Osoba uprawniona ekonomicznie – w skrócie po angielsku UBO (ultimate beneficial owner) – to kluczowa osoba w firmie lub organizacji. W tym artykule przyjrzymy się bliżej definicji osoby uprawnionej ekonomicznie oraz wyjaśnimy prawne tło tego pojęcia.
Najważniejsze w skrócie
- Osoba uprawniona ekonomicznie posiada ponad 25% praw głosu, ponad 25% kapitału zakładowego lub sprawuje porównywalną kontrolę nad spółką.
Od 01.08.2021 dla wszystkich objętych tym obowiązkiem firm i organizacji obowiązuje aktywny obowiązek zgłoszenia. - W rejestrze przejrzystości należy ująć imię i nazwisko, datę urodzenia, obywatelstwo oraz strukturę udziałów właścicieli rzeczywistych.
Spis treści
Definicja osoby uprawnionej ekonomicznie zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
- ponad 25% kapitału zakładowego
- ponad 25% praw głosu
- porównywalna kontrola jak w punkcie a. i b. nad przedsiębiorstwem
- Osoby prawne – GmbH, UG, e.V., AG itd.
- Zarejestrowane spółki osobowe – GbR, OHG, KG itd.
Prawne tło i znaczenie pojęcia
Jakie szczególne kwestie należy uwzględnić w przypadku spółek akcyjnych?
Jeżeli stroną umowy jest notowana na giełdzie spółka akcyjna (AG), w określonych warunkach można zrezygnować z ustalania osób uprawnionych ekonomicznie.
Gdy tylko kontrahentem jest nienotowana na giełdzie spółka akcyjna (AG), należy ustalić osobę uprawnioną ekonomicznie.
W przypadku wpisu do rejestru przejrzystości dla spółek notowanych na giełdzie obowiązuje, co następuje:
„Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy § 20 ust. 1 zd. 1 GwG nie przewiduje wyjątku dla spółek, które są notowane na rynku zorganizowanym zgodnie z § 2 ust. 11 WpHG .” – FAQ rejestru przejrzystości
Kto nie jest beneficjentem rzeczywistym i dlaczego?
Czym jest fikcyjna osoba uprawniona ekonomicznie?
Przykład fikcyjnej osoby uprawnionej ekonomicznie
Udział pośredni: kiedy osoba uprawniona ekonomicznie sprawuje kontrolę pośrednią?
- przysługuje jej w innym przedsiębiorstwie prawo powoływania lub odwoływania większości członków organu administracyjnego, zarządzającego lub nadzorczego, który określa politykę finansową i biznesową, i jednocześnie jest wspólnikiem (§ 290 ust. 2 nr 2 HGB),
- przysługuje jej prawo do określania polityki finansowej i biznesowej na podstawie umowy o zarządzanie zawartej z innym przedsiębiorstwem lub na podstawie postanowienia w statucie innego przedsiębiorstwa (§ 290 ust. 2 nr 3 HGB) lub
- z ekonomicznego punktu widzenia ponosi większość ryzyk i szans przedsiębiorstwa, które służy realizacji wąsko ograniczonego i precyzyjnie zdefiniowanego celu przedsiębiorstwa dominującego (spółka celowa), por. § 290 ust. 2 nr 4 HGB.
Co obowiązuje w przypadku osoby uprawnionej ekonomicznie w GmbH?
Powyższe zasady mają zastosowanie w równym stopniu do osoby uprawnionej ekonomicznie w GmbH (spółce z ograniczoną odpowiedzialnością). Jeżeli kilka osób posiada odpowiednio udział powyżej 25%, GmbH ma kilka osób uprawnionych ekonomicznie. W przypadku złożonych struktur udziałowych – mówi się też o wielopoziomowym udziale – oraz powiązań grupowych kluczowe znaczenie ma to, czy stojąca za spółką pośrednią osoba fizyczna może sprawować faktyczną kontrolę na drugim lub wyższym poziomie.
Przykład wielopoziomowego udziału
Kto jest zobowiązany do ustalenia osoby uprawnionej ekonomicznie?
- Prawnicy
- Doradcy podatkowi
- Notariusze
- Banki
- Pośrednicy nieruchomości
- Handlarze towarami
- Spółki zarządzania majątkiem
- Biegli rewidenci
- Ubezpieczyciele
Ustalenie / identyfikacja osoby uprawnionej ekonomicznie zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
Proces identyfikacji
Pierwszym krokiem powinna być droga do rejestru przejrzystości. To tam przedsiębiorstwa muszą wskazać osobę uprawnioną ekonomicznie. Odpis dotyczący danego przedsiębiorstwa powinien dostarczyć informacji o osobach uprawnionych ekonomicznie po drugiej stronie.
Kontrahent ma obowiązek udostępnić podmiotowi zobowiązanemu na mocy GwG, zgodnie z § 11 ust. 6 GwG dokumenty służące identyfikacji osoby uprawnionej ekonomicznie.
Kolejny proces identyfikacji osoby uprawnionej ekonomicznie obejmuje weryfikację dokumentów, takich jak umowy spółki, dokumenty własności oraz odpisy z rejestrów. Może być również konieczne pozyskanie informacji bezpośrednio od osób zaangażowanych.
Jeżeli po wnikliwym zbadaniu osób uprawnionych ekonomicznie nie jest możliwa jednoznaczna identyfikacja, za osobę uprawnioną ekonomicznie uznaje się dyrektora zarządzającego GmbH.
W Niemczech identyfikacja osoby uprawnionej ekonomicznie jest wymagana zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (GwG). Przedsiębiorstwa są zobowiązane do ustalenia i udokumentowania tożsamości osoby uprawnionej ekonomicznie, aby zapobiegać praniu pieniędzy i innym nielegalnym działaniom.
Jakie wyzwania i rozwiązania wiążą się z identyfikacją?
Identyfikacja osoby uprawnionej ekonomicznie może wiązać się z pewnymi wyzwaniami. Czasem informacje nie są łatwo dostępne albo osoby zaangażowane są niechętne do współpracy. Ważne jest znalezienie rozwiązań, które pozwolą pokonać te przeszkody. Można to osiągnąć na przykład poprzez współpracę z organami lub wykorzystanie rozwiązań technologicznych do analizy i weryfikacji danych.
Jak pomaga Nect?
Rejestr przejrzystości: kiedy muszę zgłosić osoby uprawnione ekonomicznie?
Dygresja – czym jest rejestr przejrzystości?
„Nowe” przepisy od 01.08.2021 – aktywny obowiązek zgłoszenia
Do 01.08.2021 wpis do rejestru przejrzystości nie był wymagany, jeśli informacje o osobach uprawnionych ekonomicznie były już możliwe do elektronicznej weryfikacji na podstawie dokumentów wymienionych w § 22 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (GwG). Należą do nich dokumenty z rejestru handlowego, rejestru spółek partnerskich, rejestru spółdzielni, rejestru stowarzyszeń lub rejestru przedsiębiorstw. W takim przypadku można było zastosować tzw. „fikcję zgłoszenia” zgodnie z § 22 ust. 2 GwG.
Jednak ta regulacja dotycząca automatycznego zgłoszenia wygasła 01.08.2021 wraz z wejściem w życie ustawy o rejestrze przejrzystości i informacji finansowej (TraFinG).
Od teraz także firmy i organizacje, które wcześniej korzystały z automatycznego zgłoszenia, muszą niezwłocznie osobno ująć i zgłosić swoje osoby uprawnione ekonomicznie w rejestrze przejrzystości (aktywny obowiązek zgłoszenia).
