Il titolare effettivo – in inglese UBO (ultimate beneficial owner) – è una figura importante all’interno di un’azienda o di un’organizzazione. In questo articolo analizziamo più nel dettaglio la definizione di titolare effettivo e ne spieghiamo il contesto giuridico.
I punti chiave in breve
- Il titolare effettivo detiene oltre il 25% dei diritti di voto, oltre il 25% del capitale sociale oppure esercita un controllo comparabile su una società.
Dal 01/08/2021, per tutte le aziende e organizzazioni interessate vige l’obbligo di comunicazione attiva. - Nel registro della trasparenza devono essere registrati nome, data di nascita, cittadinanza e rapporti di partecipazione dei titolari effettivi.
Indice
Definizione di titolare effettivo ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro
- oltre il 25% del capitale sociale
- oltre il 25% dei diritti di voto
- controllo comparabile ai punti a. & b. sull’azienda
- Persone giuridiche – GmbH, UG, e.V., AG, ecc.
- Società di persone registrate – GbR, OHG, KG ecc.
Contesto giuridico & significato del termine
Quali aspetti specifici occorre considerare per le società per azioni?
Se la controparte contrattuale è una società per azioni (AG) quotata in borsa, in determinate condizioni si può rinunciare all’individuazione dei titolari effettivi.
Non appena la controparte è una società per azioni (AG) non quotata in borsa, il titolare effettivo deve essere individuato.
Per l’iscrizione nel registro della trasparenza per le società quotate vale quanto segue:
“La legge sul riciclaggio di denaro § 20 comma 1 frase 1 GwG non prevede alcuna disciplina di eccezione per le società che sono quotate su un mercato regolamentato ai sensi del § 2 comma 11 WpHG .” – FAQ del registro della trasparenza
Chi non è un titolare effettivo e perché?
Che cos’è un titolare effettivo fittizio?
Esempio di titolare effettivo fittizio
Partecipazione indiretta: quando il titolare effettivo esercita un controllo indiretto?
- ha il diritto, in un’altra impresa, di nominare o revocare la maggioranza dei membri dell’organo amministrativo, direttivo o di vigilanza che determina la politica finanziaria e aziendale, e di procedere alla nomina o revoca, ed è al contempo socia (§ 290 comma 2 n. 2 HGB),
- ha il diritto di determinare la politica finanziaria e aziendale sulla base di un contratto di controllo stipulato con un’altra impresa o sulla base di una disposizione dello statuto dell’altra impresa, determinare (§ 290 comma 2 n. 3 HGB) oppure
- in una valutazione economica, sostiene la maggioranza dei rischi e delle opportunità di un’impresa che serve a raggiungere un obiettivo strettamente limitato e precisamente definito della capogruppo (società veicolo), cfr. § 290 comma 2 n. 4 HGB.
Cosa vale per il titolare effettivo di una GmbH?
I principi sopra indicati si applicano allo stesso modo al titolare effettivo di una GmbH (società a responsabilità limitata). Se più persone detengono ciascuna una quota superiore al 25%, la GmbH avrà, di conseguenza, più titolari effettivi. In presenza di strutture partecipative complesse – si parla anche di partecipazione multilivello – e di intrecci di gruppo, è determinante stabilire se la persona fisica che si trova dietro la società intermedia possa esercitare un controllo effettivo al secondo o a un livello superiore.
Esempio di partecipazione multilivello
Chi è obbligato a determinare il titolare effettivo?
- Avvocati
- Consulenti fiscali
- Notai
- Banche
- Agenti immobiliari
- Commercianti di beni
- Società di gestione patrimoniale
- Revisori contabili
- Assicuratori
Determinazione / identificazione del titolare effettivo ai sensi della legge sul riciclaggio di denaro
Processo di identificazione
Il primo passo dovrebbe essere la consultazione del registro della trasparenza. Lì le aziende devono indicare il titolare effettivo. Un estratto della rispettiva azienda dovrebbe fornire indicazioni sui titolari effettivi della controparte.
La controparte deve mettere a disposizione dell’azienda soggetta agli obblighi del GwG, ai sensi del § 11 comma 6 GwG i documenti per l’identificazione del titolare effettivo.
Un ulteriore processo di identificazione del titolare effettivo prevede la verifica di documenti quali contratti sociali, documenti di proprietà ed estratti di registri. Può inoltre essere necessario acquisire informazioni direttamente dalle persone coinvolte.
Se, dopo un’analisi approfondita, non è possibile identificare chiaramente il titolare effettivo, l’amministratore della GmbH viene considerato il titolare effettivo.
In Germania, l’identificazione del titolare effettivo è prescritta dalla legge sul riciclaggio di denaro (GwG). Le aziende sono tenute a determinare e documentare l’identità del titolare effettivo per prevenire il riciclaggio di denaro e altre attività illegali.
Quali sfide e soluzioni esistono nell’identificazione?
L’identificazione del titolare effettivo può comportare alcune sfide. Talvolta le informazioni non sono facilmente disponibili oppure le persone coinvolte non collaborano. È importante individuare soluzioni per superare questi ostacoli. Ciò può essere ottenuto, ad esempio, tramite la collaborazione con le autorità o l’utilizzo di soluzioni tecnologiche per l’analisi e la verifica dei dati.
Come aiuta Nect?
Registro della trasparenza: quando devo comunicare i titolari effettivi?
Approfondimento - Che cos’è il registro della trasparenza?
“Nuova” disciplina dal 01/08/2021 - Obbligo di comunicazione attiva
Fino al 01/08/2021 l’iscrizione nel registro della trasparenza non era necessaria se le informazioni sui titolari effettivi risultavano già verificabili elettronicamente dalla documentazione indicata al § 22 comma 1 della legge sul riciclaggio di denaro (GwG). Tra questi rientrano i documenti del registro delle imprese, del registro delle partnership, del registro delle cooperative, del registro delle associazioni o del registro delle imprese. In tal caso poteva essere applicata la cosiddetta “finzione di comunicazione” ai sensi del § 22 comma 2 GwG.
Tuttavia, questa disciplina di comunicazione automatica è venuta meno il 01/08/2021 con l’entrata in vigore della legge sul registro della trasparenza e sulle informazioni finanziarie (TraFinG).
Da quel momento, anche le aziende e le organizzazioni che in precedenza avevano rinunciato alla comunicazione automatica devono immediatamente registrare e comunicare separatamente i propri titolari effettivi nel registro della trasparenza (obbligo di comunicazione attiva).
