L’essentiel en bref
- Le KYC est un processus où la vérification est primordiale.
- Les assujettis à la loi sur le blanchiment d’argent sont tenus de respecter les obligations KYC.
- Parmi les exigences figurent notamment l’identification des partenaires contractuels, l’identification du bénéficiaire effectif et la déclaration des cas suspects.
Sommaire
Définition de la conformité
La compliance désigne le respect des lois, règlements et normes nationaux et internationaux. Les entreprises doivent s’y conformer afin d’éviter des conséquences juridiques. Ce respect renforce la confiance des clients, investisseurs et autres parties prenantes, et réduit des risques tels que les amendes et les atteintes à la réputation.
Les systèmes de contrôle interne, composés de politiques, de procédures et de mécanismes de surveillance, sont essentiels pour garantir la conformité. Les lois anti-corruption jouent un rôle important à cet égard en favorisant des pratiques commerciales transparentes.
La protection des données personnelles est un autre aspect clé de la conformité, en particulier face à la cybercriminalité et aux violations de données. Les entreprises doivent respecter les lois sur la protection des données et mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées.
Il est important de souligner que la conformité est pertinente non seulement pour les grandes entreprises, mais aussi pour les petites et moyennes entreprises. Indépendamment de leur taille, toutes les entreprises doivent respecter les lois et réglementations applicables pour assurer leur succès et leur durabilité à long terme.
Tâches et bases légales
Les tâches liées à la conformité comprennent la surveillance, la formation et la documentation des politiques et procédures afin de garantir que tous les employés comprennent et respectent les réglementations applicables. Les bases légales de la conformité sont, par exemple, le Code de commerce ou la loi sur la protection des données.
Pour les entreprises cotées en bourse en Allemagne, le Code allemand de gouvernance d’entreprise (DCGK) fixe les exigences légales, tandis que les entreprises familiales peuvent s’appuyer sur des règles allégées, résumées dans le code de gouvernance.
Il est important de noter que des exigences et des directives différentes s’appliquent à diverses industries.
Prévention de la corruption
Les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs sont confrontées à une multitude de lois et de règles de compliance. Les groupes internationaux doivent se conformer aux réglementations de tous les marchés sur lesquels ils opèrent, parmi lesquelles le Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) et le UK Bribery Act se distinguent particulièrement et prévoient des mesures de prévention de la corruption.
Loi sur le devoir de vigilance dans la chaîne d’approvisionnement
Au niveau européen et national, la loi sur le devoir de vigilance dans la chaîne d’approvisionnement (LkSG) entrera en vigueur à partir de 2023, visant à garantir le respect des droits humains et la protection de l’environnement.
Prévention du blanchiment d’argent
S’ajoutent à cela des réglementations telles que les directives européennes anti-blanchiment et la loi allemande sur le blanchiment d’argent (GwG). Sont concernés les établissements financiers, avocats, conseillers fiscaux, notaires et bien d’autres. Le GwG exige la vérification des partenaires commerciaux (KYC) ainsi que sa documentation.
ISO 37301
La norme ISO 37301 établit la mise en place d’un système de management de la compliance (CMS) standardisé et certifiable à l’échelle mondiale, ainsi que des directives en matière de lancement d’alerte. La protection des lanceurs d’alerte est garantie par la directive européenne 2019/1937, qui vise à les protéger contre les représailles, même si sa transposition au niveau national par le gouvernement fédéral se fait encore attendre. Les entreprises ne devraient toutefois plus se soustraire à ce sujet.
Mise en œuvre de la compliance : défis et solutions
La mise en œuvre de la compliance peut représenter un défi, en particulier dans les grandes entreprises aux structures complexes. Une façon de relever ce défi consiste à élaborer des directives et procédures claires et à veiller à ce que tous les collaborateurs les comprennent et les respectent.
D’autres solutions permettent de relever les défis liés à la compliance : la formation régulière des collaborateurs, la création d’une culture de communication ouverte et la mise en place d’une structure de surveillance et de reporting efficace.
La formation régulière des collaborateurs est un élément essentiel d’une mise en œuvre réussie de la compliance. Grâce aux formations, les collaborateurs sont informés des lois, réglementations et directives internes en vigueur. Ils apprennent à identifier et à signaler d’éventuelles infractions. Ils sont par ailleurs informés des conséquences encourues en cas de non-respect des directives de compliance. Les formations peuvent prendre la forme de sessions en présentiel, de cours en ligne ou de supports pédagogiques.
Une culture de communication ouverte est également essentielle à la réussite de la mise en œuvre de la compliance. Les collaborateurs doivent se sentir en confiance pour exprimer leurs préoccupations et poser des questions liées aux sujets de compliance. Cela peut être facilité par la mise en place d’un système de signalement anonyme ou par des séances de retour d’expérience régulières. Une culture de communication ouverte favorise la transparence et permet à l’entreprise de détecter et de corriger rapidement d’éventuels manquements à la compliance.
Outre les formations et une culture de communication ouverte, la mise en place d’une structure de surveillance et de reporting efficace revêt une grande importance. L’entreprise doit instaurer des mécanismes permettant de surveiller le respect des directives de compliance et d’identifier les infractions. Cela peut se faire par le biais d’audits internes, de contrôles réguliers et de mesures de surveillance. Par ailleurs, des canaux de signalement clairs doivent être mis en place afin que les collaborateurs puissent signaler d’éventuelles infractions sans craindre de subir des conséquences négatives.
La mise en œuvre de la compliance est un processus continu qui exige une vérification et une adaptation constantes. Les entreprises doivent revoir régulièrement leur stratégie de compliance et l’actualiser si nécessaire, afin de garantir sa conformité aux exigences légales en vigueur. Une mise en œuvre efficace de la compliance permet aux entreprises de renforcer la confiance de leurs clients et partenaires commerciaux, tout en réduisant les risques de litiges et d’atteintes à la réputation.
Qui est responsable de la compliance ?
La responsabilité de la compliance incombe généralement à un service dédié ou à un responsable de la compliance. Leur mission consiste à surveiller le respect des réglementations et à veiller à ce que tous les collaborateurs reçoivent la formation adéquate.
Comment établir des normes ?
L’établissement de normes constitue une étape essentielle de la mise en œuvre de la compliance. Les entreprises peuvent élaborer des directives et procédures internes conformes aux réglementations et normes en vigueur. Il est également possible d’obtenir des certifications externes, telles que les certifications ISO, afin de démontrer le respect de certaines normes.
Guide pour une stratégie de compliance
- Favoriser la sensibilisation à l’évolution des directives afin de réduire les risques à long terme :
- Encourager les collaborateurs à s’informer en continu sur les directives de compliance actuelles.
- Proposer des formations et des mises à jour régulières afin de sensibiliser aux évolutions.
- Garantir une communication efficace, relayée de manière cohérente du C-level jusqu’aux cadres supérieurs :
- Mise en place de canaux de communication clairs pour la diffusion efficace des directives de compliance
- Organiser des réunions et des formations régulières à différents niveaux hiérarchiques afin de garantir la cohérence.
- Permettre une formation accessible à tous les collaborateurs, dispensée par unités régulières et faciles à assimiler (microlearning) :
- Mise en œuvre de méthodes de microlearning pour faciliter la formation continue des collaborateurs.
- Utilisation de différents formats tels que vidéos, infographies et courtes sessions de formation pour une assimilation optimale des informations.
- Recours à des technologies efficaces pour gérer, documenter et reporter la compliance de manière digitale :
- Mise en œuvre de technologies permettant une diffusion simple des contenus de compliance sous différents formats.
- Mise à disposition d’outils facilitant la documentation et le reporting des mesures de compliance par les collaborateurs.
- Création d’incitations pour motiver les collaborateurs et mise en avant de l’encouragement des comportements positifs :
- Mise en place de systèmes incitatifs motivant les collaborateurs à respecter les directives de compliance.
- Reconnaissance et récompense des comportements exemplaires en matière de compliance.
- Souligner la nécessité du signalement des incidents et de la gestion des dossiers afin de suivre et de traiter les fautes et comportements contraires à l’éthique :
- Mise en place d’un système clair de reporting des incidents et d’une gestion efficace des dossiers.
- Formations sur l’utilisation correcte du système de signalement des incidents et sur la gestion adéquate des manquements à l’éthique.
Comment Nect aide-t-il ?
Comment un logiciel peut-il soutenir les processus de compliance ?
Un logiciel peut aider les entreprises à rendre leurs processus de compliance plus efficaces et plus transparents. Un logiciel de compliance adapté peut faciliter la documentation, la surveillance et la gestion des directives et procédures. Il peut également servir d’outil pour la formation des collaborateurs et permettre un reporting simplifié des activités de compliance.
Conformément aux dispositions de la loi sur le blanchiment d’argent, les secteurs financier et non financier sont tenus de mettre en place une gestion efficace de la compliance. Dans le cadre notamment de la vérification des partenaires commerciaux (KYC) et de l’identification du bénéficiaire effectif, l’intégration d’un logiciel est vivement recommandée. La vérification manuelle comporte ici un risque d’erreur accru. Grâce à la collecte et au traitement structuré des données, celles-ci peuvent être analysées avec un minimum d’effort. Une utilisation adéquate du logiciel permet de rassembler les documents pertinents de manière sécurisée sur le plan de la révision et économe en temps.
