Den penningtvättsansvarige (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) spelar en central roll i ett företags compliance-struktur för att säkerställa efterlevnad av penningtvättsregelverket. Behovet av att utse en penningtvättsansvarig följer av penningtvättslagen (GwG), som fastställer under vilka omständigheter företag är skyldiga att tillsätta denna funktion.
Den här artikeln syftar till att bringa klarhet i det komplexa området genom att besvara viktiga frågor om skyldigheter, uppgifter och rollen som penningtvättsansvarig, och ger praktiska tips samt insikter från verkligheten.
Det viktigaste i korthet
- Skyldighet att utse en penningtvättsansvarig: Företag som kredit- och finansiella tjänsteinstitut, försäkringsbolag, kapitalförvaltningsbolag samt vissa yrkesgrupper som advokater och skatterådgivare med fler än 30 yrkesutövare är enligt lag skyldiga att utse en penningtvättsansvarig. Regleringen syftar till att förebygga penningtvätt och finansiering av terrorism och preciserar behovet av en sådan funktion beroende på bransch och storlek.
- Uppgifter och rättigheter för den penningtvättsansvarige: Den penningtvättsansvarige ansvarar för att ta fram åtgärder för att förhindra penningtvätt, inklusive att upprätta riskanalyser, utveckla interna riktlinjer och bedriva löpande övervakning. Rollen har långtgående åtkomsträttigheter till intern information och måste tilldelas nödvändiga resurser för att kunna fullgöra uppdraget effektivt, inklusive rätt till facklig vidareutbildning och tillgång till nödvändiga arbetsverktyg.
- Skydd och kvalifikation för den penningtvättsansvarige: Den penningtvättsansvarige omfattas av lagstadgat uppsägningsskydd och får inte missgynnas i anställningen, särskilt inte på grund av att hen utövar sin funktion.
Innehållsförteckning
Vem behöver en penningtvättsansvarig?
Enligt § 6 stycke 2 punkt 2 i penningtvättslagen (GwG) betraktas utnämningen av en penningtvättsansvarig samt dennes ställföreträdare som en väsentlig intern skyddsåtgärd för att förebygga penningtvätt. Vidare preciserar § 7 stycke 3 GwG denna skyldighet branschspecifikt.
Skyldighet att utse en penningtvättsansvarig:
- Kredit- och finansiella tjänsteinstitut,
- Betalnings- och finansföretag
- Försäkringsbolag
- Kapitalförvaltningsbolag
- Arrangörer och förmedlare av spel- och hasardspelsutbud
Under vissa omständigheter obligatoriskt:
- Advokater från >30 yrkesutövare eller yrkesutövare inom bolagsbildningsbara yrken.
- Skatterådgivare från >30 yrkesutövare eller yrkesutövare inom bolagsbildningsbara yrken.
- Revisorer från >30 revisorer/auktoriserade bokrevisorer eller personer inom yrken som enligt §44b Abs. 1 WPO får utövas gemensamt med revisors-/auktoriserad bokrevisorsyrket.
- För varuhandlare (handel med högvärdiga varor som t.ex. bilar, smycken, klockor, ädelstenar och ädelmetaller), fastighetsmäklare, försäkringsförmedlare och förvaltare uppstår skyldigheten att utse en penningtvättsansvarig först genom ett uttryckligt föreläggande från respektive behörig tillsynsmyndighet, vilket innebär att ingen generell utnämningsplikt föreligger. Det åligger därför de berörda yrkesgrupperna att individuellt klarlägga sin tillsynsmyndighets hållning, där motsvarande förelägganden alltid kan ses på myndigheternas webbplatser.
Inte skyldiga:
- Notarier, eftersom organisationsstrukturen för notariekontor är centrerad kring notarien och endast notarier, inte medarbetare, agerar utåt på ett penningtvättsrelevant sätt.
Uppgifterna för en penningtvättsansvarig
Den penningtvättsansvariges ansvarsområden omfattar att utveckla och kontinuerligt förbättra åtgärder för att förhindra penningtvätt och finansiering av terrorism. Dit hör särskilt:
- Upprättande och löpande uppdatering av företagsspecifika riskanalyser:
Att ta fram och regelbundet uppdatera en riskanalys anpassad till företaget är centralt. - Utveckling av interna riktlinjer:
Den penningtvättsansvarige utvecklar och uppdaterar interna krav och processer som stödjer förebyggandet av penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta omfattar bland annat arbetsinstruktioner och implementering av adekvata kontrollsystem. - Integrering i företagets organisation:
Den ansvarige ska involveras i utformningen och vidareutvecklingen av alla interna organisations- och arbetsriktlinjer, i den mån de är relevanta för efterlevnaden av reglerna mot penningtvätt och finansiering av terrorism. - Etablering av tydliga rapporteringsvägar:
För effektiv kommunikation och beslutsfattande ska tydliga rapporteringsstrukturer skapas. - Löpande övervakning:
Genom riskbaserade kontroller ska lämpligheten och effektiviteten i de etablerade rutinerna och skyddssystemen fortlöpande granskas. - Hantering av misstänkta fall:
Vid misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism prövar den penningtvättsansvarige situationen och vidarebefordrar vid behov rapporter till Financial Intelligence Unit (FIU). Dessutom fattar hen beslut om fortsatt affärsrelation. - Kommunikation med ledningen:
Vid konstaterade brister i skyddsåtgärderna informerar den ansvarige ledningen och föreslår korrigeringar. Avvikelser från hens rekommendationer ska dokumenteras. - Utbildning av medarbetare:
Den penningtvättsansvarige organiserar utbildningar och informerar de anställda om deras skyldigheter att förebygga penningtvätt och finansiering av terrorism. Detta inkluderar även anpassning till lagändringar och tillsynsrättsliga krav. - Kontaktperson för myndigheter:
Den ansvarige fungerar som kontaktpunkt för tillsyns- och brottsbekämpande myndigheter samt FIU och kan använda företagets resurser för att fullgöra uppdraget. - Krav för verksamhet i landet:
Den penningtvättsansvarige måste vara nåbar och samarbetsvillig i Tyskland, även om ingen permanent fysisk närvaro krävs. Kvalifikationen måste omfatta både facklig kompetens och internationella krav som följer av uppdraget, såsom språkkunskaper och förståelse för tysk rätt.
Hur hjälper Nect?
Vem får vara penningtvättsansvarig?
Den penningtvättsansvarige bör i regel tillhöra den högre ledningsnivån, men inte företagsledningen, med möjliga undantag i små företag. Intressekonflikter ska undvikas vid utnämningen. Erfarenhet inom områden som compliance, controlling, juridik, ombudsfunktioner eller dataskydd är fördelaktigt, där en dubbelroll som dataskydds- och penningtvättsansvarig ses som kritisk.
Båda funktionerna kräver varsam hantering av data, tillförlitlig dokumentation och juridisk kompetens. Tillsynsmyndigheter granskar den penningtvättsansvariges kvalifikationer och tillförlitlighet och kan begära underlag om utbildning och yrkesbakgrund, samt besluta om lämplighet för rollen eller initiera entledigande.
Vilka risker och rättigheter har den penningtvättsansvarige?
En penningtvättsansvarig som är anställd i ett företag har särskilda rättigheter och skyddsåtgärder. Även om uppdraget som penningtvättsansvarig och anställningsförhållandet i grunden är separerade (separationsprincipen) får den penningtvättsansvarige inte missgynnas i anställningen, särskilt inte på grund av att hen fullgör sina uppgifter. Uppsägning är endast tillåten av saklig grund enligt § 626 BGB, och det lagstadgade uppsägningsskyddet gäller även ett år efter att uppdraget har upphört. Om anställningsavtalet inte har justerats vid utnämningen kan medarbetaren ha rätt till fortsatt lön, även om hen inte längre är aktivt verksam för företaget.
Den penningtvättsansvarige har långtgående åtkomsträttigheter till interna dokument, system och information och måste tilldelas nödvändiga resurser för att kunna ta sitt ansvar. Dit hör tillräckligt med tid, personellt stöd och finansiella medel, inklusive möjlighet till facklig vidareutbildning på företagets bekostnad. Nödvändiga inköp, såsom facklitteratur, ska ställas till hens förfogande.
Denna omfattande åtkomst och de nödvändiga resurserna är avgörande för att upprätthålla sakkunskap och för att effektivt kunna fullgöra uppgifterna. Det lagstadgade uppsägningsskyddet, som gäller både den penningtvättsansvarige och dennes ställföreträdare, understryker betydelsen av denna funktion samt behovet av att skydda den mot obefogad entledigande eller missgynnande i anställningsförhållandet.
