Najdôležitejšie v skratke
- KYC je proces, pri ktorom je verifikácia na prvom mieste.
- Povinné osoby podľa zákona o praní špinavých peňazí sú povinné dodržiavať predpisy KYC.
- Medzi požiadavky patrí okrem iného identifikácia zmluvných partnerov, identifikácia skutočného vlastníka a oznamovanie podozrivých prípadov.
Obsah
Definícia Compliance
Compliance sa vzťahuje na dodržiavanie národných a medzinárodných zákonov, predpisov a noriem. Podniky to musia zabezpečiť, aby sa vyhli právnym dôsledkom. Dodržiavanie posilňuje dôveru zákazníkov, investorov a iných zainteresovaných strán a minimalizuje riziká, ako sú pokuty a poškodenie reputácie.
Interné kontrolné systémy, pozostávajúce zo smerníc, postupov a monitorovacích mechanizmov, sú kľúčové pre zabezpečenie dodržiavania. Zákony proti korupcii zohrávajú pritom dôležitú úlohu tým, že podporujú transparentné obchodné praktiky.
Ochrana osobných údajov je ďalším kľúčovým aspektom compliance, najmä vzhľadom na kyberkriminalitu a úniky dát. Podniky musia dodržiavať zákony o ochrane údajov a implementovať primerané bezpečnostné opatrenia.
Je dôležité zdôrazniť, že compliance je dôležitá nielen pre veľké, ale aj pre malé a stredné podniky. Bez ohľadu na ich veľkosť musia všetky podniky dodržiavať platné zákony a predpisy, aby si zabezpečili dlhodobý úspech a udržateľnosť.
Úlohy a právne základy
Úlohy v oblasti compliance zahŕňajú monitorovanie, školenie a dokumentáciu smerníc a postupov, aby sa zabezpečilo, že všetci zamestnanci rozumejú a dodržiavajú platné predpisy. Právnymi základmi pre compliance sú napríklad Obchodný zákonník alebo Zákon o ochrane údajov.
Pre spoločnosti kótované na burze v Nemecku stanovuje Nemecký kódex správy a riadenia spoločností (DCGK) zákonné požiadavky, zatiaľ čo rodinné podniky môžu využívať zmiernené predpisy, ktoré sú zhrnuté v Kódexe správy a riadenia.
Dôležité je poznamenať, že pre rôzne odvetvia platia odlišné požiadavky a smernice.
Prevencia korupcie
Podniky rôznych veľkostí a obchodných oblastí čelia množstvu zákonov a smerníc compliance. Medzinárodné koncerny musia dodržiavať predpisy všetkých trhov, na ktorých pôsobia, pričom Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) a UK Bribery Act sú obzvlášť významné a zahŕňajú opatrenia na prevenciu korupcie.
Zákon o dodávateľských reťazcoch
Na európskej a národnej úrovni nadobudne od roku 2023 účinnosť Zákon o dodávateľských reťazcoch (LkSG), ktorého cieľom je zabezpečiť ľudské práva a ochranu životného prostredia.
Prevencia prania špinavých peňazí
Okrem toho sú dôležité aj nariadenia ako smernice EÚ o boji proti praniu špinavých peňazí a Zákon o praní špinavých peňazí (GwG). Týka sa to finančných inštitúcií, právnikov, daňových poradcov, notárov a mnohých ďalších. GwG vyžaduje preverovanie obchodných partnerov (KYC) a jeho dokumentáciu.
ISO 37301
ISO 37301 stanovuje zavedenie globálne štandardizovaného a certifikovateľného systému riadenia compliance (CMS), ako aj smernice pre oznamovanie protispoločenskej činnosti. Ochrana oznamovateľov je zabezpečená smernicou EÚ 2019/1937, ktorá má chrániť pred represáliami, aj keď jej implementácia na národnej úrovni zo strany spolkovej vlády doteraz chýbala. Podniky by sa však tejto téme už nemali vyhýbať.
Implementácia Compliance: Výzvy a riešenia
Implementácia compliance môže byť výzvou, najmä vo veľkých podnikoch s komplexnými štruktúrami. Jedným zo spôsobov, ako túto výzvu zvládnuť, je vypracovať jasné smernice a postupy a zabezpečiť, aby ich všetci zamestnanci chápali a dodržiavali.
Ďalšími riešeniami na zvládnutie výziev v oblasti compliance sú pravidelné školenia zamestnancov, vytvorenie otvorenej komunikačnej kultúry a implementácia efektívnej štruktúry monitorovania a podávania správ.
Pravidelné školenia zamestnancov sú dôležitou súčasťou úspešnej implementácie compliance. Prostredníctvom školení sú zamestnanci informovaní o platných zákonoch, predpisoch a firemných smerniciach. Učia sa, ako rozpoznať a nahlásiť potenciálne porušenia. Okrem toho sú informovaní o dôsledkoch, ktoré hrozia pri nedodržaní smerníc compliance. Školenia sa môžu uskutočňovať formou prezenčných podujatí, online kurzov alebo školiacich materiálov.
Otvorená komunikačná kultúra je tiež kľúčová pre úspešnú implementáciu compliance. Zamestnanci by sa mali cítiť bezpečne pri vyjadrovaní obáv a otázok súvisiacich s témami compliance. To sa dá dosiahnuť zriadením anonymného systému oznamovania alebo pravidelnými stretnutiami na získanie spätnej väzby. Otvorená komunikačná kultúra podporuje transparentnosť a umožňuje podniku včas rozpoznať a odstrániť potenciálne porušenia compliance.
Okrem školení a otvorenej komunikačnej kultúry je veľmi dôležitá implementácia efektívnej štruktúry monitorovania a podávania správ. Podnik by mal zaviesť mechanizmy na monitorovanie dodržiavania smerníc compliance a identifikáciu porušení. To sa dá dosiahnuť prostredníctvom interných auditov, pravidelných kontrol a monitorovacích opatrení. Okrem toho by mali byť zriadené jasné cesty podávania správ, aby zamestnanci mohli nahlásiť potenciálne porušenia bez obáv z negatívnych dôsledkov.
Implementácia compliance je nepretržitý proces, ktorý si vyžaduje neustále preverovanie a prispôsobovanie. Podniky by mali pravidelne prehodnocovať a v prípade potreby aktualizovať svoju stratégiu compliance, aby zabezpečili, že zodpovedá aktuálnym právnym požiadavkám. Efektívnou implementáciou compliance môžu podniky posilniť dôveru svojich zákazníkov a obchodných partnerov a znížiť riziko súdnych sporov a poškodenia reputácie.
Kto je zodpovedný za Compliance?
Zodpovednosť za compliance zvyčajne spočíva na špeciálnom oddelení compliance alebo na poverenom pracovníkovi pre compliance. Títo majú za úlohu monitorovať dodržiavanie predpisov a zabezpečiť, aby boli všetci zamestnanci primerane vyškolení.
Ako možno nastaviť štandardy?
Stanovenie štandardov je dôležitým krokom pri implementácii compliance. Podniky môžu vypracovať interné smernice a postupy, ktoré zodpovedajú platným predpisom a štandardom. Je tiež možné získať externé certifikácie, ako sú certifikácie ISO, na preukázanie dodržiavania určitých noriem.
Sprievodca stratégiou Compliance
- Podporovať citlivosť na meniace sa smernice s cieľom minimalizovať riziká z dlhodobého hľadiska:
- Povzbudzovať zamestnancov, aby sa neustále informovali o aktuálnych smerniciach compliance.
- Poskytovať školenia a pravidelné aktualizácie na zvýšenie povedomia o zmenách.
- Zabezpečiť efektívnu komunikáciu, ktorá sa dôsledne opakuje od C-úrovne až po senior manažérov:
- Zriadenie jasných komunikačných kanálov pre efektívne šírenie smerníc compliance.
- Pravidelné stretnutia a školenia na rôznych hierarchických úrovniach na zabezpečenie konzistentnosti.
- Umožniť vzdelávanie pre všetkých zamestnancov, ktoré prebieha v pravidelných, ľahko stráviteľných jednotkách (mikroučenie):
- Implementácia metód mikroučenia na uľahčenie nepretržitého vzdelávania zamestnancov.
- Využívanie rôznych formátov, ako sú videá, infografiky a krátke školiace jednotky pre optimálne prijímanie informácií.
- Používanie efektívnych technológií na digitálne riadenie, dokumentovanie a vykazovanie compliance:
- Implementácia technológií, ktoré umožňujú jednoduché šírenie obsahu compliance v rôznych formátoch.
- Poskytovanie nástrojov na uľahčenie dokumentácie a vykazovania opatrení compliance pre zamestnancov.
- Vytváranie stimulov na motiváciu zamestnancov a zdôrazňovanie podpory pozitívneho správania:
- Zavedenie motivačných systémov, ktoré motivujú zamestnancov k dodržiavaniu smerníc compliance.
- Uznanie a odmena za príkladné správanie s ohľadom na compliance.
- Zdôrazňovať potrebu Incident Reporting a Case Management na sledovanie a riešenie nesprávneho a neetického správania:
- Implementácia jasného systému pre nahlasovanie incidentov a efektívne riadenie prípadov.
- Školenia o správnom používaní systému nahlasovania incidentov a o primeranom zaobchádzaní s etickými porušeniami.
Ako pomáha Nect?
Ako môže softvér podporiť procesy Compliance?
Softvér môže podnikom pomôcť zefektívniť a sprehľadniť procesy compliance. Vhodný softvér pre compliance môže pomôcť pri dokumentácii, monitorovaní a správe smerníc a postupov. Môže tiež slúžiť ako pomôcka pri školení zamestnancov a umožniť jednoduché vykazovanie aktivít compliance.
Finančný a nefinančný sektor je podľa ustanovení Zákona o praní špinavých peňazí povinný zaviesť efektívne riadenie compliance. Najmä v rámci preverovania obchodných partnerov (KYC) a identifikácie skutočného vlastníka sa naliehavo odporúča integrácia softvéru. Manuálne preverovanie tu prináša zvýšený potenciál chýb. Prostredníctvom dopytovania a štruktúrovaného spracovania dát je možné ich analyzovať s nízkymi nákladmi. Správne používanie softvéru umožňuje zostaviť relevantné dokumenty s auditovateľnosťou a časovou úsporou.
