Studium przypadku

Tożsamość cyfrowa spotyka rejestrację pojazdów

Praktyczne sprawozdanie firm NECT & TÖNJES.

Od analogowego okienka do cyfrowego rozwiązania

Jeszcze kilka lat temu rejestracja pojazdów była symbolem analogowych praktyk administracyjnych: długie czasy oczekiwania, stosy papierów i liczne wizyty w urzędach. Spojrzenie na internetowy pulpit Federalnego Ministerstwa Cyfryzacji i Transportu pokazuje, że między wrześniem 2023 a 2025 rokiem z około 50 milionów procesów rejestracji i wyrejestrowania pojazdów, już 4,8 miliona – prawie dziesięć procent – zostało załatwionych online.

Widać jednak wyraźnie, że zwłaszcza w przypadku wyrejestrowań od stycznia do 2025 roku cyfryzacja nabrała tempa: w ostatnich miesiącach około 29% tych procesów odbyło się cyfrowo. Jednocześnie liczba w pełni zautomatyzowanych rejestracji online stale rośnie – to początek, który zapowiada zerwanie ze starą logiką obsługi w okienkach. Wprowadzenie najnowszego etapu internetowej rejestracji pojazdów w 2023 roku, czyli i-Kfz etap 4, utorowało drogę do całkowicie cyfrowej obsługi – włącznie z identyfikacją właściciela pojazdu i prawnie wiążącym podpisem pod dokumentami rejestracyjnymi. Poprzedziły go etapy i-Kfz 1 do 3, które zostały wdrożone w latach 2015-2019.

„Wspólnie z Tönjes pokazujemy, że rejestracja pojazdów może dziś funkcjonować w pełni online, bezpiecznie i przyjaźnie dla użytkownika – bez przerw w mediach i bez wizyt w urzędach.”

Benny Bennet Jürgens

CEO & Założyciel | Nect

Sukces w liczbach

1 mln

cyfrowych procesów rejestracji
między 2023 a 2025 rokiem

0 %

wszystkich wyrejestrowań
od stycznia do października 2025 cyfrowo

Dla Tönjes, jednego z wiodących dostawców usług rejestracyjnych i zarejestrowanego klienta korporacyjnego Federalnego Urzędu Transportu Samochodowego (KBA), oznaczało to, że dotychczasowe procesy analogowe musiały zostać gruntownie przemyślane i zdigitalizowane zgodnie z wymogami ustawodawcy. Wprowadzono nowy interfejs dla klientów korporacyjnych w KBA do składania cyfrowych wniosków rejestracyjnych, możliwość rejestracji dla osób prawnych, a także składanie wniosków przez osoby trzecie za pośrednictwem certyfikowanych usługodawców. Przed współpracą z Nect weryfikacja tożsamości odbywała się tradycyjnie w urzędzie rejestracyjnym. Oznaczało to, że właściciel pojazdu przedstawiał swój dowód osobisty, osoby prawne musiały dostarczyć dodatkowe dokumenty, takie jak wyciągi z rejestru handlowego. Pełnomocnictwa i zlecenia SEPA były podpisywane ręcznie.Wcześniejsze procedury cyfrowe (i-Kfz etap 1–3) były dostępne wyłącznie dla osób fizycznych i wymagały dodatkowego sprzętu, takiego jak czytniki kart lub specjalne aplikacje.

Dzięki Nect Ident do identyfikacji osób i Nect Sign do kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES), Tönjes znalazł rozwiązanie, które pokonuje te przeszkody – i działa zarówno dla osób fizycznych, jak i prawnych. Celem było ustanowienie spójnego, cyfrowego, prawnie bezpiecznego i przyjaznego dla użytkownika procesu. Werner Therman, Project Manager w Tönjes: „Wraz z wprowadzeniem cyfrowej identyfikacji udało nam się znacząco usprawnić nasze procesy. Rejestracja pojazdów odbywa się teraz znacznie szybciej, co zapewnia dużą satysfakcję naszym klientom. Jednocześnie znacznie odciążamy naszą obsługę spraw, ponieważ potrzeba mniej ręcznych kroków. Szczególnie ważna jest dla nas również poprawiona ochrona prawna dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu – dzięki temu stworzyliśmy prawdziwą wartość dodaną w zakresie zgodności i bezpieczeństwa.

Integracja w praktyce: skomplikowany początek

Techniczna integracja Nect Ident z platformą Tönjes T-Kfz.de była złożona i wiązała się z dużymi wyzwaniami. Obie strony stanęły przed nowym procesem, którego nie można było zakończyć prostym jednorazowym połączeniem API. Zamiast jasnego terminu „Go-Live”, wdrożenie stało się projektem iteracyjnym z wieloma dostosowaniami. Tönjes był odpowiedzialny za prawidłowe przekazywanie danych wniosków, podczas gdy Nect dostarczał technologię certyfikowaną eIDAS do cyfrowej identyfikacji i podpisu. Własny rozwój T-Kfz został również rozszerzony o komponent „cyfrowe zlecenia i-Kfz”.

„Liczba cyfrowych zamówień wzrosła o 400% w porównaniu z rokiem poprzednim – to wyraźny znak” rosnącej akceptacji wśród klientów końcowych.”

Werner Thermann

Project Manager | Tönjes

Federalny Urząd Transportu Samochodowego postawił obszerne wymagania klientom korporacyjnym: musiały zostać spełnione koncepcje ochrony danych i koncepcje techniczne dotyczące interfejsu dla klientów korporacyjnych (GKS), a także zobowiązania do korzystania z GKS. Również same urzędy rejestracyjne musiały spełnić wysokie wymagania, takie jak minimalne wymagania bezpieczeństwa BSI. Na początku, 1 września 2023 roku, około 50% urzędów było już w stanie przetwarzać nowe cyfrowe zdarzenia biznesowe.

Wraz z wejściem w życie po raz pierwszy uruchomiono procesy rejestracji i akceptacji dla klientów korporacyjnych. Bieżąca działalność służyła w pewnym sensie jako pilot w rzeczywistym środowisku. W tej fazie wszystkie strony ściśle współpracowały, intensywnie dostosowywały i optymalizowały w praktyce. W ten sposób w ciągu pierwszych czterech miesięcy do końca 2023 roku udało się przetworzyć około 4200 transakcji z 36 aktywnymi klientami korporacyjnymi za pośrednictwem nowego interfejsu. W porównaniu z 6,8 milionami transakcji w okienkach widać, że cyfrowe wejście było świadomie ostrożne – i stworzyło cenną krzywą uczenia się, na której można było budować dalszy rozwój. Ponieważ podstawa prawna została stworzona dopiero z wejściem w życie nowego rozporządzenia o rejestracji pojazdów, operacja rozpoczęła się niejako jako test w środowisku produkcyjnym.Na regularnych spotkaniach między Tönjes, Nect i innymi partnerami projektu ustanowiono ciągły proces doskonalenia, który krok po kroku stabilizował i optymalizował rozwiązanie.

Wyniki, opinie i kolejne kroki

Mimo wyzwań, cyfrowe rozwiązanie już teraz wykazuje wyraźne korzyści. Rejestracja pojazdów odbywa się szybciej, zadowolenie klientów wzrosło, obsługa spraw jest odciążona, a ochrona prawna dzięki kwalifikowanemu podpisowi elektronicznemu jest znacznie lepsza. Liczba cyfrowych zamówień wzrosła o 400% w porównaniu z rokiem poprzednim – to wyraźny znak rosnącej akceptacji wśród klientów końcowych. Do dziś ponad 10 000 osób zidentyfikowało się za pomocą Tönjes i Nect i cyfrowo zarejestrowało swój pojazd. Większość – prawie 63% – skorzystała z w pełni zautomatyzowanej identyfikacji za pomocą skanu dowodu osobistego i wideo-selfie. Już 20% skorzystało z procedury Re-Ident – czyli z wcześniej pomyślnie przeprowadzonej identyfikacji za pośrednictwem Nect Wallet do identyfikacji.

„Integracja rozwiązań identyfikacyjnych z istniejącymi procedurami specjalistycznymi pokazuje, że tożsamość cyfrowa i podpis elektroniczny są gotowe do produkcyjnego zastosowania w wysoce regulowanych procesach administracyjnych.”