O Responsável pelo branqueamento de capitais (MLRO – Money Laundering Reporting Officer) desempenha um papel central na estrutura de compliance de uma empresa, a fim de assegurar o cumprimento das normas relativas ao branqueamento de capitais. A necessidade de nomeação de um responsável pelo branqueamento de capitais decorre da Lei do Branqueamento de Capitais (GwG), que define em que circunstâncias as empresas são obrigadas a ocupar este cargo.
Este artigo visa esclarecer esta matéria complexa, respondendo a questões importantes relativas às obrigações, tarefas e posição do responsável pelo branqueamento de capitais, oferecendo dicas práticas e perspetivas sobre experiências da prática profissional.
O essencial em resumo
- Obrigação de nomeação de um responsável pelo branqueamento de capitais: Empresas como instituições de crédito e de serviços financeiros, seguradoras, sociedades de investimento, bem como determinados grupos profissionais, como advogados e consultores fiscais com mais de 30 profissionais, estão legalmente obrigados a nomear um responsável pelo branqueamento de capitais. Esta regulamentação serve a prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo, especificando a necessidade de tal cargo em função do setor e da dimensão.
- Tarefas e direitos do responsável pelo branqueamento de capitais: O responsável pelo branqueamento de capitais é responsável pelo desenvolvimento de medidas de prevenção do branqueamento de capitais, incluindo a elaboração de análises de risco, o desenvolvimento de diretrizes internas e a monitorização contínua. Possui amplos direitos de acesso a informações internas e deve ser dotado dos recursos necessários para desempenhar as suas funções de forma eficaz, incluindo o direito a formação profissional contínua e a disponibilização dos meios de trabalho necessários.
- Proteção e qualificação do responsável pelo branqueamento de capitais: O responsável pelo branqueamento de capitais goza de proteção legal contra o despedimento e não pode ser prejudicado na sua relação laboral, especialmente devido ao exercício da sua atividade.
Índice
Quem precisa de um responsável pelo branqueamento de capitais?
De acordo com o § 6, n.º 2, ponto 2 da Lei do Branqueamento de Capitais (GwG), a nomeação de um responsável pelo branqueamento de capitais, bem como do seu substituto, é considerada uma medida de proteção interna essencial para a prevenção do branqueamento de capitais. Adicionalmente, o § 7, n.º 3 da GwG especifica esta obrigação por setor.
Obrigação de nomeação de um responsável pelo branqueamento de capitais:
- Instituições de crédito e de serviços financeiros,
- Empresas de pagamentos e financeiras
- Seguradoras
- Sociedades de investimento
- Organizadores e mediadores de ofertas de jogos de fortuna ou azar
Obrigatório em certas circunstâncias:
- Advogados a partir de >30 profissionais ou profissionais de profissões passíveis de associação.
- Consultores fiscais a partir de >30 profissionais ou profissionais de profissões passíveis de associação.
- Auditores a partir de >30 auditores/contabilistas certificados ou membros de profissões com as quais a profissão de auditor/contabilista certificado possa ser exercida conjuntamente, nos termos do §44b, n.º 1 da WPO.
- Para comerciantes de bens (comércio de bens de elevado valor, como automóveis, joias, relógios, pedras preciosas e metais preciosos), agentes imobiliários, mediadores de seguros e fiduciários, a obrigação de nomeação de um responsável pelo branqueamento de capitais resulta apenas de uma determinação explícita da respetiva autoridade de supervisão competente, não existindo, portanto, uma obrigação geral de nomeação. Cabe, por isso, aos grupos profissionais afetados averiguar individualmente o posicionamento da sua autoridade de supervisão, sendo que as respetivas determinações podem ser sempre consultadas nos sítios Web das autoridades.
Não obrigados:
- Notários, porque a estrutura organizacional dos cartórios notariais está centrada no notário e apenas os notários, e não os colaboradores, atuam externamente em matérias relevantes para o branqueamento de capitais.
As tarefas de um responsável pelo branqueamento de capitais
As áreas de responsabilidade do responsável pelo branqueamento de capitais abrangem o desenvolvimento e a melhoria contínua de medidas para a prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. Estas incluem, em particular:
- Elaboração e atualização de análises de risco específicas da empresa:
A elaboração e a atualização regular de uma análise de risco adaptada à empresa é fundamental. - Desenvolvimento de diretrizes internas:
O responsável pelo branqueamento de capitais desenvolve e atualiza normas e processos internos que apoiam a prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. Isto inclui, entre outros, instruções de trabalho e a implementação de sistemas de controlo adequados. - Integração na organização da empresa:
O responsável deve ser envolvido na conceção e no desenvolvimento de todas as diretrizes internas de organização e de trabalho, desde que estas sejam relevantes para o cumprimento das normas de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo. - Estabelecimento de canais de reporte claros:
Devem ser criadas estruturas de reporte inequívocas para uma comunicação e tomada de decisão eficientes. - Monitorização contínua:
Através de controlos baseados no risco, deve verificar-se constantemente a adequação e a eficácia dos procedimentos e sistemas de segurança implementados. - Processamento de casos suspeitos:
Em caso de suspeita de branqueamento de capitais ou de financiamento do terrorismo, o responsável pelo branqueamento de capitais analisa a situação e, se necessário, encaminha as comunicações para a Unidade de Informação Financeira (FIU). Além disso, decide sobre a continuação das relações comerciais. - Comunicação com o nível de gestão:
Em caso de deteção de falhas nas medidas de segurança, o responsável informa o nível de gestão e propõe correções. Os desvios em relação às suas recomendações devem ser documentados. - Formação dos colaboradores:
O responsável pelo branqueamento de capitais organiza formações e informa os funcionários sobre as suas obrigações de prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo. Isto inclui também a adaptação a inovações legislativas e requisitos regulamentares. - Interlocutor para as autoridades:
O responsável serve de ponto de contacto para as autoridades de supervisão, autoridades de aplicação da lei e a FIU, podendo recorrer aos recursos da empresa no desempenho das suas funções. - Requisitos para a atividade no território nacional:
O responsável pelo branqueamento de capitais deve estar contactável e disponível para cooperar na Alemanha, mesmo que não seja exigida uma presença física permanente. A sua qualificação deve abranger tanto requisitos técnicos como requisitos internacionais decorrentes da atividade, tais como conhecimentos linguísticos e compreensão do direito alemão.
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Quem pode ser responsável pelo branqueamento de capitais?
O responsável pelo branqueamento de capitais deve, por princípio, pertencer ao nível de chefia, mas não ao nível de gestão, com possíveis exceções em pequenas empresas. Deve evitar-se um conflito de interesses aquando da nomeação. Experiências em áreas como Compliance, controlo de gestão, direito, instâncias de mediação ou proteção de dados são vantajosas, sendo que uma dupla função como responsável pela proteção de dados e pelo branqueamento de capitais é vista de forma crítica.
Ambas as posições exigem o tratamento sensível de dados, documentação fiável e know-how jurídico. As autoridades de supervisão verificam a qualificação e a fiabilidade do responsável pelo branqueamento de capitais e podem exigir comprovativos de formação e percurso profissional, bem como decidir sobre a aptidão para este cargo ou determinar uma destituição.
Quais os riscos e direitos do responsável pelo branqueamento de capitais?
Um responsável pelo branqueamento de capitais empregado numa empresa goza de direitos e medidas de proteção especiais. Embora o cargo de responsável pelo branqueamento de capitais e a relação laboral sejam, por princípio, independentes (princípio da separação), o responsável pelo branqueamento de capitais não pode sofrer qualquer desvantagem na relação laboral, especialmente devido ao cumprimento das suas tarefas. O despedimento só é admissível por justa causa, nos termos do § 626 do BGB, sendo que a proteção legal contra o despedimento subsiste ainda um ano após a cessação do cargo. Caso o contrato de trabalho não tenha sido adaptado aquando da nomeação, o colaborador poderá ter direito à continuação do pagamento da remuneração, mesmo que já não exerça atividade ativa para a empresa.
O responsável pelo branqueamento de capitais possui amplos direitos de acesso a documentos, sistemas e informações internos e deve ser dotado dos recursos necessários para cumprir a sua responsabilidade. Estes incluem tempo suficiente, apoio de pessoal e meios financeiros, incluindo a possibilidade de formação profissional contínua a expensas da empresa. Devem ser-lhe disponibilizadas as aquisições necessárias, tais como literatura especializada.
Este acesso abrangente e os recursos necessários são essenciais para a manutenção da competência técnica e o cumprimento eficaz das suas tarefas. A proteção legal contra o despedimento, que se aplica tanto ao responsável pelo branqueamento de capitais como ao seu substituto, sublinha a importância desta posição, bem como a necessidade de a proteger contra uma destituição injustificada ou desvantagem na relação de emprego.
