Tärkeimmät asiat lyhyesti
- KYC on prosessi, jossa varmennus on etusijalla.
- Rahanpesulain velvoitetut tahot ovat velvollisia noudattamaan KYC-vaatimuksia.
- Vaatimuksiin kuuluvat muun muassa sopimuskumppaneiden tunnistaminen, tosiasiallisen edunsaajan tunnistaminen sekä epäilyttävien tapausten ilmoittaminen.
Sisällysluettelo
Compliancen määritelmä
Compliance tarkoittaa kansallisten ja kansainvälisten lakien, säädösten ja standardien noudattamista. Yritysten on varmistettava tämä välttääkseen oikeudelliset seuraamukset. Noudattaminen vahvistaa asiakkaiden, sijoittajien ja muiden sidosryhmien luottamusta ja minimoi riskejä, kuten sakkoja ja mainehaittoja.
Sisäiset valvontajärjestelmät, jotka koostuvat ohjeistuksista, menettelyistä ja seurantamekanismeista, ovat ratkaisevassa asemassa noudattamisen varmistamisessa. Korruption vastaiset lait edistävät osaltaan läpinäkyviä liiketoimintakäytäntöjä.
Henkilötietojen suoja on toinen compliancen keskeinen osa-alue, erityisesti kyberrikollisuuden ja tietomurtojen yleistyessä. Yritysten on noudatettava tietosuojalainsäädäntöä ja otettava käyttöön asianmukaiset turvatoimet.
On tärkeää korostaa, että compliance ei koske vain suuria yrityksiä, vaan myös pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Yrityksen koosta riippumatta kaikkien yritysten on noudatettava voimassa olevia lakeja ja säädöksiä varmistaakseen pitkän aikavälin menestyksen ja kestävyyden.
Tehtävät ja oikeudelliset perusteet
Compliancen alaan kuuluvat tehtävät sisältävät ohjeistusten ja menettelyjen valvonnan, koulutuksen ja dokumentoinnin, jotta kaikki työntekijät ymmärtävät ja noudattavat voimassa olevia säädöksiä. Compliancen oikeudellisia perusteita ovat esimerkiksi kauppalaki ja tietosuojalaki.
Saksassa pörssiyhtiöiden lakisääteiset vaatimukset määrittelee Saksan Corporate Governance -koodeksi (DCGK), kun taas perheyritykset voivat soveltaa lievennettyjä sääntöjä, jotka on koottu Governance-koodeksiin.
On tärkeää huomata, että eri toimialoilla sovelletaan erilaisia vaatimuksia ja ohjeistuksia.
Korruption ehkäisy
Erikokoiset yritykset eri liiketoiminta-alueilla kohtaavat lukuisia lakeja ja compliance-ohjeistuksia. Kansainvälisten konsernien on noudatettava kaikkien toimintamaidensa markkinoiden säädöksiä, joista erityisesti Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) ja UK Bribery Act korostuvat sisältäen korruption ehkäisyyn tähtääviä toimenpiteitä.
Toimitusketjulaki
Euroopan ja kansallisella tasolla toimitusketjulaki (LkSG) tulee voimaan vuonna 2023 tavoitteenaan turvata ihmisoikeudet ja ympäristönsuojelu.
Rahanpesun ehkäisy
Lisäksi merkityksellisiä ovat EU:n rahanpesudirektiivit sekä rahanpesulaki (GwG). Nämä koskevat rahoituslaitoksia, asianajajia, veroneuvojia, notaareja ja useita muita tahoja. GwG edellyttää liikekumppaneiden tarkastamista (KYC) sekä sen dokumentointia.
ISO 37301
ISO 37301 määrittelee globaalisti standardoidun ja sertifioitavan compliance-hallintajärjestelmän (CMS) käyttöönoton sekä ilmiantajien suojelua koskevat ohjeistukset. Ilmiantajien suoja taataan EU-direktiivillä 2019/1937, jonka tarkoituksena on suojella heitä vastatoimilta, vaikka liittovaltion hallitus ei ole toistaiseksi saattanut direktiiviä voimaan kansallisella tasolla. Yritysten ei kuitenkaan tulisi enää vältellä tätä aihetta.
Compliancen käyttöönotto: haasteet ja ratkaisut
Compliancen käyttöönotto voi olla haastavaa, erityisesti suurissa yrityksissä, joilla on monimutkaisia rakenteita. Yksi tapa vastata tähän haasteeseen on kehittää selkeät ohjeistukset ja menettelyt sekä varmistaa, että kaikki työntekijät ymmärtävät ja noudattavat niitä.
Muita ratkaisuja compliance-haasteiden voittamiseksi ovat työntekijöiden säännöllinen koulutus, avoimen viestintäkulttuurin luominen sekä tehokkaan seuranta- ja raportointirakenteen käyttöönotto.
Työntekijöiden säännöllinen koulutus on olennainen osa onnistunutta compliancen käyttöönottoa. Koulutusten avulla työntekijät saavat tietoa voimassa olevista laeista, säädöksistä ja yrityksen sisäisistä ohjeistuksista. He oppivat tunnistamaan ja ilmoittamaan mahdollisista rikkomuksista. Lisäksi heille kerrotaan seuraamuksista, joita compliance-ohjeistusten noudattamatta jättämisestä voi aiheutua. Koulutukset voidaan toteuttaa lähitilaisuuksina, verkkokursseina tai koulutusmateriaalien avulla.
Avoin viestintäkulttuuri on myös ratkaisevan tärkeä onnistuneen compliancen käyttöönoton kannalta. Työntekijöiden tulisi tuntea olonsa turvalliseksi tuoda esiin huolenaiheita ja kysymyksiä compliance-asioihin liittyen. Tämä voidaan saavuttaa perustamalla anonyymi ilmoitusjärjestelmä tai järjestämällä säännöllisiä palautetilaisuuksia. Avoin viestintäkulttuuri edistää läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa sen, että yritys voi tunnistaa ja korjata mahdolliset compliance-rikkomukset varhaisessa vaiheessa.
Koulutusten ja avoimen viestintäkulttuurin lisäksi tehokkaan seuranta- ja raportointirakenteen käyttöönotto on erittäin tärkeää. Yrityksen tulisi luoda mekanismeja compliance-ohjeistusten noudattamisen valvomiseksi ja rikkomusten tunnistamiseksi. Tämä voidaan toteuttaa sisäisten auditointien, säännöllisten tarkastusten ja valvontatoimenpiteiden avulla. Lisäksi tulisi perustaa selkeät raportointikanavat, joiden kautta työntekijät voivat ilmoittaa mahdollisista rikkomuksista ilman pelkoa kielteisistä seuraamuksista.
Compliancen käyttöönotto on jatkuva prosessi, joka vaatii säännöllistä tarkastelua ja mukauttamista. Yritysten tulisi säännöllisesti tarkistaa compliance-strategiansa ja tarvittaessa päivittää sitä varmistaakseen, että se vastaa voimassa olevia lakisääteisiä vaatimuksia. Tehokkaan compliancen käyttöönoton avulla yritykset voivat vahvistaa asiakkaidensa ja liikekumppaneidensa luottamusta sekä pienentää oikeudenkäyntien ja mainehaittojen riskiä.
Kuka vastaa compliancesta?
Vastuu compliancesta on yleensä erillisellä compliance-osastolla tai compliance-vastaavalla. Heidän tehtävänään on valvoa säädösten noudattamista ja varmistaa, että kaikki työntekijät saavat asianmukaisen koulutuksen.
Miten standardeja voidaan asettaa?
Standardien määrittely on tärkeä vaihe compliancen käyttöönotossa. Yritykset voivat kehittää sisäisiä ohjeistuksia ja menettelyjä, jotka vastaavat voimassa olevia säädöksiä ja standardeja. On myös mahdollista hankkia ulkoisia standardeja, kuten ISO-sertifiointeja, tiettyjen normien noudattamisen osoittamiseksi.
Opas compliance-strategian laatimiseen
- Edistä tietoisuutta muuttuvista ohjeistuksista pitkän aikavälin riskien minimoimiseksi:
- Kannusta työntekijöitä pysymään jatkuvasti ajan tasalla voimassa olevista compliance-ohjeistuksista.
- Tarjoa koulutuksia ja säännöllisiä päivityksiä muutostietoisuuden lisäämiseksi.
- Varmista tehokas viestintä, joka toistuu johdonmukaisesti johtoportaasta ylemmälle keskijohdolle asti:
- Selkeiden viestintäkanavien luominen compliance-ohjeistusten tehokasta välittämistä varten
- Järjestä säännöllisiä kokouksia ja koulutuksia eri hierarkiatasoilla johdonmukaisuuden varmistamiseksi.
- Mahdollista koulutus kaikille työntekijöille säännöllisinä, helposti omaksuttavina kokonaisuuksina (mikro-oppiminen):
- Mikro-oppimismenetelmien käyttöönotto jatkuvan henkilöstökoulutuksen helpottamiseksi.
- Erilaisten formaattien, kuten videoiden, infografiikoiden ja lyhyiden koulutusjaksojen hyödyntäminen optimaalisen tiedonomaksumisen varmistamiseksi.
- Tehokkaiden teknologioiden käyttöönotto compliancen digitaaliseen hallintaan, dokumentointiin ja raportointiin:
- Sellaisten teknologioiden käyttöönotto, jotka mahdollistavat compliance-sisältöjen vaivattoman jakamisen eri formaateissa.
- Työkalujen tarjoaminen, jotka helpottavat työntekijöiden compliance-toimenpiteiden dokumentointia ja raportointia.
- Kannustimien luominen työntekijöiden motivoimiseksi ja myönteisen käyttäytymisen edistämisen korostaminen:
- Kannustinjärjestelmien käyttöönotto, jotka motivoivat työntekijöitä noudattamaan compliance-ohjeistuksia.
- Esimerkillisen compliance-käyttäytymisen tunnustaminen ja palkitseminen.
- Korosta väärinkäytösten ja epäeettisen käyttäytymisen seuraamiseksi ja käsittelemiseksi tarvittavaa ilmoitus- ja tapauskäsittelyä:
- Selkeän järjestelmän käyttöönotto vikailmoitusten raportointia ja tehokasta tapauskäsittelyä varten.
- Koulutukset ilmoitusjärjestelmän asianmukaisesta käytöstä ja eettisten rikkomusten asianmukaisesta käsittelystä.
Miten Nect auttaa?
Miten ohjelmisto voi tukea compliance-prosesseja?
Ohjelmisto voi auttaa yrityksiä tekemään compliance-prosesseista tehokkaampia ja läpinäkyvämpiä. Sopiva compliance-ohjelmisto voi avustaa ohjeistusten ja menettelyjen dokumentoinnissa, valvonnassa ja hallinnassa. Se voi myös toimia apuvälineenä työntekijöiden koulutuksessa ja mahdollistaa compliance-toiminnan vaivattoman raportoinnin.
Rahoitus- ja muiden kuin rahoitusalan toimijoiden on rahanpesulain säännösten mukaisesti otettava käyttöön tehokas compliance-hallinta. Erityisesti liikekumppaneiden tarkastamisen (KYC) ja tosiasiallisen edunsaajan tunnistamisen yhteydessä ohjelmiston käyttöä suositellaan voimakkaasti. Manuaalinen tarkastus sisältää tässä kohonneen virhemahdollisuuden. Tietojen kyselyn ja jäsennellyn käsittelyn avulla ne voidaan analysoida vähällä vaivalla. Ohjelmiston oikea käyttö mahdollistaa olennaisten asiakirjojen kokoamisen tarkastuskelpoisesti ja aikaa säästäen.
