće:
Središnje je izraditi i redovito ažurirati analizu rizika prilagođenu poduzeću. - Razvoj internih smjernica:
Službenik za sprječavanje pranja novca razvija i ažurira interne propise i procese koji podržavaju prevenciju pranja novca i financiranja terorizma. To uključuje, između ostalog, radne upute i implementaciju adekvatnih kontrolnih sustava. - Integracija u organizaciju poduzeća:
Službenik mora biti uključen u oblikovanje i daljnji razvoj svih internih organizacijskih i radnih smjernica, pod uvjetom da su relevantne za poštivanje propisa o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma. - Uspostava jasnih izvještajnih linija:
Za učinkovitu komunikaciju i donošenje odluka potrebno je uspostaviti jasne izvještajne strukture. - Kontinuirano praćenje:
Kroz kontrole temeljene na riziku treba stalno provjeravati primjerenost i učinkovitost uspostavljenih postupaka i sigurnosnih sustava. - Postupanje sa sumnjivim slučajevima:
U slučaju sumnje na pranje novca ili financiranje terorizma, službenik za sprječavanje pranja novca provjerava situaciju i po potrebi prosljeđuje prijave Financijsko-obavještajnoj jedinici (FIU). Osim toga, odlučuje o nastavku poslovnih odnosa. - Komunikacija s upravom:
U slučaju utvrđenih nedostataka u sigurnosnim mjerama, službenik obavještava upravu i predlaže korekcije. Odstupanja od njegovih preporuka moraju se dokumentirati. - Obuka zaposlenika:
Službenik za sprječavanje pranja novca organizira obuke i informira zaposlenike o njihovim obvezama u sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma. To uključuje i prilagodbu zakonskim novostima i nadzornim zahtjevima. - Kontakt osoba za tijela vlasti:
Službenik služi kao kontakt točka za nadzorna tijela, tijela za provedbu zakona i FIU te se pri obavljanju zadataka može osloniti na resurse poduzeća. - Zahtjevi za djelovanje u zemlji:
Službenik za sprječavanje pranja novca mora biti dostupan i spreman za suradnju u Njemačkoj, čak i ako nije potrebna stalna fizička prisutnost. Njegova kvalifikacija mora obuhvaćati kako stručne, tako i međunarodne zahtjeve uvjetovane djelatnošću, poput poznavanja jezika i razumijevanja njemačkog prava.
Kako Nect pomaže?
Tko može biti službenik za sprječavanje pranja novca?
Službenik za sprječavanje pranja novca u načelu bi trebao pripadati rukovodećoj razini, ali ne i najvišoj upravljačkoj razini, s mogućim iznimkama kod malih poduzeća. Pri imenovanju treba izbjegavati sukob interesa. Iskustvo u područjima kao što su usklađenost, kontroling, pravo, ombudsman ili zaštita podataka je prednost, pri čemu se dvostruka uloga službenika za zaštitu podataka i službenika za sprječavanje pranja novca kritički promatra.
Obje pozicije zahtijevaju osjetljivo postupanje s podacima, pouzdanu dokumentaciju i pravno znanje. Nadzorna tijela provjeravaju kvalifikacije i pouzdanost službenika za sprječavanje pranja novca te mogu zahtijevati dokaze o obrazovanju i profesionalnom putu, kao i odlučiti o prikladnosti za ovu ulogu ili naložiti razrješenje.
Koje rizike i prava nosi službenik za sprječavanje pranja novca?
Službenik za sprječavanje pranja novca, zaposlen u poduzeću, uživa posebna prava i zaštitne mjere. Dok su funkcija službenika za sprječavanje pranja novca i radni odnos u načelu odvojeni (načelo odvojenosti), službenik za sprječavanje pranja novca ne smije biti diskriminiran u radnom odnosu, posebno zbog obavljanja svojih zadataka. Otkaz je dopušten samo iz važnog razloga prema § 626 BGB-a, pri čemu zakonska zaštita od otkaza traje i godinu dana nakon prestanka funkcije. Ako radni ugovor nije bio prilagođen prilikom imenovanja, zaposlenik bi mogao imati pravo na nastavak isplate plaće, čak i ako više nije aktivno zaposlen u poduzeću.
Službenik za sprječavanje pranja novca ima široka prava pristupa internim dokumentima, sustavima i informacijama te mora biti opremljen potrebnim resursima kako bi ispunio svoju odgovornost. To uključuje dovoljno vremena, kadrovsku podršku i financijska sredstva, uključujući mogućnost stručnog usavršavanja na trošak poduzeća. Potrebne nabave, poput stručne literature, moraju mu biti osigurane.
Ovaj sveobuhvatan pristup i potrebni resursi ključni su za održavanje stručnosti i učinkovito obavljanje njegovih zadataka. Zakonska zaštita od otkaza, koja vrijedi kako za službenika za sprječavanje pranja novca tako i za njegovog zamjenika, naglašava važnost ove pozicije te potrebu da se ona zaštiti od neopravdanog razrješenja ili diskriminacije u radnom odnosu.
