Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) zohráva kľúčovú úlohu v štruktúre compliance spoločnosti, aby zabezpečila dodržiavanie predpisov o praní špinavých peňazí. Povinnosť vymenovať osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí vyplýva zo zákona o praní špinavých peňazí (GwG), ktorý stanovuje, za akých okolností sú spoločnosti povinné obsadiť túto pozíciu.
Cieľom tohto článku je priblížiť túto komplexnú problematiku objasnením dôležitých otázok týkajúcich sa povinností, úloh a postavenia osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí, pričom ponúka aj praktické tipy a postrehy z praxe.
Najdôležitejšie v skratke
- Povinnosť vymenovať osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí: Spoločnosti ako úverové a finančné inštitúcie, poisťovne, investičné spoločnosti, ako aj niektoré profesijné skupiny, napríklad advokáti a daňoví poradcovia s viac ako 30 profesionálmi, sú zo zákona povinné vymenovať osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí. Táto úprava slúži na prevenciu prania špinavých peňazí a financovania terorizmu a špecifikuje potrebu takejto pozície v závislosti od odvetvia a veľkosti spoločnosti.
- Úlohy a práva osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí: Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí zodpovedá za vypracovanie opatrení na zabránenie praniu špinavých peňazí vrátane vypracovania analýz rizík, tvorby interných smerníc a priebežného monitorovania. Má rozsiahle prístupové práva k interným informáciám a musí byť vybavená potrebnými zdrojmi, aby mohla efektívne plniť svoje úlohy, vrátane práva na odborné vzdelávanie a poskytnutia potrebných pracovných pomôcok.
- Ochrana a kvalifikácia osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí: Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí požíva zákonnú ochranu pred výpoveďou a nesmie byť v pracovnom pomere znevýhodňovaná, najmä nie z dôvodu výkonu svojej činnosti.
Obsah
Kto potrebuje osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí?
Podľa § 6 ods. 2 bodu 2 zákona o praní špinavých peňazí (GwG) sa vymenovanie osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí a jej zástupcu považuje za zásadné interné ochranné opatrenie na prevenciu prania špinavých peňazí. Ďalej § 7 ods. 3 GwG túto povinnosť spresňuje podľa jednotlivých odvetví.
Povinnosť vymenovať osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí:
- Úverové a finančné inštitúcie,
- Platobné a finančné spoločnosti
- Poisťovne
- Investičné spoločnosti
- Organizátori a sprostredkovatelia hazardných hier
Za určitých okolností povinné:
- Advokáti od >30 profesionálov alebo členov profesií zlučiteľných v rámci spoločnej kancelárie.
- Daňoví poradcovia od >30 profesionálov alebo členov profesií zlučiteľných v rámci spoločnej kancelárie.
- Audítori od >30 audítorov/overených účtovníkov alebo príslušníkov profesií, s ktorými možno povolanie audítora/overeného účtovníka vykonávať spoločne podľa § 44b ods. 1 WPO.
- Obchodníkom s tovarom (obchod s vysokohodnotným tovarom, ako sú napríklad automobily, šperky, hodinky, drahokamy a drahé kovy), realitným maklérom, poisťovacím sprostredkovateľom a správcom majetku vzniká povinnosť vymenovať osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí až na základe výslovného nariadenia príslušného dozorného orgánu, čím neexistuje všeobecná povinnosť vymenovania. Je preto na dotknutých profesijných skupinách, aby si individuálne zistili stanovisko svojho dozorného orgánu, pričom príslušné nariadenia sú vždy k dispozícii na webových stránkach úradov.
Nie sú povinní:
- Notári, pretože organizačná štruktúra notárskych úradov je sústredená okolo notára a navonok vo veciach relevantných pre pranie špinavých peňazí vystupujú len notári, nie zamestnanci.
Úlohy osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí
Oblasti zodpovednosti osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí zahŕňajú vypracovanie a priebežné zlepšovanie opatrení na zabránenie praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. Patria sem najmä:
- Vypracovanie a priebežná aktualizácia analýz rizík špecifických pre spoločnosť:
Kľúčové je vypracovanie a pravidelná aktualizácia analýzy rizík prispôsobenej danej spoločnosti. - Tvorba interných smerníc:
Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí vytvára a aktualizuje interné predpisy a procesy, ktoré podporujú prevenciu prania špinavých peňazí a financovania terorizmu. Súčasťou je okrem iného tvorba pracovných pokynov a zavádzanie vhodných kontrolných systémov. - Zapojenie do organizácie spoločnosti:
Táto osoba musí byť zapojená do tvorby a ďalšieho rozvoja všetkých interných organizačných a pracovných smerníc, pokiaľ sú relevantné z hľadiska dodržiavania predpisov proti praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. - Vytvorenie jasných komunikačných ciest:
Pre efektívnu komunikáciu a rozhodovanie je potrebné vytvoriť jednoznačné štruktúry podávania správ. - Priebežné monitorovanie:
Prostredníctvom kontrol založených na riziku sa má neustále preverovať primeranosť a účinnosť zavedených postupov a zabezpečovacích systémov. - Riešenie podozrivých prípadov:
V prípade podozrenia z prania špinavých peňazí alebo financovania terorizmu osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí situáciu preverí a v prípade potreby podá hlásenie Finančnej spravodajskej jednotke (FIU). Rozhoduje tiež o pokračovaní obchodných vzťahov. - Komunikácia s vedením:
Pri zistení nedostatkov v zabezpečovacích opatreniach informuje vedenie a navrhuje nápravné opatrenia. Odchýlky od jej odporúčaní je potrebné zdokumentovať. - Školenie zamestnancov:
Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí organizuje školenia a informuje zamestnancov o ich povinnostiach pri predchádzaní praniu špinavých peňazí a financovaniu terorizmu. Súčasťou je aj prispôsobovanie sa zmenám v legislatíve a regulačným požiadavkám. - Kontaktná osoba pre úrady:
Táto osoba slúži ako kontaktný bod pre dozorné orgány, orgány činné v trestnom konaní a FIU a pri plnení svojich úloh môže využívať zdroje spoločnosti. - Požiadavky na výkon činnosti v tuzemsku:
Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí musí byť dostupná a ochotná spolupracovať v Nemecku, aj keď sa nevyžaduje trvalá fyzická prítomnosť. Jej kvalifikácia musí zahŕňať odborné aj medzinárodné požiadavky vyplývajúce z činnosti, ako sú jazykové znalosti a znalosť nemeckého práva.
Ako pomáha Nect?
Kto môže byť osobou zodpovednou za boj proti praniu špinavých peňazí?
Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí by mala v zásade patriť k vrcholovému manažmentu, nie však k štatutárnemu orgánu, s možnými výnimkami pri malých spoločnostiach. Pri vymenovaní je potrebné vyhnúť sa stretu záujmov. Skúsenosti v oblastiach ako compliance, controlling, právo, ombudsmanské útvary alebo ochrana údajov sú výhodou, pričom dvojitá úloha zodpovednej osoby za ochranu údajov a za boj proti praniu špinavých peňazí sa považuje za problematickú.
Obe pozície si vyžadujú citlivé zaobchádzanie s údajmi, spoľahlivú dokumentáciu a právne know-how. Dozorné orgány preverujú kvalifikáciu a spoľahlivosť osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí a môžu požadovať doklady o vzdelaní a profesijnej kariére, ako aj rozhodovať o vhodnosti na túto úlohu alebo iniciovať jej odvolanie.
Aké riziká a práva má osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí?
Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí, ktorá je zamestnaná v spoločnosti, požíva osobitné práva a ochranné opatrenia. Hoci funkcia osoby zodpovednej za boj proti praniu špinavých peňazí a pracovný pomer sú v zásade od seba oddelené (princíp oddelenia), táto osoba nesmie byť v pracovnom pomere znevýhodňovaná, najmä nie z dôvodu plnenia svojich úloh. Výpoveď je prípustná len zo závažného dôvodu podľa § 626 BGB, pričom zákonná ochrana pred výpoveďou trvá ešte rok po skončení výkonu funkcie. Ak pracovná zmluva nebola pri vymenovaní upravená, zamestnanec by mohol mať nárok na náhradu mzdy, aj keď už pre spoločnosť aktívne nepracuje.
Osoba zodpovedná za boj proti praniu špinavých peňazí má rozsiahle prístupové práva k interným dokumentom, systémom a informáciám a musí byť vybavená potrebnými zdrojmi, aby mohla zodpovedne plniť svoju úlohu. Patrí sem dostatok času, personálna podpora a finančné prostriedky vrátane možnosti odborného vzdelávania na náklady spoločnosti. Potrebné pomôcky, ako napríklad odborná literatúra, jej musia byť poskytnuté.
Tento komplexný prístup a potrebné zdroje sú nevyhnutné na udržanie odbornosti a efektívne plnenie jej úloh. Zákonná ochrana pred výpoveďou, ktorá platí tak pre osobu zodpovednú za boj proti praniu špinavých peňazí, ako aj pre jej zástupcu, podčiarkuje význam tejto pozície a potrebu chrániť ju pred neoprávneným odvolaním alebo znevýhodnením v pracovnom pomere.
