Lo más importante en resumen
- El KYC es un proceso en el que la verificación es lo primero.
- Los sujetos obligados por la Ley de blanqueo de capitales están obligados a cumplir con la normativa KYC.
- Entre los requisitos se incluyen la identificación de los socios contractuales, la identificación del beneficiario real y la notificación de operaciones sospechosas.
Índice
Definición de compliance
Compliance se refiere al cumplimiento de leyes, normativas y estándares nacionales e internacionales. Las empresas deben garantizarlo para evitar consecuencias legales. El cumplimiento refuerza la confianza de clientes, inversores y otras partes interesadas, y minimiza riesgos como multas y daños a la reputación.
Los sistemas de control interno, compuestos por directrices, procedimientos y mecanismos de supervisión, son cruciales para garantizar el cumplimiento. Las leyes anticorrupción desempeñan un papel importante al promover prácticas comerciales transparentes.
La protección de datos personales es otro aspecto clave del compliance, especialmente ante la ciberdelincuencia y las violaciones de datos. Las empresas deben cumplir con las leyes de protección de datos e implementar medidas de seguridad adecuadas.
Es importante destacar que el compliance no solo es relevante para las grandes empresas, sino también para las pequeñas y medianas. Independientemente de su tamaño, todas las empresas deben cumplir con las leyes y normativas vigentes para asegurar el éxito y la sostenibilidad a largo plazo.
Tareas y fundamentos legales
Las tareas en el ámbito del compliance incluyen la supervisión, formación y documentación de directrices y procedimientos para asegurar que todos los empleados comprendan y cumplan las normativas vigentes. Los fundamentos legales para el compliance son, por ejemplo, el Código de Comercio o la Ley de Protección de Datos.
Para las empresas cotizadas en Alemania, el Código Alemán de Gobierno Corporativo (DCGK) establece los requisitos legales, mientras que las empresas familiares pueden recurrir a regulaciones atenuadas, resumidas en el Código de Gobierno Corporativo.
Es importante tener en cuenta que se aplican diferentes requisitos y directrices según el sector.
Prevención de la corrupción
Empresas de diferentes tamaños y sectores se enfrentan a una multitud de leyes y directrices de compliance. Las corporaciones internacionales deben adherirse a las regulaciones de todos los mercados en los que operan, destacando especialmente la Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) y la UK Bribery Act, que incluyen medidas para la prevención de la corrupción.
Ley de la cadena de suministro
A nivel europeo y nacional, a partir de 2023 entrará en vigor la Ley de la cadena de suministro (LkSG), cuyo objetivo es garantizar los derechos humanos y la protección del medio ambiente.
Prevención del blanqueo de capitales
Además, son relevantes normativas como las Directivas de la UE contra el blanqueo de capitales y la Ley de blanqueo de capitales (GwG). Afecta a instituciones financieras, abogados, asesores fiscales, notarios y muchos otros. La GwG exige la verificación de socios comerciales (KYC) y su documentación.
ISO 37301
La ISO 37301 establece la implementación de un Sistema de Gestión de Compliance (CMS) estandarizado y certificable a nivel global, así como directrices para la protección de denunciantes. La Directiva de la UE 2019/1937 garantiza la protección de los denunciantes contra represalias, aunque su transposición a nivel nacional por parte del Gobierno Federal aún está pendiente. Sin embargo, las empresas no deberían eludir este tema por más tiempo.
Implementación de Compliance: Desafíos y soluciones
La implementación de compliance puede ser un desafío, especialmente en grandes empresas con estructuras complejas. Una forma de abordar este desafío es desarrollar políticas y procedimientos claros y asegurarse de que todos los empleados los comprendan y los sigan.
Otras soluciones para superar los desafíos de compliance incluyen la formación regular de los empleados, la creación de una cultura de comunicación abierta y la implementación de una estructura eficaz de supervisión y presentación de informes.
La formación regular de los empleados es un componente importante para una implementación exitosa de compliance. A través de la formación, los empleados son informados sobre las leyes, regulaciones y políticas de la empresa aplicables. Aprenden a identificar y reportar posibles infracciones. Además, se les informa sobre las consecuencias que conlleva el incumplimiento de las directrices de compliance. La formación puede realizarse en forma de eventos presenciales, cursos en línea o materiales de formación.
Una cultura de comunicación abierta también es crucial para una implementación exitosa de compliance. Los empleados deben sentirse seguros al expresar preocupaciones y preguntas relacionadas con temas de compliance. Esto se puede lograr mediante el establecimiento de un sistema anónimo de denuncia o a través de sesiones regulares de retroalimentación. Una cultura de comunicación abierta fomenta la transparencia y permite a la empresa identificar y corregir posibles infracciones de compliance en una etapa temprana.
Además de la formación y una cultura de comunicación abierta, la implementación de una estructura eficaz de supervisión y presentación de informes es de gran importancia. La empresa debe establecer mecanismos para supervisar el cumplimiento de las directrices de compliance e identificar infracciones. Esto puede lograrse mediante auditorías internas, revisiones periódicas y medidas de supervisión. Además, deben establecerse vías claras de presentación de informes para que los empleados puedan reportar posibles infracciones sin temor a sufrir consecuencias negativas.
La implementación de compliance es un proceso continuo que requiere una revisión y adaptación constantes. Las empresas deben revisar y, si es necesario, actualizar regularmente su estrategia de compliance para asegurarse de que cumple con los requisitos legales actuales. Mediante una implementación eficaz de compliance, las empresas pueden fortalecer la confianza de sus clientes y socios comerciales y reducir el riesgo de litigios y daños a la reputación.
¿Quién es responsable de Compliance?
La responsabilidad de compliance recae generalmente en un departamento de compliance específico o en un responsable de compliance. Estos tienen la tarea de supervisar el cumplimiento de las normativas y asegurar que todos los empleados reciban la formación adecuada.
¿Cómo se pueden establecer estándares?
El establecimiento de estándares es un paso importante en la implementación de compliance. Las empresas pueden desarrollar políticas y procedimientos internos que cumplan con las regulaciones y estándares aplicables. También es posible obtener certificaciones externas como las ISO para demostrar el cumplimiento de ciertas normas.
Guía para una estrategia de Compliance
- Fomentar la sensibilización sobre las políticas cambiantes para minimizar los riesgos a largo plazo:
- Animar a los empleados a informarse continuamente sobre las directrices de compliance actuales.
- Proporcionar formación y actualizaciones periódicas para crear conciencia sobre los cambios.
- Garantizar una comunicación eficiente que se repita de forma consistente desde el nivel C hasta los gerentes senior:
- Establecimiento de canales de comunicación claros para la transmisión efectiva de las directrices de compliance.
- Realizar reuniones y formaciones periódicas en diferentes niveles jerárquicos para garantizar la coherencia.
- Facilitar la formación para todos los empleados en unidades regulares y fácilmente digeribles (microaprendizaje):
- Implementación de métodos de microaprendizaje para facilitar la formación continua de los empleados.
- Utilización de diversos formatos como vídeos, infografías y unidades de formación cortas para una óptima asimilación de la información.
- Uso de tecnologías eficaces para gestionar, documentar y reportar compliance digitalmente:
- Implementación de tecnologías que permitan la fácil transmisión de contenidos de compliance en diversos formatos.
- Provisión de herramientas para facilitar a los empleados la documentación y el reporte de las medidas de compliance.
- Creación de incentivos para motivar a los empleados y énfasis en la promoción de comportamientos positivos:
- Introducción de sistemas de incentivos que motiven a los empleados a seguir las directrices de compliance.
- Reconocimiento y recompensa por un comportamiento ejemplar en materia de compliance.
- Destacar la necesidad de la notificación de incidentes y la gestión de casos para rastrear y abordar la mala conducta y el comportamiento poco ético:
- Implementación de un sistema claro para la notificación de incidentes y una gestión de casos eficaz.
- Formación sobre la correcta aplicación del sistema de notificación de incidentes y el manejo adecuado de las infracciones éticas.
¿Cómo ayuda Nect?
¿Cómo puede el software apoyar los procesos de Compliance?
El software puede ayudar a las empresas a hacer que los procesos de compliance sean más eficientes y transparentes. Un software de compliance adecuado puede ayudar en la documentación, supervisión y gestión de políticas y procedimientos. También puede servir como herramienta para la formación de los empleados y permitir una fácil presentación de informes sobre las actividades de compliance.
El sector financiero y no financiero está obligado, según las disposiciones de la Ley de blanqueo de capitales, a establecer una gestión de compliance eficiente. Especialmente en el marco de la verificación de socios comerciales (KYC) y la identificación del beneficiario real, se recomienda encarecidamente la integración de software. La verificación manual conlleva un mayor potencial de error. Mediante la consulta y el procesamiento estructurado de datos, estos pueden analizarse con poco esfuerzo. Una aplicación correcta del software permite recopilar los documentos relevantes de forma auditable y con ahorro de tiempo.
