In dit artikel gaan wij in op het TraFinG , de Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz. Deze wet heeft als doel meer duidelijkheid en transparantie te creëren met betrekking tot de uiteindelijk belanghebbenden (Engels: UBO) van ondernemingen. De wet trad op 10 juni 2021 in werking. Maar wat gaat er precies schuil achter de TraFinG en wat betekent dit voor ons?
Het belangrijkste in het kort
- De TraFinG beoogt transparantie te creëren over de uiteindelijk belanghebbenden van ondernemingen, om illegale bedrijfspraktijken te voorkomen en witwassen en terrorismefinanciering te bestrijden.
- Ondernemingen moeten hun uiteindelijk belanghebbenden registreren en regelmatig actualiseren en daarbij de informatie openbaar toegankelijk maken. Er zijn sancties voorzien om schendingen van transparantie-eisen te bestraffen, variërend van geldboetes tot ontbinding van de onderneming.
- De TraFinG geldt voor alle ondernemingen in Duitsland, ongeacht hun omvang, en is ook van toepassing op buitenlandse ondernemingen met zakelijke relaties met Duitse ondernemingen.
Inhoudsopgave
Het doel van de TraFinG
Het hoofddoel van de TraFinG is te waarborgen dat ondernemingen openbaar transparant maken wie hun uiteindelijk belanghebbenden zijn. Daarmee moet worden voorkomen dat ondernemingen worden gebruikt voor illegale of ondoorzichtige bedrijfspraktijken. Transparantie en openbaarmaking zijn cruciale factoren om witwassen, terrorismefinanciering en andere criminele activiteiten te bestrijden.
Om dit doel te bereiken, stelt de TraFinG specifieke eisen aan ondernemingen. Enerzijds moeten ondernemingen hun uiteindelijk belanghebbenden registreren en deze informatie regelmatig actualiseren, zodat wordt gewaarborgd dat de gegevens steeds actueel en betrouwbaar zijn. Anderzijds moeten ondernemingen deze informatie openbaar toegankelijk maken, bijvoorbeeld door inschrijving in een openbaar register.
Daarnaast voorziet de TranFinG ook in sancties wanneer ondernemingen deze transparantie-eisen niet naleven. Deze sancties kunnen variëren van geldboetes tot en met ontbinding van de onderneming. Daarmee wordt een prikkel gecreëerd om de transparantie-eisen serieus te nemen en te waarborgen dat de uiteindelijk belanghebbenden van een onderneming altijd bekend zijn.
Het is belangrijk te benadrukken dat de TranFinG niet alleen geldt voor grote ondernemingen, maar voor alle ondernemingen, ongeacht hun omvang. Daarmee wordt gewaarborgd dat ook kleinere ondernemingen worden betrokken bij de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Dit is van groot belang, omdat criminele activiteiten vaak ook via kleine ondernemingen worden gebruikt om illegale transacties te verhullen.
Val ik onder de TraFinG?
Het antwoord is waarschijnlijk ja, aangezien de TraFinG vrijwel alle ondernemingen in Duitsland raakt. Zowel kapitaalvennootschappen als personenvennootschappen moeten de voorschriften van het Transparenzregister naleven. Dat betekent dat ondernemingen van elke omvang in aanmerking moeten worden genomen.
Of u als ondernemer, vennoot of directeur onder de TraFinG valt, hangt ervan af of u als uiteindelijk belanghebbende wordt gedefinieerd. Een uiteindelijk belanghebbende is een natuurlijke persoon die uiteindelijk meer dan 25% van de aandelen in de onderneming houdt of op een andere wijze een controlerende positie inneemt.
Het is belangrijk om te beseffen dat de TraFinG ook geldt voor ondernemingen die geen directe uiteindelijk belanghebbenden hebben. In dergelijke gevallen moeten ondernemingen alsnog een melding doen bij het Transparenzregister en aangeven dat zij geen uiteindelijk belanghebbenden hebben. Deze melding dient ertoe te waarborgen dat alle ondernemingen transparant zijn en potentiële witwasactiviteiten of andere illegale activiteiten worden voorkomen.
Verder is het van belang te weten dat de TraFinG ook geldt voor ondernemingen die niet in Duitsland gevestigd zijn, maar wel zakelijke relaties met Duitse ondernemingen onderhouden. Als uw onderneming bijvoorbeeld een dochteronderneming in Duitsland heeft of regelmatig zaken doet met Duitse ondernemingen, moet u eveneens de voorschriften van het Transparenzregister naleven.
Hoe bepaal ik de uiteindelijk belanghebbende?
Het identificeren van de uiteindelijk belanghebbende kan voor ondernemingen een uitdaging zijn. Het is belangrijk dat u de vereiste informatie zorgvuldig controleert en documenteert. In de meeste gevallen moet u de informatie over de uiteindelijk belanghebbenden van uw onderneming zelf onderzoeken. Daarbij dient u de relevante aandeelhouders en mogelijke controlerende personen te identificeren.
De uiteindelijk belanghebbende is in elk geval een natuurlijke persoon. Daarvoor moeten de volgende voorwaarden zijn vervuld:
- meer dan 25% van het aandelenkapitaal
- meer dan 25% van de stemrechten
- vergelijkbare controle als onder punt a. & b. over de onderneming
Lees voor meer informatie ook ons artikel hierover:
Uiteindelijk belanghebbende volgens de GwG: wie valt daaronder?
Wie is geen uiteindelijk belanghebbende en waarom?
Volgens het Transparenzregister zijn geen uiteindelijk belanghebbenden: “algemeen gevolmachtigden”, procuratiehouders, directeuren, handelsgevolmachtigden of eenvoudige vertegenwoordigers.
Welke gegevens moet ik in het Transparenzregister opgeven?
Als u onder de TraFinG valt, moet u bepaalde gegevens in het Transparenzregister opgeven. Daaronder vallen gegevens over de uiteindelijk belanghebbenden van uw onderneming. Het is belangrijk dat u deze informatie correct en actueel houdt.
Tot de gegevens die u moet opgeven, behoren:
- Achternaam, voornaam
- Geboortedatum
- Woonadres
- Nationaliteit
- Aard en omvang van het belang
Waar moet bij de inschrijving in het Transparenzregister op worden gelet?
Wanneer u de inschrijving in het Transparenzregister verricht, moet u enkele belangrijke punten in acht nemen. Allereerst dient u ervoor te zorgen dat u alle vereiste gegevens volledig en correct opgeeft. Onvolledige of onjuiste gegevens kunnen tot juridische consequenties leiden.
Daarnaast is het belangrijk de inschrijving in het Transparenzregister actueel te houden. Als de informatie over de uiteindelijk belanghebbenden wijzigt, moet u de betreffende wijzigingen onverwijld in het register actualiseren. Dit waarborgt de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van de gegevens in het Transparenzregister.
Handleiding voor de concrete implementatie van de TraFinG
Handleiding voor inschrijving in het Transparenzregister:
- Identificeer uw uiteindelijk belanghebbenden:
- Bepaal de feitelijke of fictieve uiteindelijk belanghebbenden van uw onderneming.
- Meld deze informatie bij Bundesanzeiger Verlag voor inschrijving in het Transparenzregister.
- Controleer of reeds gemelde gegevens correct zijn en actualiseer deze indien nodig.
- Houd rekening met de complexiteit van de vaststelling:
- Het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbenden kan complex zijn.
- Overweeg indien nodig advies van een advocaat.
- Verantwoordelijkheid voor datacorrectheid:
- Draag de verantwoordelijkheid voor de voortdurende juistheid en actualiteit van de gegevens.
- Richt interne bedrijfsstructuren in voor regelmatige controles van de nieuwe meldplichten.
- Bescherming van persoonsgegevens:
- Dien indien nodig een verzoek in ter bescherming van persoonsgegevens.
- Beperk de inzage en doorgifte van de gegevens gedeeltelijk of volledig, afhankelijk van de behoefte.
- Afstemming bij zakelijke relaties:
- Voer bij toekomstige zakelijke relaties identificaties van zakenpartners uit.
- Vergelijk bestaande informatie met het Transparenzregister.
- Bij vastgestelde afwijkingen bent u verplicht onjuistheidsmeldingen in te dienen.
- Naleving van actuele BVA-FAQ’s:
- Houd bij alle stappen en actualiseringen in het Transparenzregister steeds rekening met de actuele FAQ’s van het Bundesverwaltungsamt (BVA).
Hoe helpt Nect?
