Najpomembnejše na kratko
- KYC je proces, pri katerem je preverjanje na prvem mestu.
- Zavezanci po Zakonu o preprečevanju pranja denarja so k upoštevanju KYC-predpisov zavezani.
- Med zahteve sodijo med drugim identifikacija pogodbenih partnerjev, identifikacija dejanskega lastnika ter prijava sumljivih primerov.
Kazalo vsebine
Opredelitev skladnosti poslovanja
Skladnost poslovanja se nanaša na upoštevanje nacionalnih in mednarodnih zakonov, predpisov in standardov. Podjetja morajo to zagotavljati, da se izognejo pravnim posledicam. Upoštevanje krepi zaupanje strank, vlagateljev in drugih deležnikov ter zmanjšuje tveganja, kot so denarne kazni in škoda za ugled.
Notranji kontrolni sistemi, ki jih sestavljajo smernice, postopki in mehanizmi nadzora, so ključni za zagotavljanje skladnosti. Protikorupcijski zakoni pri tem igrajo pomembno vlogo, saj spodbujajo transparentne poslovne prakse.
Varstvo osebnih podatkov je še en ključni vidik skladnosti poslovanja, zlasti ob upoštevanju kibernetske kriminalitete in kršitev varnosti podatkov. Podjetja morajo upoštevati zakone o varstvu podatkov in uvesti ustrezne varnostne ukrepe.
Pomembno je poudariti, da skladnost poslovanja ni pomembna le za velika, temveč tudi za mala in srednje velika podjetja. Ne glede na velikost morajo vsa podjetja upoštevati veljavne zakone in predpise, da zagotovijo dolgoročni uspeh in trajnost.
Naloge in pravne podlage
Naloge na področju skladnosti poslovanja vključujejo nadzor, usposabljanje in dokumentiranje smernic in postopkov, da se zagotovi, da vsi zaposleni razumejo in upoštevajo veljavne predpise. Pravne podlage za skladnost poslovanja so na primer trgovinski zakonik ali zakon o varstvu podatkov.
Za podjetja, ki kotirajo na borzi v Nemčiji, Nemški kodeks korporativnega upravljanja (DCGK) določa zakonske zahteve, medtem ko se družinska podjetja lahko oprejo na omiljena pravila, povzeta v Governance Kodexu.
Pomembno je upoštevati, da za različne panoge veljajo različne zahteve in smernice.
Preprečevanje korupcije
Podjetja različnih velikosti in poslovnih področij se soočajo s številnimi zakoni in smernicami skladnosti poslovanja. Mednarodni koncerni se morajo držati predpisov vseh trgov, na katerih delujejo, pri čemer posebej izstopata Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) in UK Bribery Act, ki vključujeta ukrepe za preprečevanje korupcije.
Zakon o dobavnih verigah
Na evropski in nacionalni ravni bo od leta 2023 začel veljati Zakon o dobavnih verigah (LkSG), katerega cilj je zagotavljanje človekovih pravic in varstva okolja.
Preprečevanje pranja denarja
Poleg tega so pomembni tudi predpisi, kot so direktive EU o preprečevanju pranja denarja in Zakon o preprečevanju pranja denarja (GwG). Ti zadevajo finančne institucije, odvetnike, davčne svetovalce, notarje in številne druge. GwG zahteva preverjanje poslovnih partnerjev (KYC) ter njegovo dokumentiranje.
ISO 37301
ISO 37301 določa uvedbo globalno standardiziranega in certificiranega sistema upravljanja skladnosti (CMS) ter smernice za žvižgaštvo. Varstvo žvižgačev zagotavlja Direktiva EU 2019/1937, ki naj bi ščitila pred povračilnimi ukrepi, čeprav izvedba na nacionalni ravni s strani zvezne vlade do zdaj ni bila uresničena. Podjetja se tej temi ne bi smela več izogibati.
Uvedba skladnosti poslovanja: izzivi in rešitve
Uvedba skladnosti poslovanja je lahko izziv, zlasti v velikih podjetjih s kompleksnimi strukturami. Ena od možnosti za obvladovanje tega izziva je razvoj jasnih smernic in postopkov ter zagotavljanje, da jih vsi zaposleni razumejo in upoštevajo.
Dodatne rešitve za obvladovanje izzivov skladnosti poslovanja so redno usposabljanje zaposlenih, vzpostavitev odprte komunikacijske kulture ter uvedba učinkovite strukture nadzora in poročanja.
Redno usposabljanje zaposlenih je pomemben del uspešne uvedbe skladnosti poslovanja. Z usposabljanji so zaposleni seznanjeni z veljavnimi zakoni, predpisi in internimi smernicami podjetja. Naučijo se, kako prepoznati in prijaviti morebitne kršitve. Poleg tega so obveščeni o posledicah, ki grozijo ob neupoštevanju smernic skladnosti poslovanja. Usposabljanja lahko potekajo v obliki dogodkov v živo, spletnih tečajev ali učnih gradiv.
Odprta komunikacijska kultura je prav tako ključna za uspešno uvedbo skladnosti poslovanja. Zaposleni bi se morali počutiti varno, da izrazijo pomisleke in vprašanja v zvezi s temami skladnosti. To je mogoče doseči z vzpostavitvijo anonimnega sistema za prijavo nepravilnosti ali z rednimi srečanji za povratne informacije. Odprta komunikacijska kultura spodbuja transparentnost in podjetju omogoča, da morebitne kršitve skladnosti poslovanja zgodaj prepozna in odpravi.
Poleg usposabljanj in odprte komunikacijske kulture je zelo pomembna uvedba učinkovite strukture nadzora in poročanja. Podjetje bi moralo vzpostaviti mehanizme za spremljanje upoštevanja smernic skladnosti poslovanja in prepoznavanje kršitev. To je mogoče z internimi revizijami, rednimi pregledi in nadzornimi ukrepi. Poleg tega je treba vzpostaviti jasne poti poročanja, da lahko zaposleni prijavijo morebitne kršitve, ne da bi se morali bati negativnih posledic.
Uvedba skladnosti poslovanja je neprekinjen proces, ki zahteva stalno preverjanje in prilagajanje. Podjetja bi morala redno pregledovati svojo strategijo skladnosti poslovanja in jo po potrebi posodabljati, da zagotovijo skladnost z aktualnimi pravnimi zahtevami. Z učinkovito uvedbo skladnosti poslovanja lahko podjetja okrepijo zaupanje svojih strank in poslovnih partnerjev ter zmanjšajo tveganje pravnih sporov in škode za ugled.
Kdo je odgovoren za skladnost poslovanja?
Odgovornost za skladnost poslovanja je praviloma v pristojnosti posebnega oddelka za skladnost poslovanja ali pooblaščenca za skladnost. Njihova naloga je nadzorovati upoštevanje predpisov in zagotoviti, da so vsi zaposleni ustrezno usposobljeni.
Kako se lahko določijo standardi?
Določitev standardov je pomemben korak pri uvedbi skladnosti poslovanja. Podjetja lahko razvijejo interne smernice in postopke, ki so skladni z veljavnimi predpisi in standardi. Prav tako je mogoče pridobiti zunanje standarde, kot so ISO-certifikati, da se dokaže skladnost z določenimi normami.
Vodnik za strategijo skladnosti poslovanja
- Spodbujajte ozaveščenost o spreminjajočih se smernicah, da dolgoročno zmanjšate tveganja:
- Spodbujajte zaposlene, da se sproti in kontinuirano seznanjajo z aktualnimi smernicami skladnosti poslovanja.
- Zagotovite usposabljanja in redne posodobitve, da se ustvari zavedanje o spremembah.
- Zagotovite učinkovito komunikacijo, ki se dosledno ponavlja od C-levela do višjih vodij:
- Vzpostavitev jasnih komunikacijskih kanalov za učinkovito posredovanje smernic skladnosti poslovanja
- Izvajajte redne sestanke in usposabljanja na različnih hierarhičnih ravneh, da zagotovite doslednost.
- Omogočite izobraževanje za vse zaposlene v rednih, lahko prebavljivih enotah (microlearning):
- Uvedba metod microlearninga za lažje kontinuirano izobraževanje zaposlenih.
- Uporaba različnih formatov, kot so videi, infografike in kratke učne enote, za optimalno sprejemanje informacij.
- Uporaba učinkovitih tehnologij za digitalno upravljanje, dokumentiranje in poročanje o skladnosti poslovanja:
- Uvedba tehnologij, ki omogočajo enostavno deljenje vsebin skladnosti poslovanja v različnih formatih.
- Zagotovitev orodij, ki zaposlenim olajšajo dokumentiranje in poročanje o ukrepih skladnosti poslovanja.
- Ustvarjanje spodbud za motiviranje zaposlenih in poudarjanje spodbujanja pozitivnega vedenja:
- Uvedba sistemov spodbud, ki zaposlene motivirajo k upoštevanju smernic skladnosti poslovanja.
- Priznanje in nagrajevanje zglednega vedenja v zvezi s skladnostjo poslovanja.
- Poudarite nujnost poročanja o incidentih in upravljanja primerov (case management), da se sledi in obravnava neprimerno ter neetično vedenje:
- Uvedba jasnega sistema za poročanje o incidentih in učinkovito upravljanje primerov (case management).
- Usposabljanja za pravilno uporabo sistema poročanja o incidentih in za ustrezno ravnanje ob etičnih kršitvah.
Kako pomaga Nect?
Kako lahko programska oprema podpira procese skladnosti poslovanja?
Programska oprema lahko podjetjem pomaga, da procese skladnosti poslovanja oblikujejo učinkoviteje in bolj transparentno. Ustrezna programska oprema za skladnost poslovanja lahko pomaga pri dokumentiranju, spremljanju in upravljanju smernic in postopkov. Lahko služi tudi kot pripomoček za usposabljanje zaposlenih ter omogoča enostavno poročanje o aktivnostih skladnosti poslovanja.
Finančni in nefinančni sektor sta v skladu z določbami Zakona o preprečevanju pranja denarja zavezana vzpostaviti učinkovito upravljanje skladnosti poslovanja. Zlasti v okviru preverjanja poslovnih partnerjev (KYC) in identifikacije dejanskega lastnika je integracija programske opreme močno priporočljiva. Ročno preverjanje namreč prinaša povečano tveganje napak. Z zajemom in strukturirano obdelavo podatkov jih je mogoče z majhnim naporom analizirati. Pravilna uporaba programske opreme omogoča, da se relevantni dokumenti zberejo revizijsko varno in časovno učinkovito.
