De witwasfunctionaris (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) speelt een centrale rol in de compliance-structuur van een onderneming om de naleving van de witwaswetgeving te waarborgen. De noodzaak tot het aanstellen van een witwasfunctionaris vloeit voort uit de Geldwäschegesetz (GwG), die bepaalt onder welke omstandigheden ondernemingen verplicht zijn deze positie in te vullen.
Dit artikel streeft ernaar licht te werpen op deze complexe materie door belangrijke vragen met betrekking tot de verplichtingen, taken en de positie van de witwasfunctionaris te verhelderen, en biedt praktische tips evenals inzichten uit de praktijkervaring.
De belangrijkste punten in het kort
- Plicht tot aanstelling van een witwasfunctionaris: Ondernemingen zoals krediet- en financiële instellingen, verzekeraars, beleggingsinstellingen en bepaalde beroepsgroepen zoals advocaten en belastingadviseurs met meer dan 30 beroepsbeoefenaren zijn wettelijk verplicht een witwasfunctionaris aan te stellen. Deze regeling dient ter preventie van witwassen en terrorismefinanciering en specificeert de noodzaak van een dergelijke positie afhankelijk van de sector en de omvang.
- Taken en rechten van de witwasfunctionaris: De witwasfunctionaris is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van maatregelen ter voorkoming van witwassen, inclusief het opstellen van risicoanalyses, de ontwikkeling van interne richtlijnen en de doorlopende monitoring. Hij beschikt over verregaande toegangsrechten tot interne informatie en moet worden uitgerust met de vereiste middelen om zijn taken effectief te kunnen vervullen, inclusief het recht op vakinhoudelijke bijscholing en de verstrekking van noodzakelijke arbeidsmiddelen.
- Bescherming en kwalificatie van de witwasfunctionaris: De witwasfunctionaris geniet wettelijke ontslagbescherming en mag in de arbeidsverhouding niet worden benadeeld, in het bijzonder niet vanwege de uitoefening van zijn werkzaamheden.
Inhoudsopgave
Wie heeft een witwasfunctionaris nodig?
Conform § 6 lid 2 nummer 2 van de Duitse witwaswet (GwG) wordt de aanstelling van een witwasfunctionaris en diens plaatsvervanger beschouwd als een essentiële interne beschermingsmaatregel ter preventie van witwassen. Verder specificeert § 7 lid 3 GwG deze verplichting per sector.
Plicht tot aanstelling van een witwasfunctionaris:
- Krediet- en financiële instellingen,
- Betalings- en financieringsondernemingen
- Verzekeraars
- Beleggingsinstellingen
- Organisatoren en bemiddelaars van kansspelen
Onder omstandigheden verplicht:
- Advocaten vanaf >30 beroepsbeoefenaren of beroepsbeoefenaren van beroepen die in maatschapsverband mogen worden uitgeoefend.
- Belastingadviseurs vanaf >30 beroepsbeoefenaren of beroepsbeoefenaren van beroepen die in maatschapsverband mogen worden uitgeoefend.
- Accountants vanaf >30 accountants/beëdigde boekhouders of leden van beroepsgroepen waarmee het beroep van accountant/beëdigd boekhouder conform §44b lid 1 WPO gezamenlijk mag worden uitgeoefend.
- Voor handelaren in goederen (handel in hoogwaardige goederen zoals bijvoorbeeld auto’s, sieraden, horloges, edelstenen en edelmetalen), makelaars in onroerend goed, verzekeringstussenpersonen en trustees vloeit de verplichting tot het aanstellen van een witwasfunctionaris pas voort uit een expliciete aanwijzing van de respectievelijk bevoegde toezichthouder, waardoor er geen algemene aanstellingsplicht bestaat. Het is derhalve aan de betrokken beroepsgroepen om individueel de standpunten van hun toezichthouder te achterhalen, waarbij dergelijke aanwijzingen steeds op de websites van de autoriteiten raadpleegbaar zijn.
Niet verplicht:
- Notarissen, omdat de organisatiestructuur van notariskantoren gecentreerd is rond de notaris en alleen notarissen, en niet de medewerkers, naar buiten toe witwasrelevante handelingen verrichten.
De taken van een witwasfunctionaris
De verantwoordelijkheidsgebieden van de witwasfunctionaris omvatten de ontwikkeling en continue verbetering van maatregelen ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Hiertoe behoren in het bijzonder:
- Opstellen en bijhouden van ondernemingsspecifieke risicoanalyses:
Het vervaardigen en regelmatig actualiseren van een op de onderneming toegesneden risicoanalyse is essentieel. - Ontwikkeling van interne richtlijnen:
De witwasfunctionaris ontwikkelt en actualiseert interne voorschriften en processen die de preventie van witwassen en terrorismefinanciering ondersteunen. Dit omvat onder meer werkinstructies en de implementatie van adequate controlesystemen. - Integratie in de bedrijfsorganisatie:
De functionaris dient te worden betrokken bij de vormgeving en verdere ontwikkeling van alle interne organisatie- en werkrichtlijnen, voor zover deze relevant zijn voor de naleving van de voorschriften tegen witwassen en terrorismefinanciering. - Etablering van duidelijke rapportagelijnen:
Voor een efficiënte communicatie en besluitvorming dienen eenduidige rapportagestructuren te worden gecreëerd. - Doorlopende monitoring:
Middels risicogebaseerde controles dient de adequaatheid en effectiviteit van de ingestelde procedures en beveiligingssystemen voortdurend te worden gecontroleerd. - Afhandeling van verdachte gevallen:
In het geval van een vermoeden van witwassen of terrorismefinanciering onderzoekt de witwasfunctionaris de situatie en stuurt hij eventueel meldingen door naar de Financial Intelligence Unit (FIU). Bovendien beslist hij over de voortzetting van zakelijke relaties. - Communicatie met het management:
Bij geconstateerde gebreken in de beveiligingsmaatregelen informeert de functionaris het management en stelt hij correcties voor. Afwijkingen van zijn aanbevelingen dienen te worden gedocumenteerd. - Scholing van medewerkers:
De witwasfunctionaris organiseert trainingen en informeert de werknemers over hun plichten ter voorkoming van witwassen en terrorismefinanciering. Dit omvat ook de aanpassing aan wettelijke vernieuwingen en toezichtrechtelijke vereisten. - Aanspreekpunt voor autoriteiten:
De functionaris dient als contactpunt voor toezichthoudende instanties, opsporingsautoriteiten en de FIU, en kan bij de taakuitoefening een beroep doen op bedrijfsmiddelen. - Vereisten voor de werkzaamheden in het binnenland:
De witwasfunctionaris moet in Duitsland bereikbaar en bereid tot samenwerking zijn, ook als er geen permanente fysieke aanwezigheid vereist is. Zijn kwalificatie moet zowel vakinhoudelijke als door de werkzaamheden bepaalde internationale vereisten omvatten, zoals taalvaardigheid en begrip van het Duitse recht.
Hoe helpt Nect?
Wie mag witwasfunctionaris zijn?
De witwasfunctionaris dient in beginsel tot het managementniveau te behoren, maar niet tot de directie, met mogelijke uitzonderingen voor kleine ondernemingen. Belangenverstrengeling dient bij de aanstelling te worden vermeden. Ervaring op gebieden zoals compliance, controlling, juridische zaken, ombudsfuncties of gegevensbescherming is voordelig, waarbij een dubbelrol als functionaris voor gegevensbescherming en witwasfunctionaris kritisch wordt bekeken.
Beide posities vereisen een zorgvuldige omgang met gegevens, betrouwbare documentatie en juridische knowhow. Toezichthouders controleren de kwalificatie en betrouwbaarheid van de witwasfunctionaris en kunnen bewijzen van opleiding en professionele loopbaan opvragen, evenals beslissen over de geschiktheid voor deze rol of een ontheffing uit de functie gelasten.
Welke risico's en rechten heeft de witwasfunctionaris?
Een witwasfunctionaris die bij een onderneming in dienst is, geniet bijzondere rechten en beschermingsmaatregelen. Hoewel de functie van witwasfunctionaris en de arbeidsverhouding in beginsel van elkaar gescheiden zijn (scheidingsprincipe), mag de witwasfunctionaris in de arbeidsverhouding geen nadeel ondervinden, in het bijzonder niet vanwege de vervulling van zijn taken. Een opzegging is alleen toegestaan om een dringende reden conform § 626 BGB, waarbij de wettelijke ontslagbescherming ook tot een jaar na beëindiging van de functie voortduurt. Mocht de arbeidsovereenkomst bij de aanstelling niet zijn aangepast, dan zou de medewerker aanspraak kunnen maken op loondoorbetaling, zelfs als hij niet meer actief voor de onderneming werkzaam is.
De witwasfunctionaris heeft verregaande toegangsrechten tot interne documenten, systemen en informatie en moet worden uitgerust met de noodzakelijke middelen om aan zijn verantwoordelijkheid te kunnen voldoen. Daartoe behoren voldoende tijd, personele ondersteuning en financiële middelen, inclusief de mogelijkheid tot vakinhoudelijke bijscholing op kosten van de onderneming. Noodzakelijke aanschaffingen, zoals vakliteratuur, moeten hem ter beschikking worden gesteld.
Deze uitgebreide toegang en de vereiste middelen zijn essentieel voor het behoud van de deskundigheid en de effectieve vervulling van zijn taken. De wettelijke ontslagbescherming, die zowel voor de witwasfunctionaris als voor zijn plaatsvervanger geldt, onderstreept het belang van deze positie evenals de noodzaak om deze te beschermen tegen onterechte ontheffing of benadeling in de arbeidsverhouding.
