Rahanpesun torjunnasta vastaavalla (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) on keskeinen rooli yrityksen compliance-rakenteessa, jotta rahanpesusääntelyn noudattaminen voidaan varmistaa. Rahanpesun torjunnasta vastaavan nimeämisen tarve perustuu rahanpesulakiin (GwG), jossa määritellään, missä olosuhteissa yritykset ovat velvollisia täyttämään tämän tehtävän.
Tämän artikkelin tavoitteena on selkeyttää monimutkaista aihetta vastaamalla keskeisiin kysymyksiin rahanpesun torjunnasta vastaavan velvollisuuksista, tehtävistä ja asemasta sekä tarjoamalla käytännön vinkkejä ja näkemyksiä käytännön kokemuksista.
Keskeisimmät asiat lyhyesti
- Velvollisuus nimetä rahanpesun torjunnasta vastaava: Luottolaitokset ja rahoituspalveluyritykset, vakuutusyhtiöt, varainhoitoyhtiöt sekä tietyt ammattiryhmät, kuten asianajajat ja veroneuvojat, joilla on yli 30 ammatinharjoittajaa, ovat lain nojalla velvollisia nimeämään rahanpesun torjunnasta vastaavan. Sääntelyn tarkoituksena on ehkäistä rahanpesua ja terrorismin rahoitusta, ja se täsmentää tällaisen tehtävän tarpeen toimialan ja yrityksen koon mukaan.
- Rahanpesun torjunnasta vastaavan tehtävät ja oikeudet: Rahanpesun torjunnasta vastaava vastaa rahanpesun estämiseen tähtäävien toimenpiteiden kehittämisestä, mukaan lukien riskianalyysien laatiminen, sisäisten ohjeistusten kehittäminen sekä jatkuva seuranta. Hänellä on laajat oikeudet saada pääsy sisäisiin tietoihin, ja hänelle on turvattava tehtävän tehokkaan hoitamisen edellyttämät resurssit, mukaan lukien oikeus ammatilliseen täydennyskoulutukseen ja tarvittavien työvälineiden tarjoamiseen.
- Rahanpesun torjunnasta vastaavan suoja ja pätevyys: Rahanpesun torjunnasta vastaavalla on lain mukainen irtisanomissuoja, eikä häntä saa asettaa epäedulliseen asemaan työsuhteessa, erityisesti tehtävänsä hoitamisen vuoksi.
Sisällysluettelo
Kuka tarvitsee rahanpesun torjunnasta vastaavan?
GwG:n 6 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan rahanpesun torjunnasta vastaavan sekä hänen sijaisensa nimeämistä pidetään keskeisenä sisäisenä suojatoimenpiteenä rahanpesun ehkäisemiseksi. Lisäksi GwG:n 7 §:n 3 momentti täsmentää velvoitteen toimialakohtaisesti.
Velvollisuus nimetä rahanpesun torjunnasta vastaava:
- Luotto- ja rahoituspalvelulaitokset,
- Maksu- ja rahoitusyritykset
- Vakuutusyhtiöt
- Varainhoitoyhtiöt
- Rahapelitarjonnan järjestäjät ja välittäjät
Tietyin edellytyksin velvollisia:
- Asianajajat, joilla on vähintään >30 ammatinharjoittajaa tai ammatinharjoittajia yhtiökelpoisissa ammateissa.
- Veroneuvojat, joilla on vähintään >30 ammatinharjoittajaa tai ammatinharjoittajia yhtiökelpoisissa ammateissa.
- Tilintarkastajat, joilla on vähintään >30 tilintarkastajaa/valaehtoista kirjanpidontarkastajaa, tai sellaisten ammattien edustajat, joiden kanssa tilintarkastajan/valaehtoisen kirjanpidontarkastajan ammattia saa harjoittaa yhdessä §44b Abs. 1 WPO:n mukaisesti.
- Tavarakauppiaiden (korkea-arvoisten hyödykkeiden, kuten esimerkiksi autojen, korujen, kellojen, jalokivien ja jalometallien kauppa), kiinteistönvälittäjien, vakuutusvälittäjien ja edunvalvojien osalta velvollisuus nimetä rahanpesun torjunnasta vastaava syntyy vasta toimivaltaisen valvontaviranomaisen nimenomaisesta määräyksestä, joten yleistä nimeämisvelvollisuutta ei ole. Näin ollen kyseisten ammattiryhmien vastuulla on selvittää tapauskohtaisesti oman valvontaviranomaisensa linjaus, ja vastaavat määräykset ovat aina nähtävissä viranomaisten verkkosivuilla.
Ei velvollisia:
- Notaarit, koska notaaritoimistojen organisaatiorakenne on keskitetty notaariin ja vain notaarit, eivät työntekijät, toimivat ulospäin rahanpesun kannalta relevantissa roolissa.
Rahanpesun torjunnasta vastaavan tehtävät
Rahanpesun torjunnasta vastaavan vastuualueisiin kuuluu rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseen tähtäävien toimenpiteiden kehittäminen ja jatkuva parantaminen. Näihin kuuluvat erityisesti:
- Yrityskohtaisten riskianalyysien laatiminen ja ylläpito:
Yritykselle räätälöidyn riskianalyysin laatiminen ja säännöllinen päivittäminen on keskeistä. - Sisäisten ohjeistusten kehittäminen:
Rahanpesun torjunnasta vastaava kehittää ja päivittää sisäisiä määräyksiä ja prosesseja, jotka tukevat rahanpesun ja terrorismin rahoituksen ehkäisyä. Tämä kattaa muun muassa työohjeet ja asianmukaisten valvontajärjestelmien käyttöönoton. - Integrointi yrityksen organisaatioon:
Vastaava on otettava mukaan kaikkien sellaisten sisäisten organisaatio- ja työohjeiden suunnitteluun ja jatkokehittämiseen, jotka ovat merkityksellisiä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevien säännösten noudattamisen kannalta. - Selkeiden raportointikanavien luominen:
Tehokasta viestintää ja päätöksentekoa varten on luotava yksiselitteiset raportointirakenteet. - Jatkuva seuranta:
Riskiperusteisilla tarkastuksilla on jatkuvasti arvioitava käyttöön otettujen menettelyjen ja turvajärjestelmien asianmukaisuutta ja tehokkuutta. - Epäilytapauksien käsittely:
Jos rahanpesua tai terrorismin rahoitusta epäillään, rahanpesun torjunnasta vastaava arvioi tilanteen ja tekee tarvittaessa ilmoituksia Financial Intelligence Unitille (FIU). Lisäksi hän päättää liikesuhteiden jatkamisesta. - Viestintä johdon kanssa:
Kun turvatoimissa havaitaan puutteita, vastaava informoi johtoa ja ehdottaa korjaavia toimenpiteitä. Poikkeamat hänen suosituksistaan on dokumentoitava. - Henkilöstön kouluttaminen:
Rahanpesun torjunnasta vastaava järjestää koulutuksia ja informoi työntekijöitä heidän velvollisuuksistaan rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estämiseksi. Tämä sisältää myös sopeutumisen lainsäädännön muutoksiin ja valvonnallisiin vaatimuksiin. - Viranomaisten yhteyshenkilö:
Vastaava toimii yhteyspisteenä valvonta- ja lainvalvontaviranomaisille sekä FIU:lle ja voi tehtäviensä hoitamisessa hyödyntää yrityksen resursseja. - Kotimaassa toimimista koskevat vaatimukset:
Rahanpesun torjunnasta vastaavan on oltava tavoitettavissa Saksassa ja yhteistyöhaluinen, vaikka pysyvää fyysistä läsnäoloa ei edellytetä. Hänen pätevyytensä on katettava sekä ammatilliset että tehtävästä johtuvat kansainväliset vaatimukset, kuten kielitaito ja Saksan oikeuden tuntemus.
Miten Nect auttaa?
Kuka voi toimia rahanpesun torjunnasta vastaavana?
Rahanpesun torjunnasta vastaavan tulisi lähtökohtaisesti kuulua yrityksen johtavaan henkilöstöön, mutta ei ylimpään johtoon, mahdollisin poikkeuksin pienissä yrityksissä. Nimeämisessä on vältettävä eturistiriitoja. Kokemus esimerkiksi compliancesta, controllinguista, juridiikasta, ombuds-toiminnoista tai tietosuojasta on eduksi, mutta kaksoisroolia tietosuoja- ja rahanpesuvastaavana pidetään kriittisenä.
Molemmat tehtävät edellyttävät sensitiivistä tietojen käsittelyä, luotettavaa dokumentointia ja oikeudellista osaamista. Valvontaviranomaiset arvioivat rahanpesun torjunnasta vastaavan pätevyyttä ja luotettavuutta ja voivat vaatia näyttöä koulutuksesta ja työurasta sekä päättää soveltuvuudesta tehtävään tai käynnistää tehtävästä vapauttamisen.
Mitä riskejä ja oikeuksia rahanpesun torjunnasta vastaavalla on?
Yrityksessä työsuhteessa oleva rahanpesun torjunnasta vastaava nauttii erityisiä oikeuksia ja suojatoimia. Vaikka rahanpesun torjunnasta vastaavan tehtävä ja työsuhde ovat lähtökohtaisesti toisistaan erillisiä (erottamisperiaate), rahanpesun torjunnasta vastaavaa ei saa asettaa epäedulliseen asemaan työsuhteessa, erityisesti tehtäviensä hoitamisen vuoksi. Irtisanominen on sallittua vain painavasta syystä BGB:n 626 §:n mukaisesti, ja lakisääteinen irtisanomissuoja jatkuu myös yhden vuoden ajan tehtävän päättymisen jälkeen. Jos työsopimusta ei ole nimityksen yhteydessä muutettu, työntekijällä voi olla oikeus palkanmaksun jatkumiseen, vaikka hän ei enää toimisi aktiivisesti yrityksen tehtävissä.
Rahanpesun torjunnasta vastaavalla on laajat oikeudet saada pääsy sisäisiin asiakirjoihin, järjestelmiin ja tietoihin, ja hänelle on turvattava tarvittavat resurssit vastuun kantamiseksi. Näihin kuuluvat riittävä aika, henkilöstötuki ja taloudelliset resurssit, mukaan lukien mahdollisuus ammatilliseen täydennyskoulutukseen yrityksen kustannuksella. Tarvittavat hankinnat, kuten ammattikirjallisuus, on asetettava hänen käyttöönsä.
Tämä laaja pääsy ja tarvittavat resurssit ovat olennaisia asiantuntemuksen ylläpitämiseksi ja tehtävien tehokkaaksi hoitamiseksi. Lakisääteinen irtisanomissuoja, joka koskee sekä rahanpesun torjunnasta vastaavaa että hänen sijaistaan, korostaa tehtävän merkitystä sekä tarvetta suojata sitä perusteettomalta tehtävästä vapauttamiselta tai epäedulliselta kohtelulta työsuhteessa.
