I punti chiave in breve
- Il KYC è un processo in cui la verifica occupa il primo posto.
- I soggetti obbligati ai sensi della legge antiriciclaggio sono tenuti a rispettare le disposizioni KYC.
- Tra i requisiti rientrano, tra l’altro, l’identificazione delle controparti contrattuali, l’identificazione del titolare effettivo e la segnalazione di casi sospetti.
Indice
Definizione di compliance
La compliance si riferisce al rispetto delle leggi, delle normative e degli standard nazionali e internazionali. Le aziende devono garantirlo per evitare conseguenze legali. Il rispetto delle normative rafforza la fiducia di clienti, investitori e altri stakeholder e riduce al minimo rischi come sanzioni pecuniarie e danni alla reputazione.
I sistemi di controllo interno, costituiti da linee guida, procedure e meccanismi di monitoraggio, sono fondamentali per garantire la conformità. Le leggi anticorruzione svolgono un ruolo importante in questo contesto, promuovendo pratiche commerciali trasparenti.
La protezione dei dati personali è un altro aspetto chiave della compliance, in particolare alla luce della criminalità informatica e delle violazioni dei dati. Le aziende devono rispettare le leggi sulla protezione dei dati e implementare misure di sicurezza adeguate.
È importante sottolineare che la compliance non riguarda solo le grandi aziende, ma anche le piccole e medie imprese. Indipendentemente dalle loro dimensioni, tutte le aziende devono rispettare le leggi e le normative vigenti per garantire successo e sostenibilità a lungo termine.
Compiti e basi giuridiche
I compiti nell’ambito della compliance comprendono il monitoraggio, la formazione e la documentazione di linee guida e procedure, al fine di garantire che tutti i dipendenti comprendano e rispettino le normative vigenti. Le basi giuridiche della compliance sono, ad esempio, il Codice di commercio tedesco o la legge sulla protezione dei dati.
Per le società quotate in borsa in Germania, il Codice tedesco di governance aziendale (DCGK) stabilisce i requisiti legali, mentre le aziende familiari possono fare riferimento a disposizioni attenuate, riassunte nel Codice di governance.
È importante tenere presente che per i vari settori si applicano disposizioni e linee guida differenti.
Prevenzione della corruzione
Le aziende di diverse dimensioni e settori si trovano ad affrontare una molteplicità di leggi e linee guida di compliance. Le multinazionali devono rispettare le normative di tutti i mercati in cui operano, tra cui spiccano in particolare il Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) e lo UK Bribery Act, che includono misure di prevenzione della corruzione.
Legge sulla catena di approvvigionamento
A livello europeo e nazionale, a partire dal 2023 entrerà in vigore la legge sulla catena di approvvigionamento (LkSG), finalizzata a garantire il rispetto dei diritti umani e la tutela dell’ambiente.
Prevenzione del riciclaggio di denaro
Inoltre, rivestono importanza normative come le direttive UE antiriciclaggio e la legge antiriciclaggio (GwG). Ne sono interessati istituti finanziari, avvocati, consulenti fiscali, notai e molti altri. Il GwG richiede la verifica dei partner commerciali (KYC) e la relativa documentazione.
ISO 37301
La norma ISO 37301 stabilisce l’introduzione di un sistema di gestione della compliance (CMS) standardizzato a livello globale e certificabile, nonché di linee guida per il whistleblowing. La tutela dei whistleblower è garantita dalla direttiva UE 2019/1937, volta a proteggere dalle ritorsioni, anche se finora il governo federale non ne ha recepito l’attuazione a livello nazionale. Le aziende, tuttavia, non dovrebbero più sottrarsi a questo tema.
Implementazione della compliance: sfide e soluzioni
L’implementazione della compliance può rappresentare una sfida, in particolare nelle grandi aziende con strutture complesse. Un modo per affrontare questa sfida consiste nello sviluppare linee guida e procedure chiare e nell’assicurarsi che tutti i dipendenti le comprendano e le rispettino.
Ulteriori soluzioni per affrontare le sfide della compliance sono la formazione regolare dei dipendenti, la creazione di una cultura della comunicazione aperta e l’implementazione di una struttura efficace di monitoraggio e reporting.
La formazione regolare dei dipendenti è una componente fondamentale di un’implementazione di compliance efficace. Attraverso la formazione, i dipendenti vengono informati sulle leggi, le normative e le linee guida aziendali vigenti. Imparano a riconoscere e segnalare potenziali violazioni. Inoltre, vengono informati sulle conseguenze a cui si va incontro in caso di mancato rispetto delle linee guida di compliance. La formazione può avvenire sotto forma di eventi in presenza, corsi online o materiale didattico.
Anche una cultura della comunicazione aperta è determinante per un’implementazione di successo della compliance. I dipendenti dovrebbero sentirsi liberi di esprimere dubbi e domande relative a temi di compliance. Ciò può essere ottenuto attraverso l’istituzione di un sistema anonimo di segnalazione o tramite sessioni di feedback regolari. Una cultura della comunicazione aperta promuove la trasparenza e consente all’azienda di individuare e correggere tempestivamente potenziali violazioni della compliance.
Oltre alla formazione e a una cultura della comunicazione aperta, è di grande importanza l’implementazione di una struttura efficace di monitoraggio e reporting. L’azienda dovrebbe stabilire meccanismi per monitorare il rispetto delle linee guida di compliance e identificare le violazioni. Ciò può avvenire tramite audit interni, verifiche regolari e misure di monitoraggio. Inoltre, dovrebbero essere stabiliti canali di reporting chiari, in modo che i dipendenti possano segnalare potenziali violazioni senza timore di subire conseguenze negative.
L’implementazione della compliance è un processo continuo che richiede verifiche e adeguamenti costanti. Le aziende dovrebbero rivedere regolarmente la propria strategia di compliance e aggiornarla, se necessario, per garantire che soddisfi i requisiti legali attuali. Un’implementazione efficace della compliance consente alle aziende di rafforzare la fiducia dei propri clienti e partner commerciali e di ridurre il rischio di controversie legali e danni alla reputazione.
Chi è responsabile della compliance?
La responsabilità della compliance spetta generalmente a un reparto dedicato o a un responsabile della compliance. Il loro compito è monitorare il rispetto delle normative e garantire che tutti i dipendenti ricevano una formazione adeguata.
Come si possono stabilire gli standard?
La definizione di standard è un passo importante nell’implementazione della compliance. Le aziende possono sviluppare linee guida e procedure interne conformi alle normative e agli standard vigenti. È anche possibile acquisire standard esterni, come certificazioni ISO, per dimostrare la conformità a determinate norme.
Linee guida per una strategia di compliance
- Promuovere la sensibilizzazione verso linee guida in continua evoluzione, per ridurre al minimo i rischi a lungo termine:
- Incoraggiare i dipendenti a informarsi costantemente sulle linee guida di compliance attuali.
- Fornire formazione e aggiornamenti regolari per creare consapevolezza sui cambiamenti.
- Garantire una comunicazione efficiente, ripetuta in modo coerente dal livello C-level fino ai senior manager:
- Istituzione di canali di comunicazione chiari per la trasmissione efficace delle linee guida di compliance
- Svolgere riunioni e formazioni regolari a vari livelli gerarchici per garantire coerenza.
- Rendere possibile la formazione per tutti i dipendenti, articolata in unità regolari e facilmente assimilabili (microlearning):
- Implementazione di metodi di microlearning per agevolare la formazione continua dei dipendenti.
- Utilizzo di formati diversi come video, infografiche e brevi unità formative per un’assimilazione ottimale delle informazioni.
- Impiego di tecnologie efficaci per gestire, documentare e segnalare la compliance in formato digitale:
- Implementazione di tecnologie che consentano la facile trasmissione dei contenuti di compliance in vari formati.
- Messa a disposizione di strumenti per facilitare ai dipendenti la documentazione e il reporting delle misure di compliance.
- Creazione di incentivi per motivare i dipendenti e valorizzazione della promozione di comportamenti positivi:
- Introduzione di sistemi di incentivazione che motivino i dipendenti a seguire le linee guida di compliance.
- Riconoscimento e premiazione per un comportamento esemplare in materia di compliance.
- Sottolineare la necessità dell’incident reporting e del case management per monitorare e gestire comportamenti scorretti e non etici:
- Implementazione di un sistema chiaro per il reporting degli incidenti e un case management efficace.
- Formazione sul corretto utilizzo del sistema di incident reporting e sulla gestione adeguata delle violazioni etiche.
Come aiuta Nect?
In che modo il software può supportare i processi di compliance?
Il software può aiutare le aziende a rendere i processi di compliance più efficienti e trasparenti. Un software di compliance adeguato può essere d’aiuto nella documentazione, nel monitoraggio e nella gestione di linee guida e procedure. Può inoltre fungere da strumento per la formazione dei dipendenti e consentire un reporting semplice delle attività di compliance.
Il settore finanziario e non finanziario è tenuto, ai sensi delle disposizioni della legge antiriciclaggio, a istituire una gestione efficiente della compliance. In particolare, nell’ambito della verifica dei partner commerciali (KYC) e dell’identificazione del titolare effettivo, si raccomanda vivamente l’integrazione di software. Il controllo manuale comporta qui un maggiore rischio di errore. Grazie all’interrogazione e all’elaborazione strutturata dei dati, questi possono essere analizzati con un impegno minimo. Un corretto impiego del software consente di raccogliere i documenti rilevanti in modo sicuro ai fini della revisione e con un notevole risparmio di tempo.
